第15章、回寫公式詳解

在第8章,我們學習過回寫公式,它可以在保存一份表單的同時,同步更新其他表單中的資料,這是回寫公式最常用的一種情況,此外,回寫公式還有其他類型,本章逐一舉例介紹。

15.1 “新建表單”公式

這種回寫公式的作用是,保存一份表單的同時,自動新建一份其他的表單。這種類型的回寫公式應用十分廣泛,例如:

l         輸入訂單的時候,如果訂單的客戶尚未在“客戶登記表”中登記過,則保存訂單的同時,自動填報一份“客戶登記表”

l         保存庫存“調撥單”的同時,自動產生一張出庫單(從調出倉庫出庫)和一張入庫單(向調入倉庫入庫)

l         保存庫存“調價單”的同時,自動產生一張出庫單(按舊價格出庫)和一張入庫單(按新價格入庫)

l         ……

本節以上述第一個例子為例,說明“新建表單”公式的使用。

請讀者先回顧第6章對於訂單範本的設計。我們在訂單範本上的“客戶名稱”處設置了填寫規範,使得輸入訂單的時候,可以從一個下拉清單中選擇客戶名稱,這就要求在輸入訂單之前,先把客戶資訊登記到“客戶登記表”中。但是實際業務中,有可能一個新客戶要訂貨,來不及事先登記客戶資訊,需要馬上輸入訂單,這就要求我們的訂單範本做改進,能夠支援以下兩點:

l         輸入訂單時,已有的客戶名稱,從下拉清單中選擇,新客戶的名稱,直接輸入

l         如果是新客戶的訂單,能夠自動把新客戶名稱登記到“客戶登記表”中。

設置下拉清單“填報時允許手工輸入”

1.  以設計者身份登錄到管理控制到,選中資料規範“客戶名稱列表”,打開其屬性視窗

2.  勾選“填報時允許手工輸入”,如圖,點擊【確定】

15 1 設置下拉清單允許填報時手工輸入

這樣修改之後,輸入訂單時,遇到客戶名稱不在下拉清單中的情況,就可以直接輸入客戶名稱。

定義“新建表單”公式

1.  打開訂單範本,進入設計狀態

2.  選擇功能表【定義表間公式】

3.  點擊【新增】,選擇公式類型為“新建表單”。

4.-  輸入公式名稱為“自動產生新客戶”,應用時機為“初次填報保存時”,選擇任務名稱為“制單”,如圖。

15 2 新建表單公式

5.  點擊【篩選條件】按鈕,彈出“輸入條件”視窗,選擇條件為“客戶編號 無值”,如圖,點擊【確定】

解釋一下,為什麼要輸入這樣的篩選條件呢?大家可以回顧第6章,我們在訂單範本上定義了一條表間公式,當選擇客戶名稱後,會自動從客戶登記表中查出該客戶的編號。所以,只要客戶編號有值,說明這個客戶的資訊在客戶登記表中是存在的,只有“客戶編號 無值”的時候,才是一個新客戶,才需要自動添加到客戶登記表中去。

6.  點擊【填充方式】按鈕,彈出“定義填充方式”視窗,點擊【選擇】按鈕,選擇要新建的範本為“客戶登記表”,依次選擇用本報表的哪些欄位填充新表單的對應欄位,如圖,最後點擊【確定】。

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7.  回到上級窗口,完整的公式如下:

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8.  點擊【保存】,回到“表間公式”窗口,點擊【關閉】

9.  關閉範本。

應用“新建表單”公式

新建一份訂單,直接輸入一個下拉清單中沒有的客戶名稱,系統提示如下資訊:

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點擊【確定】,接受手工輸入的內容。繼續輸入其他內容,保存訂單。

到我的工作臺中查看“客戶登記表”,會看到新客戶的資訊已產生。

練習題

利用本節的“新建表單”公式,可以做到在保存訂單的同時,自動針對新客戶填報一份客戶登記表,而且,這個新客戶的客戶編號也自動產生了。這就帶來一個問題:當輸入訂單的時候,因為是新客戶,所以沒有客戶編號;保存訂單之後,新客戶編號自動產生了,所以還需要把這個自動產生的新編號回寫到訂單上,做法是:

1.  打開客戶登記表範本,進入設計狀態。

2.  定義一條回寫公式,如圖:

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現在重新填報一份訂單,輸入下拉清單中不存在的客戶名稱,保存。然後到我的工作臺中查看“客戶登記表”,觀察新產生的客戶資訊;再查看“訂單”,看新客戶編號是否已被更新到訂單上。

 

 

 

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