第4章、範本

在第1章中,我們曾經提到過“範本”。用Excel伺服器構建的資訊系統,由一個個的範本組成。構建資訊系統的過程,就是製作“範本”的過程。

4.1 什麼是範本

簡單地說,範本就是一個空白的表樣。依照範本填充了具體的資料之後的表格,稱為“表單”。例如,下麵的圖1-3是一個“訂單”範本。圖1-4是依照訂單範本填報的若干表單。

41 “訂單”範本

42 依照“訂單”範本填寫的兩份訂單

 

4.2 範本的設計者和使用者

“範本”並不是一個抽象的名詞,在一個管理有序的組織中,作為資訊載體的各種單據、表格絕大多數都有規定的格式、規定的填寫、傳遞、歸檔的規定,這些都是現實中的“範本”。範本本身就是管理要求的體現,所以“設計”範本的通常是組織中承擔管理職能的個人或崗位,是規則的制定者;“使用”範本,也就是具體填寫表單的,是各個業務崗位,是規則的執行者。

例如,在一個企業集團中,訂單的格式及填寫規定是由企管辦統一制定(設計),而各分子公司的銷售部門照章執行。那麼訂單範本的設計者就是企管辦,而各分、子公司的銷售部門是使用者。

Excel伺服器中,設計範本的是擁有“Report Designers”這個系統預定義角色的用戶,其他的用戶都是使用者。

 

4.3 範本 = 表樣 + 填表規定

作為現實中管理要求的具體體現,“範本”所包含的內容不僅僅是表樣,同時還包括相關的填表規定,如:

 

填寫的專案的規定:

哪些地方應該填資料、填什麼類型的資料、哪些欄目是必填項,等等。在Excel伺服器中,這類規定稱為“資料項目定義”。

 

填寫的規範化要求:

哪些欄目必須如何填寫。比如,訂單上的產品要規範,要保持和公司產品目錄中登記的名稱一致,不能填簡稱;等等。在Excel伺服器中,這類規定稱為“資料規範”。

 

流轉的規定:

要經過哪些流轉環節,每個環節由何人處理;審批通過了怎麼做,沒通過又怎麼做;等等。在Excel伺服器中,這類規定稱為“工作流”。

 

計算、統計方法的規定。

Excel伺服器中,這類規定稱為“表間公式。”

 

Excel伺服器構建的資訊系統,由一個個範本組成。本書的主要內容,就是學習如何“設計”和“使用”範本。設計範本的過程,包括畫出表樣,並且規定好各種填表規定。

 

4.4 Excel伺服器建立資訊系統

範本的分類

根據在一個資訊系統中所起作用的不同,我們可以簡單地把各種範本分成三類:基礎資料類、業務單據類、台帳和統計報表類。

基礎資料類的範本,如客戶資訊、產品資訊、科目代碼、成本專案等等,這類資料的特點是:日常變動較少、多部門共用、基本沒有複雜的流轉,建立一個資訊系統,首先要把基礎資料管起來。

 

業務單據類的範本,如訂單、入庫出庫單、報銷單、憑證等等,在日常業務發生的時候產生。這類資料的特點是:種類多、資料量大、時效性強,流程性要求比較多,它直接關係到日常業務的順利運轉。是管理的重點,也是產生統計資料的基礎。建立資訊系統的時候,對業務單據要注重:

重視和涵蓋。有的企業只把注意力放在統計報表上,忽視對業務單據的管理。殊不知管好業務,才能提高執行力,統計資料才能真實而有意義。

簡化、自動化、規範化單據的錄入工作。Excel伺服器中提供了很多手段:如數據規範、自動執行的表間公式、支援條碼輸入等,可大大提高效率。

注重流程的規範化。

 

台帳、統計報表類的範本,這類資料的特點是:

它們自身很少產生新的資訊,而是對已有資料的引用、加工、重現

時效性要求高,日報必須在幾點以前出來、月報必須在幾號前上報,早或晚都不合要求。

經常變動。統計報表是用來為管理者提供決策依據的。經營環境的變化、突發事件的影響、管理人員的變動、個人喜好的不同,都可能隨時隨地提出各種不同的統計要求,導致統計人員的加班加點成為常態。

在後面的章節中,我們會學習在Excel伺服器中利用“表間公式”的功能,讓各種統計工作完全自動化。

建立資訊系統的過程

43 建立資訊系統的過程

4-3表示了用Excel伺服器建立資訊系統的過程。中間四個橢圓形組成的主線表達了建立一個資訊系統所要完成的四個方面:建立部門、角色、用戶等基本資訊;建立基礎資料;管理業務單據;完成統計、匯總、查詢。其中“建立部門、角色和用戶”我們在第三章以及國內學習過了。其餘的內容,我們會在後續的章節中用實際的例子,由淺入深、由簡單到複雜,逐步學會和精通。

資訊化是持續改進

在本書的學習過程中,我們會交替扮演範本的“設計者”和“使用者”兩種角色。設計好一個範本,就去實際地應用它,再設計下一個範本,或再改進前面的範本,如此循環往復,我們會親身經歷一個資訊系統從無到有、由小到大的成長過程,而這一過程是由我們親手推動的,其中的成就感不言而喻。

在現實生活中也是如此。資訊化是一個持續的過程,而不是某個階段性的目標。市場和競爭環境在變化,企業生產經營模式在變化,員工素質在提高,資訊系統也需要相應地變化、改進和完善。用Excel伺服器實現資訊化,可以根據組織的實際情況,漸進地來做,起步容易、實施簡便、擴展靈活,讓資訊化的進程和企業發展歷程融為一體,讓資訊系統永遠適用、永不落伍。



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