6.3 用表間公式提取資料

在上一節,我們對訂單範本上的客戶名稱欄位設定了填寫規範,填報時可以從下拉清單中選擇,但位址、電話等依然還需要手工輸入。設想一下填寫訂單的過程:

填好客戶名稱“甲公司”

--à地址在哪里?去翻一下客戶登記表找到了!

--à把找到的地址“抄寫”到收貨地址處

--à接著填

這個過程中的“翻查”和“抄寫”既耽誤時間又容易出錯。實際上,因為所有客戶的資訊都已經通過《客戶登記表》範本錄入電腦了,所以“翻查/抄寫”的工作完全可以由電腦完成,只需要告訴電腦:

按照“我所選定的客戶名稱”到客戶表中查一下位址,填充到“地址”欄。

這句話實際上表達了四個方面的含義:

1. 從哪里找數據?----到“客戶登記表”中。

2.  找符合什麼條件的資料?----按照“我所選定的客戶名稱”

3.  找什麼數據?----地址    

4.  找到數據做什麼用?----填充到“地址”欄

這就是表間公式的最原始表達。用稍微規範一些的方式描述一下,教給電腦,就是這樣:

6.3.1 定義表間公式

1.  打開《訂單》範本,進入設計狀態

2.  選擇功能表“範本à定義表間公式”,彈出“表間公式”對話方塊

3.  按【新增】按鈕,彈出如下圖所示的對話方塊,選中第一個單選按鈕,按【確定】

69 選擇表間公式類型

4.

610 輸入表間公式名稱

5.按【來源資料】,彈出如下對話方塊。所謂“資料源”指的是現有範本上那些已創建的資料表。因為我們輸入的所有資訊都存儲在這些資料表中。對話方塊左上部的列表中列出了所有已創建的資料表的名稱。在左側列表中選中“客戶表”,點擊【 > 】,客戶表移到右側列表,按【確定】

611 選擇表間公式資料源

6.回到“定義表間公式”對話方塊,點擊【篩選條件】按鈕

612

7.  彈出“輸入運算式”對話方塊,做以下操作:

a)         單擊左側分類列表中的“<客戶表>”,右側選項列表中出現客戶表中的左右欄位

b)        雙擊選項列表中的“客戶表.客戶名稱”,使之出現于下方的運算式文本框

c)        單擊常用操作符中的【=

d)        單擊分類列表中的“<本報表>

e)         雙擊選項列表中的“本報表.Sheet:客戶名稱”

構造好的運算式為“客戶表.客戶名稱=本報表.Sheet1:客戶名稱”,如下圖

613 輸入運算式

614 輸入運算式

  表間公式在範本的設計狀態下定義,在填報時實際起作用。其中的“本報表.Sheet1:客戶名稱”指的是“當前正在填報的這張表

單上所輸入的客戶名稱”。它是一個變數,只有在填報的時刻才能確定取值。

8.按【確定】回到定義表間公式對話方塊,點擊【填充方式】按鈕。

615 準備輸入填充方式

9.出現“定義填充方式”對話方塊,填充資料表選擇“訂單_主表”,雙擊“位址”所在行的第一列

616 雙擊輸入填充方式

10.再次彈出“輸入運算式”對話方塊,參照前述方法輸入運算式內容為“客戶登記表.位址”,按【確定】。

617 輸入填充運算式

11.回到“定義填充方式”視窗,結果如圖。

618

12.繼續輸入“客戶編號”和“電話”的填充方式。

13.按【確定】。回到“定義表間公式”視窗,顯示完整的表間公式如下:

620 定義好的表間公式

14.  按【確定】回到最初的“表間公式”窗口,按【返回】

   15.關閉範本。

6.3.2 應用表間公式

以小宋的帳戶登錄,填寫一份訂單,您會發現兩個現象:

1.  選擇客戶名稱後,客戶編號、位址和電話自動顯示。

2.  輸入焦點無法進入客戶編號、位址和電話所在的單格,也就是說,它們被鎖定了!

前者意味著輸入變得簡便快捷,而後者意味著出錯的可能性大大降低。