第7章、工作流

工作流是對某種表單的規定流轉過程的描述,它包括:要流經幾個步驟;每個步驟由何人處理;每個步驟要處理(填寫)表單上的哪些欄目;從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件,等等。

工作流實際上是管理制度的具體體現,它明確了責任分工、規定了工作程式,使每項工作都能高效、有序地進行。

Excel伺服器中提供了工作流管理的功能。我們可以針對一個範本定義工作流,使得基於該範本的所有表單都能夠按規定方式進行流轉。

電腦化的流程管理與純粹手工模式的流程管理相比,有兩大優點。首先,每個步驟的經辦人,都有一張自己的待辦事宜列表,待辦事項由電腦自動產生,並且可以規定完成時限,防止延誤或漏辦;其次,更重要的是,表單流轉方向可以由電腦強制控制,減少人為操作的隨意性,防止違規操作。

本章以“費用報銷單”工作流為例,說明在Excel伺服器中定義工作流的方法,以及工作流的實際運轉過程。

7.1 定義工作流

假設一份費用報銷單需要經過這樣的處理流程:

71費用報銷流程

下面我們來設計《費用報銷單》範本,並定義工作流

7.1.1 >建立《費用報銷單》範本

建立《費用報銷單》範本,表樣如圖7-2所示:

72 《費用報銷單》表樣

定義單一資料項目,組成資料表“費用報銷單”

73 “費用報銷單”資料表定義

設置如下的資料填寫規範:

資料規範名稱

資料規範內容

關聯資料項目

報銷單號

自動編號

報銷單號

費用類別列表

下拉清單,包含項目為:差旅費、通訊費、招待費、辦公用品費、交通費、書報費,……,等等。

費用類別

審批意見列表

下拉清單,包含項目為:同意,不同意。

部門審批意見

財務審核意見

當前日期

系統預定義

申請日期

付款日期

當前用戶姓名

系統預定義

報銷人

部門領導簽字

財務經理簽字

出納簽字

看了上面表格的內容,可能有的讀者會有疑問:報銷人、部門領導、財務經理和出納不應該是同一個人呀,怎麼這幾個欄位的預設值都是當前用戶姓名呢?對,因為它們是在報銷單流轉的不同步驟填上去的,每個步驟的“當前用戶姓名”自然都不一樣。

7.1.2 定義“費用報銷”工作流

建立空白工作流畫板

1.  Admin帳戶登錄到用戶端,打開《費用報銷單》範本,進入設計狀態。

2.選擇功能表“工作流à定義工作流”。出現一個空白的畫板,如圖。

74 工作流畫板

建立第一個任務

1.點擊【新建任務】按鈕,然後滑鼠移到深灰色的畫圖區域,滑鼠的圖形變成十字,在畫圖區域的任意位置單擊,出現一個橢圓形,並且彈出“流程任務定義”視窗。

75 新建一個任務

2.在“基本資訊”標籤頁輸入任務名稱“申請報銷”,選中“本任務是流程的起始任務”、“完成此步後保存到資料表”如下圖:

76 輸入任務名稱

3.切換到“有效區域”標籤頁,如下圖所示:

因為一個範本上會定義多個資料項目,但不一定是一次填寫完成,而是在表單的流轉過程中,到不同的步驟,由不同的人填寫不同的內容。所謂任務的“有效區域”,指的是在本步驟,哪些資料項目可填。

4.在“有效區域”下拉清單中選擇“以下指定區域”,單擊【從工作表上選擇】,彈出“選擇任務有效區域”對話方塊,選中“報銷單號”、“費用類別”、“報銷人”、“申請日期”、“事由”、“報銷日期”,如圖,按【確定】

77 選擇有效區域資料項目

5.  回到“流程任務定義”對話方塊,在“有效區域”標籤頁中顯示本步操作人可填寫的資料項目名稱,如下圖所示。

78 完成任務有效區域的設置

6.按【確定】,完成“申請報銷”任務的定義,對話方塊關閉,回到工作流畫板,會看到橢圓形中的文字變成了“申請報銷”,如下圖所示:

79 畫板上的任務圖形

定義“部門審批”任務

1.  單擊“新建任務”按鈕,在畫板上“申請報銷”任務圖形的右側單擊,出現新的任務圖形,並彈出“定義流程任務對話方塊”

2.任務名稱輸入“部門審批”,選中“完成此步後保存到資料表”,“可直接退給交辦人”,如下圖:

710 定義“審批”任務

3.切換到“有效區域”標籤頁,有效區域選擇“以下指定區域”,單擊【從工作表上選擇】,在彈出對話方塊中選中“部門審批意見”、“部門領導簽字”,按【確定】,結果如下圖:

711 選擇“審批”任務的有效區域

4.切換到“執行許可權”標籤頁,選中單選按鈕“上一步執行人的:”,在其下的下拉清單中選中“上級”。

712 設置“部門審批”任務的執行許可權

5.切換到“完成時限”標籤,選擇2天后到期。

713 設置任務完成時限

6.按【確定】,完成任務“審批”的定義,對話方塊關閉,回到畫板,如下圖:

714

連接“申請報銷”與“部門審批”

1.單擊【新建流向】按鈕,滑鼠移到畫板上,滑鼠形狀變成一個向上的箭頭。單擊一下“申請報銷”任務圖形,再單擊一下“部門審批”任務圖形,彈出“流向定義”對話方塊,如下圖所示:

715 定義流向

2.按【確定】,完成流向定義,工作流畫板上“申請報銷”和“部門審批”之間出現一條連線,箭頭指向“部門審批”,如圖:

716 流向出現在畫板上

創建“財務審核”任務

建立新任務“財務審核”,有效區域選擇“財務審核意見”、“財務經理簽字”,執行許可權選擇如下:

1.選中“屬於此部門和角色”,點擊【選擇】按鈕。

717

2.彈出“選擇部門和角色”視窗,在左側選中“財務部”,右側選中“財務部財務部長”,按【確定】,回到“流程任務定義”視窗。

718

3.按【確定】。

連接“部門審批”與“財務審核”

建立“審批”與“拒絕”之間的流向,在“流向定義”視窗上,選中“當以下條件滿足時向下進行”,然後點擊【構造條件運算式】按鈕。

719 定義流向的條件

在彈出的視窗中輸入條件:部門審批意見=不同意。

720 輸入條件

點擊【確定】回到“流向定義視窗”,條件出現在下面的條件文本框中,如圖9-20,點擊【確定】。

721

完成工作流的定義

建立任務“付款”,有效區域為“出納簽字”、“付款日期”,執行許可權為“財務部出納”

建立“財務審核”和“付款”任務之間的流向,條件為:財務審核意見=同意

最終完成的如圖:

722

點擊【確定】,畫板關閉,回到範本的設計狀態,保存範本。

 

在工作流畫板上,可以拖動任務圖形,改變其位置;也可以在選中一條連線後,拖動連線兩端的紅色連接點,改變連線與任務圖形的連接位置

 

 

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