第17章、外部資料源

在一個企事業單位中,可能有多種軟體在應用,如財務軟體、OA系統、ERP系統、自主開發的應用系統等等。這些應用軟體各自都會積累大量的資料,若不能使它們彼此溝通整合起來,就會形成人們常說的“資訊孤島”的現象----一個企業中有多種系統在運行;各系統有各系統的資料,互相不能訪問;同一份資料要在不同的系統中重複錄入;各系統的資料之間常常出現不一致;哪里都有資料,領導需要資料時卻無法迅速找到,找到了也不知是否準確。

資訊孤島問題的解決需要從多個方面著手,從技術上說,應當有使得不同的系統能夠互訪資料的能力。

Excel伺服器提供了“外部資料源”的功能。其目的是使得Excel伺服器能夠訪問和操作其他應用系統的資料庫中的資料。相對於Excel伺服器而言,其他系統的資料庫稱為“外部資料源”。

Excel伺服器目前支援的外部資料源類型有三種:SQL Server 2000AccessSybaseExcel伺服器僅提供利用外部資料的方法。若要實際利用外部資料源的資料,需要具備以下條件:

1.  您既要有Excel伺服器的系統管理員許可權,也要有對外部資料源的系統管理員許可權。

2.  您瞭解外部資料源的位置和訪問方法。

3.  您瞭解外部資料源中資料表和欄位的含義。

本章以用友ERP-U8 為例,說明外部資料源的用法。您會看到,如何把用友ERP-U8的帳套資料庫定義為外部資料源;如何通過Excel伺服器的模版訪問用友ERP-U8的數據。

本章例子中所用的用友ERP-U8軟體,來自人民郵電出版社《用友ERP----財務軟體培訓教程(第二版)》的隨書附送V8.50演示版光碟。讀者可自行購買得到。本章舉例用的資料為演示版中的示例帳套,例子中用到了用友資料庫中的兩個表,對表名及其中欄位含義的解釋,為作者自行分析示例帳套中的資料所得,目的僅在於講解Excel伺服器的外部資料源的使用,而非對用友資料庫的解讀,不代表用友公司,亦不保證正確。

用友ERP-U8 V8.50使用的是SQL Server資料庫。本章假設您具備關於SQL Server系統管理的一些基本知識,如SQL Server企業管理器的使用、表與視圖的概念、SQL Server帳戶及帳戶許可權設置等。關於這方面內容,讀者可自行參考其他相關書籍。

安裝好演示版後,引入示例帳套“[999]演示帳套”。熟悉SQL Server的用戶可從SQL Server企業管理器中看到,出現了一個新的資料庫“UFDATA-999-2002”,如下圖所示:

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若要在Excel伺服器中引用“UFDATA_999_2002”中的資料,要經過兩個步驟,首先,要在Excel伺服器中把資料庫“UFDATA_999_2002”登記為外部資料源。第二步,要指定“UFDATA_999_2002”資料庫中的哪些表或視圖可以在Excel伺服器中被引用,這一步稱為“註冊資料表”。這樣做了之後,外部資料源中被註冊過的表,就像通過Excel伺服器模版定義的普通資料表一樣,可以在表間公式和回寫公式中使用。也可以讓模版上的資料項目“對應”到這些外部資料表,使得通過Excel伺服器填報表單,能將表單數據直接存入外部資料庫。

17.1 註冊外部資料源

1.  Admin帳戶(其他具有Administrators角色的帳戶亦可)登錄到管理台。

2.  在管理台主介面左側樹型中選中“外部資料源”,點擊滑鼠右鍵,選擇彈出功能表“新建à資料源”,彈出“註冊外部資料源”對話方塊,如下圖所示。

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3.  資料源類型選擇“SQL Server”,資料源名稱您任意起,這媬擗J“用友”,伺服器或資料檔案處輸入用友資料庫所在的伺服器名(不必和Excel伺服器資料庫安裝在同一台機器上),作者把用友資料庫安裝在自己的電腦上,名稱為Demo。資料庫名稱輸入用友演示帳套的資料庫名,為“UFDATA_999_2002”。

4.  登錄帳戶指的是用於連接用友資料庫所在的資料庫伺服器的SQL Server帳戶。作為系統管理員,您應當知道帳戶和密碼。在這堙A我們輸入SQL Server的超級用戶sa,作者電腦的sa帳戶口令也是“sa”。

5.  按【確定】,完成外部資料源的註冊。對話方塊關閉,管理台主介面右側窗格中出現已註冊的“用友”外部資料源,如下圖所示。

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