第5章、建立基礎資料

在一個組織中,通常都存在一些各部門共用的資訊,如客戶資訊、產品目錄、會計科目、員工檔案等等。這類資訊日常變動較少、生命週期長、管理簡單,我們稱之為基礎資料。

“基礎”的含義有兩方面。首先,它們是業務的基礎,日常運營中產生的大量業務單據、統計報表等,都要包含這些資訊;其次,基礎資訊如果不準確、不規範,往往帶來很多問題,比如,同樣一種產品,“羅紋鋼”,一張出庫單上寫“羅紋鋼”,另一張出庫單上寫“螺紋鋼”,還有一張出庫單上簡寫成“羅”,那麼需要統計總的出庫數量時候麻煩就來了----它們是同一種物料還是三種不同的物料?所以,採用電腦系統來管理資訊的時候,第一個要解決的問題就是基礎資料的統一和規範。

本章學習創建一個簡單的《客戶登記表》範本,並實際應用它管理客戶資訊。您將學會:

l         建立新範本

l         設置範本許可權

l         資料項目的概念,如何在範本上定義單一資料項目

l         應用設計好的範本錄入資料,以及修改、刪除和查詢資料。

l         設置範本的高級查閱許可權

l         定義資料填寫規範

l         設置主鍵,保證資料的唯一性

在本章結尾的練習中,讀者將自行設計另一個基礎資料範本――《物料表》

5.1 登錄到用戶端

設計和使用範本都在“用戶端”,即Excel中完成。

5.1.1 登錄

安裝完Excel伺服器後,打開Excel,您會發現在Excel功能表的最右側,增加了一個功能表項:Excel伺服器(S),如下圖所示。同時出現一個登錄視窗,如下圖所示:

51 用戶端登錄

登錄視窗中“伺服器名”應輸入服務端電腦的名稱,用戶名輸入“Admin”,口令默認為空,按【確定】按鈕。登錄窗口關閉。螢幕上出現新的視窗“我的工作臺”。

52 登錄後出現我的工作臺

關閉我的工作臺,重新回到Excel介面,此時您會發現在上方功能表欄的右側,又出現了兩個新的功能表欄“範本(T)”和“報表(R)”。

53 登錄之後出現了新的功能表項

之所以會一打開Excel就出現登錄視窗,是因為在登錄視窗上勾選了“啟動Excel時自動顯示此視窗”。

只有擁有“Report Designers”角色的用戶才會看到“範本(T)”菜單。

5.1.2 退出

選擇功能表“Excel伺服器à斷開連接”,即可退出Excel伺服器的工作狀態,“範本”和“報表”功能表消失,只留下“Excel伺服器”菜單。再次選擇“Excel伺服器à建立連接”,即可重新登錄。

本書後續章節中提到“以xx帳戶登錄”,均指從Excel中登錄。否則會明確說明“以xx帳戶登錄到管理台”,或“以xx帳戶登錄到填報網站”。

 

本章的餘下部分,以《客戶登記表》範本為例,學習建立範本的基本步驟

 

Excel伺服器學習和下載

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