5.6 簡化和規範資料的錄入

為了使錄入客戶資訊的過程更方便、快捷、準確,我們繼續對《客戶登記表》範本做改進:1)登記日期自動填上當前日期,不需要再輸入;2)每次填新的客戶登記表時,讓系統自動生成客戶編號;3)“大區”能夠下拉選擇,而不需要輸入漢字;

類似上述這些為了簡化和規範化資料的輸入過程所做的設置,統稱為“資料規範”。

5.6.1 給資料項目加上預設值

1.  Admin帳戶登錄,選擇功能表“範本à打開範本”。

2.  在彈出的“打開範本”視窗中選中“客戶登記表”,點擊右側的【打開】按鈕(或雙擊下面窗格中的“V1(在用)”圖示),進入範本的設計狀態。

530 打開範本

3.選擇功能表“範本à管理資料表”,如下圖。

531 在範本的設計狀態下,選擇“管理資料表”功能表

4.點擊【欄位定義】按鈕,彈出欄位定義窗口。

532 管理資料表視窗

5.在表格中選中“登記日期”,然後點擊視窗下方“附加屬性”標籤頁上的【】按鈕,彈出資料規範選擇視窗。

533 “欄位定義”窗口

6.在左側選擇“系統變數”,在表單右側選擇“當前日期”,點擊“確定”按鈕,返回“欄位定義”窗口。

534 資料規範選擇表單

1. 用同樣方式(56步)設置“銷售員”欄位的填寫規範為“當前用戶姓名”.

2.  在“欄位定義”窗口中,點擊【修改欄位】按鈕,點擊【返回】,回到“管理資料表”視窗。

3.  點擊【返回】,回到範本的設計狀態。關閉範本。

“當前日期時間”指的是用作伺服器的那台電腦的系統日期。這樣可以保證在一個網路環境中,不管用戶從哪台客戶機登錄,所得到的“當前日期”都是一樣的,跟不同客戶機各自的系統時間沒有關係。

5.6.2 自動編號

我們希望客戶編號能夠由系統自動產生,需要做的工作有兩步:首先,在管理台中“定義”自動編號;其次,把定義好的自動編號和範本上的“客戶編號”資料項目關聯起來。

定義自動編號

1.  Admin帳戶登錄到管理控制臺。

2.在管理台主視窗上,選擇左側樹型中的“資料規範/自動編號”,右擊滑鼠,選擇彈出功能表“新建”

535 在管理台中新建自動編號

3.

 

 

536 定義自動編號

系統自動產生的流水號由三部分組成:字頭、日期資訊和順序號。

假設我們定義客戶編號的字頭是“KH”,日期部分格式為“YYMM”,順序號3位,那麼20061月第一次輸入客戶登記表時,系統自動產生的客戶編號是“KH0601001”,200512月第9次輸入訂單時,系統自動產生的客戶編號是“KH0512009”。

按照這樣的編號方法,實際上限定了1個月內最多輸入999條客戶資訊,如果可能輸入超過999份,或者我們增加順序號的位元數,從3改成4,這樣每月的最多客戶數可達到9999個;或者把日期格式從“YYMM”改成“YYMMDD”,也就是說,每一天都從001開始編號,直到999

上述編號的三部分內容中,字頭可以沒有,日期部分格式也可以選無。

在對話方塊下方的“樣例”處顯示了按照您的設定,系統會為您產生的新編號的樣例。

4.  按【確定】,保存自動編號的定義。

設置資料項目的自動編號

定義了自動編號後,還需要把它指定為某資料項目的填寫規範,這樣在填寫新表單時,自動編號才能夠自動產生。

1.  回到Excel,用Admin帳戶登錄。

2.  打開模版《客戶登記表》。

3.  選擇功能表“模版à管理資料表”,調出“管理資料表”視窗,點擊“欄位定義”按鈕,彈出“欄位定義”窗口。

4.  選中“客戶編號”,點擊下方“附加屬性”標籤上的【】,彈出“選擇資料規範”視窗,選中“自動編號”類中的“客戶編號”,點擊【確定】,回到“欄位定義”窗口。如下圖所示。

537 設置資料項目的自動編號

 

 

5.  點擊【修改欄位】按鈕,點擊【返回】,回到【管理資料表】視窗,關閉視窗,回到範本的設計狀態。

  關閉範本,斷開連接,用小宋的帳戶xiaosong重新登錄,新填一張《客戶登記表》,您會發現客戶編號已經自動產生。

5.6.3 下拉清單

使範本上的某些資料項目能夠通過下拉選擇的方式輸入資料,不僅能方便輸入,還能保證輸入的正確。下面我們設置《客戶登記表》範本上的“大區”下拉清單。同樣需要兩個步驟:1)在管理台中定義下拉清單,2)把下拉清單和範本上的資料項目關聯起來。

定義下拉清單

1.  Admin帳戶登錄到管理台

2.  在管理台主介面中選中“資料規範/下拉清單”,右鍵菜單“新建”。

3.  彈出“定義資料填寫規範”對話方塊,規範名稱輸入“大區列表”;規範方式選擇“下拉清單”;資料源選擇“固定取值”,如下圖。

538 定義下拉清單

 

1.  在“增加節點”列表中輸入五項:東北、華北、華東、華南、西北

2.  按【確定】。

固定取值的意思是下拉清單中包含的項數和內容可以在定義下拉清單時(此時)確定。與之相對的情況是,下拉清單中包含的項數和內容無法在定義時確定,比如輸入《訂單》時,客戶名稱要從下拉清單中選擇,可是有哪些可供選擇的客戶呢?在定義資料規範時是無法確知的,只能到要實際填寫《訂單》的那一刻,《客戶登記表》中登記了多少客戶,就有多少個可選項。這種情況,就要選擇“來自資料表”。

 

設置資料項目的下拉清單

Admin帳戶登錄到用戶端,打開客戶登記表範本,選擇“範本à管理資料表à欄位定義”,設置“大區”的填寫規範為“大區列表”,關閉範本。

填寫一張新的客戶登記表,我們會看到“大區”出現了下拉清單,可以從中選擇

539 填報時出現下拉清單

 


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