5.3定義資料項目

5.3.1 什麼是資料項目

資料項目指的是範本表樣中需要填寫內容的那些空白單格。若干相關的資料項目可以組成一個資料表。

資料項目的定義包括以下內容:

l         區域位址和名稱:它表明所填寫的位置和資訊的含義。比如在《客戶登記表》範本中,C3單格就是一個資料項目,它的名稱是“客戶名稱”

l         資料類型,它表明空白單格中可以只能填寫什麼類型的資訊,比如“客戶名稱”資料項目,只能填寫不超過100個字元的文字,而不能填寫數位或日期。

l         是否必填,它規定按範本格式填寫實際的表單時,此資料項目可否空白不填。比如在《客戶登記表》中,“客戶名稱”是必填項,而“收貨地點”不是必填項。

l         填寫規範,指對所填資料的要求,通常有幾種情況,一是預設值,如“登記日期”的預設值是當前日期;二是下拉清單選擇或樹型選擇,如“大區”就不能隨意填寫,而是在相應的位置有一個事先定義好的下拉清單,列舉了全部大區的名稱,填表時只需要從中選擇。三是自動編號,如“客戶編號”可以自動產生。

l         主鍵,主鍵的目的是保證唯一性。比如在“客戶登記表”範本中,我們把“客戶編號”定義為主鍵,就意味著不管填了多少張《客戶登記表》,“客戶編號”都必須彼此不同。因為通過Excel伺服器填寫的表單上的內容最終都保存到資料庫中,所以這裏所說的“彼此不同”不是靠人為的小心謹慎來做到,而是由系統自動控制的;如果您填了兩張編號相同的《客戶登記表》,第二張表保存時系統自動會通知您發生了資料重複,保存無法通過。

l         其他內容,包括是否隱藏、填寫下一張時是否清空,如何排序等。

資料項目又稱為“欄位”,在下文中,這兩個詞是同樣的含義。

5.3.2 定義單一資料項目

資料項目又分“單一資料項目”和“重復資料項”兩種,在《客戶登記表》範本上,我們先來定義單一資料項目,至於兩者的區別,到下一章再敘述。

1.  在《客戶登記表》範本的設計狀態下,按住Ctrl鍵,然後用滑鼠左鍵依次選中空白單格C2E2G2C3:E3C8:G8,如下圖所示:

510 同時選中要定義資料項目的空白單格

2.選擇功能表“範本à定義單一資料項目”(或者單擊滑鼠右鍵,從彈出功能表中選擇“定義單一資料項目”)。彈出如下窗口:

511 定義單一資料項目

“選中單格”處顯示的是上一步選中的那些空白單格/單元區域的位址。每一個選中單格/單元區域都要定義成一個資料項目。

3.  點擊按鈕 【左側單元名稱】,意思是用空白單格左側的單格中的內容為空白單格命名。例如,用C3單格左側的單格(B3)的內容為C3單格命名,而B3的內容是“客戶名稱”,所以C3單格對應的資料項目命名為“客戶名稱”。

4.  點擊【下一步】視窗顯示如下圖所示。選擇“組成新資料表”,命名為“客戶表”,按【下一步】

512  定義單一資料項目

5.視窗中顯示出資料項目的列表,選擇每個資料項目的資料類型,在“客戶編號”、“銷售員”、“客戶名稱”和“登記日期”對應的“必填”處單擊打勾,然後按【下一步】。

513 定義單一資料項目

下拉清單中列出的那些資料類型是Excel伺服器自帶的,如果覺得不夠用,您還可以到管理控制臺中自己定義新的資料類型。定義新數

據類型的方法在第19章《管理台的其他功能》中介紹。

6.視窗顯示如下圖,不改變默認選擇,直接按【完成】

514 定義單一資料項目

7.  視窗消失,回到客戶登記表範本的設計狀態。

    8.關閉範本。

 

 

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