18.2 利用電子郵件

Excel伺服器企業版提供了通過電子郵件通知工作流待辦事宜的功能。下面的圖示表達了Excel伺服器郵件通知的過程:

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1.  發件人的操作(如提交待辦事宜等)產生郵件,提交到Excel Server伺服器

2.  Excel Server伺服器把郵件轉到一台發送郵件伺服器,為了完成這步工作,需要您在管理控制臺的系統選項中設置發送郵件伺服器的配置選項。

3.  發送郵件伺服器根據收件人位址把郵件發送到收件人郵箱所在的另一台郵件伺服器

4.  收件人接收郵件。

5.    圖中的發送郵件伺服器指的是一台配置了郵件服務的電腦,它能夠完成郵件發送的工作。有三種可能的配置方法:

1.  Excel Server伺服器兼任發送郵件伺服器,即,發送郵件伺服器和Excel Server的伺服器是同一台機器,這時需要在Excel Server的伺服器上配置郵件服務。

2.  選擇局域網內的另一台機器做發送郵件伺服器,需要在這台機器上配置SMTP服務。

3.  選用互聯網上已知的郵件伺服器,如263、新浪等。

如果可能的收件人郵箱包括互聯網上的郵箱,如yahoo163googlesina等郵箱,則要求發送郵件伺服器必須與互聯網連通,在這種情況下,建議採用第二種配置方式,即選用企業內的一台電腦作發送郵件伺服器,可訪問互聯網;Excel Server伺服器與發送郵件伺服器連通,但不要直接連通互聯網,以保證資料庫的安全。

設置郵件伺服器配置選項

1.在管理控制臺主視窗中選中根節點,選擇右鍵功能表【設置系統選項】

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2. 12.0pt; font-family: Times New Roman; mso-fareast-font-family: 宋體; mso-font-kerning: 1.0pt; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: ZH-CN; mso-bidi-language: AR-SA">“系統選項窗口,在常規標籤頁上選中開啟郵件通知

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3.  切換到郵件伺服器標籤頁,輸入發送郵件伺服器(SMTP)的名稱或IP地址、SMTP埠號、驗證方式。

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4.  輸入系統發件人的資訊,所有通過Excel伺服器產生的郵件將以此發件人帳號發出。注意,發件人必須是指定的發送郵件服務上的有效帳號,電子郵件位址必須是發件人帳號對應的有效位址。

設置通過電子郵件通知工作流待辦事宜

若要使工作流的待辦事宜能夠以電子郵件的方式通知到辦理人,還需要:

1.  在管理控制臺中修改用戶資訊,輸入用戶的電子郵件位址。

2.設置工作流任務的屬性,使得該任務的待辦事宜能夠以電子郵件的形式通知辦理人。

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