19.3 導入初始數據

當我們設計好了一個資訊系統,正式投入使用之前,還有一項準備工作要做:把系統需要的各種基礎資料和期初資料整理好,一次性錄入系統。比如,一個製造企業,各種物料有2萬多種,為了系統的業務流程正常進行,需要把這2萬多種物料以及它們的期初庫存事先輸入系統。如果全部由人工一條一條地輸入,工作量很大;但是因為業務本身不可能停頓,物料的當前庫存會隨時變化,所以需要在盡可能短的時間內完成這項工作。有沒有高效率的解決辦法呢?有,我們利用“新建表單”公式,可以做到這一點。

步驟是:

1.  事先整理好所有物料的資料,放在一個Excel文件中。

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2.  按照這個Excel檔一摸一樣的格式,建立一個臨時的範本,比如叫“物料初始化”

3.  在這個範本上定義一條“新建表單”公式

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4.  填報臨時範本,擴充足夠的行數,把Excel檔中的內容拷貝粘貼進去,保存。通過“新建表單”公式,臨時範本上的每一條資料,被自動報存成一份“物料表”,如下圖示意。這種方式,相當於我們一次性地填報了2萬多張“物料表”。

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在示例資料庫中,提供了一個“物料初始化”範本,演示了上面所說的過程。