14.3 不同工作流的銜接

回顧一下在第13章定義的一個《出庫單》模版,倉庫保管員在填寫出庫單時,需要先選擇一個未發貨的訂單號,如下圖,也就是說,出庫單必須有依據,這個依據就是訂單。

 

從另一方面來說,一旦一份訂單審批通過,發貨就是一項明確的必須做的工作,不允許出現訂單審批早已通過,而保管員“忘了”發貨的情況。

如何保證保管員不會“忘記”發貨呢,如果保管員不去填報《出庫單》,就無從知道有哪些訂單正在等待處理。一種較好的“適時提醒”方式是待辦事宜:每有一份訂單審批通過,就在保管員的待辦事宜列表中增加一項。

待辦事宜列表是在表單的流轉過程中產生的。工作流是基於模版的,它規定了特定的一種表單的流轉方式。這堛滌暋D是,訂單和出庫單是兩個不同的模版。訂單有訂單的工作流,出庫單也可以有出庫單的工作流,兩者沒有關係。

本節要講述的內容是,如何讓不同模版的工作流銜接起來。具體來說,就是在訂單流程的末尾,增加一個特殊的任務,它的作用就是“轉填新報表”(出庫單),並且把訂單號傳遞到出庫單上,結果就是:每份訂單審批通過後,在保管員的待辦事宜列表中會有一項任務,提示發貨。

建立發貨流程

1.  打開《出庫單》模版,進入設計狀態

2 定義工作流,只建立一個任務“出庫”,其有效區域選擇“全部”。

3.  修改表間公式“提取訂單明細”,在其應用方式中增加一種,“打開後自動執行(修改或辦理)”。

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4.  保存模版

在訂單審批流程中建立“轉填新報表”任務

1.  請回顧第7章的練習題,我們在訂單範本上定義了工作流

2.  打開《訂單》模版,進入設計狀態,選擇功能表【工作流】à【定義工作流】

3.  彈出“工作流”視窗,點擊視窗工具欄上的【轉填任務】按鈕,滑鼠移動到畫板上“審批任務”右側單擊,出現矩形框,並彈出“流程任務定義”視窗。在“基本資訊”標籤上輸入任務名稱“提示出庫”,在“新報表名稱”下拉清單中選擇“出庫單”。

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4.  切換到“資料傳遞規則”標籤,在“本報表欄位”欄的第2行下拉選擇“訂單_主表.訂單編號”,如圖,意即訂單審批通過後,即自動提示出庫,並把本訂單上的“訂單編號”自動傳遞到出庫單上。

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5.切換到“執行許可權”選項卡,執行人選擇“屬於此部門和角色”,指定“儲運部”、“倉庫保管員”,多人協調方式選擇“搶先式”,即每個儲運部的倉庫保管員都回接到一條待辦事宜,無論誰先辦理了,其他人的待辦事宜即自動清除,不會出現重複發貨的情況。

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6.  按【確定】,回到工作流畫板。

7.  在任務“審批”和“提示發貨”之間建立一條流向,條件為:訂單_主表.審批意見 = 同意。

8.  最後完成的工作流如下圖所示。

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9.  保存並關閉模版。

流程相接

以某銷售員的帳戶登錄填報一份訂單,銷售部長審批同意,然後以倉庫保管員小路的帳戶登錄,會看到一條待辦事宜。辦理此項,打開一張出庫單,會看到訂單的資訊自動顯示在出庫單上。

思考題

訂單的明細資訊為什麼會自動顯示在發貨單上?

提示:考慮一下從訂單傳遞到出庫單上什麼資訊(訂單編號)?而出庫單又是如何利用傳遞過來的資訊的(表間公式)?