第1章、Excel伺服器概覽


1.1
什麼是Excel
伺服器

   Excel伺服器是一個面向最終用戶的資訊系統設計工具與運行平臺。我們學習Excel伺服器的使用,其目的只有一個:“建立適合需要的資訊系統,實現管理的資訊化”。


1.1.1
資訊管理的任務

 

說到一個組織中的資訊管理,通常涉及到以下幾方面的內容

首先,是資訊的形式載體----資訊是什麼樣的?以什麼形式體現出來?在企事業單位中,通常是一些表格、單據,形式多種多樣,有紙制的,也有存儲在電腦堛word文檔、Excel檔等等。

其次,是資訊的傳遞和共用----哪些人應當擁有哪些資訊,何種資訊應當在何時傳達到何人。在企事業單位中,這些內容通過對職能許可權的規定,工作流程、審批制度的建立、執行和監督得以體現。

第三、資訊的加工。如計算、統計、分析等等。

第四、資訊的歸檔、保存。有原始單證的保管,也有數位化的存儲,或兩者並存。


1.1.2 Excel
伺服器與資訊管理

 

在上述資訊管理的各個環節中,Excel伺服器軟體又是怎麼做的呢?

Excel伺服器用人們熟悉的試算表軟體Excel作為主要的操作介面,把各種單據、報表等做成“範本”(範本的概念後面詳述),然後相關人員就可以在Excel中錄入資料。如下圖,輸入一份訂單,就像操作一份普通的Excel檔一樣。

11 Excel伺服器用Excel作為主要操作介面

Excel伺服器是一個網路應用程式,安裝的時候,我們選定一台電腦做“伺服器”,在服務上要安裝資料庫,其他的電腦做“客戶機”。在客戶機上通過Excel(企業版還可以通過網頁)錄入的資料,都統一保存到伺服器的資料庫中。

12 Excel伺服器的資料集中存儲在資料庫中

通過對“範本”進行許可權設置,可以精確設定不同職能崗位的人員對資訊的訪問許可權,在資訊共用的同時保證安全。

13 規定資訊訪問許可權

還可以定義工作流,規定表單的流轉順序,把規章制度落實到電腦系統中,杜絕人為操作的隨意性。

14 用圖形化的方式定義工作流程

15 表單按“流程”流轉

至於資訊的加工,我們知道Excel本身有著優秀的計算能力,但局限於一個工作簿檔之內或幾個工作簿檔之間。Excel伺服器把Excel的易用性、計算能力以及大型資料庫的資料管理能力有機結合起來,通過在範本上定義“表間公式”,使得各種統計、匯總工作能夠自動完成。

16 利用表間公式,自動完成統計匯總工作

簡而言之,Excel伺服器提供了一種試算表Excel的網路化應用模式。在這種模式下,用戶依然用熟悉的Excel做著自己熟悉的工作,但是背後的事情發生了變化:資料集中統一管理了,操作簡單了,許可權嚴格了,資訊傳遞規範了,大量耗時耗力匯總統計工作自動化了-------原來分散孤立的一個個Excel工作簿不見了,我們擁有了一個完整的管理資訊系統!

 

 

 

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