7.2 操作工作流

本節以費用報銷流程為例,敘述表單如何按工作流的規定進行流轉,同時說明在定義了工作流的情況下,表單的填報、修改、刪除的操作方式發生了哪些變化。

7.2.1 啟動工作流

用銷售員小宋的帳戶xiaosong登錄,輸入一份費用報銷單,如下圖:

723

在填制費用報銷單時,游標無法進入第5行以下的區域,因為這是工作流的第一步,此步驟的有效區域只包括了5個資料項目:報銷單號、費用類別、報銷人、申請日期、事由。

另外,儘管我們設置了“部門領導簽字”的資料填寫規範是“當前用戶姓名”,但因為“部門領導簽字”不是本步驟的有效區域,所以當前用戶姓名“小宋”不會出現在“部門領導簽字”處。

保存報銷單,打開“我的工作臺”,會看到這張報銷單的資訊。請注意,選中這張報銷單後,在工具欄上有“新建”和“查看”,而沒有“修改”和“刪除”。

在有工作流的情況下,不能對表單數據直接進行修改和刪除,而是代之以“重做”和“撤銷”

 

7.2.2 處理待辦事宜

按照工作流的定義,剛才小宋填制的報銷單會直接提交到小宋的上級--銷售部肖部zha長那媦f批。現在改用肖部長的帳戶xiaobz登錄(回顧第3章的練習,在那塈畯怮堨艉F帳戶),在我的工作臺中出現一條待辦事宜,如下圖:

725 在我的工作臺中查看待辦事宜

點擊工具欄按鈕【辦理】,打開這張待審批的報銷單,報銷單內容顯示在螢幕上,但不能改,只有“部門審批意見”、“部門領導簽字”兩處能輸入內容。因為我們在定義工作流時,已指定“部門審批”任務的有效區域只有這兩個資料項目。

726 辦理待辦事宜

輸入審批意見後,保存,把銷單視窗關閉,再回到我的工作臺中,我們會發現待辦事宜列表中已經沒有內容了。

處理待辦事宜的時候,可以使用報表工具欄上的兩個按鈕。

【暫存】按鈕:暫存和保存的區別是,暫存後,此項依然還在待辦事宜列表中。

【退回】按鈕:可以直接退給交辦人。交辦人將在自己的待辦事宜列表中看到被退回的事項。

7.2.3 查看工作進度

工作流是多人協同完成一件事情的典型例子。流程中的個人,除了完成自己份內的工作外,還經常要關心其他人的工作進行情況。在我們的費用報銷的例子中,如果報銷人提出申請之後,希望瞭解審批進行到了哪一步,可以這樣來做:

 

1.  用小宋的帳戶登錄

2.  打開我的工作臺

3.展開左側樹型中的“已處理工作”,選擇“費用報銷單_申請報銷”,右側列出所有本人提交的報銷單。選中要查看的那一條,右擊滑鼠,彈出功能表,如下圖所示:

727 查看已處理工作的後續進展

4.  選擇“查看進度”,彈出如下的對話方塊:

728 工作流進度

可以看到肖部長已經完成審批。報銷單已轉到財務部錢部長那媯市敯f核。

7.2.4 重做和撤銷

在有工作流的情況下,一份表單要經過多次流轉,最終在我的工作臺中顯示的資料是多個步驟綜合作用的結果。每個步驟一經提交,在後續步驟還沒有辦理的情況下,是可以修改的,後續步驟一旦辦理,就不能再改動,除非請後續步驟的辦理人把這份表單“退回來”。

也即,帶工作流的表單,不能按通常的方式做“修改”和“刪除”,只能是“逆”表單提交的順序,步步後退式地進行“重做”和“撤銷”。

以上面的報銷單為例,假設小宋填報了報銷單之後,發現報銷金額寫錯了,要修改,可以這樣操作:

1.  打開我的工作臺。

2.  在已處理工作中找到提交的那張報銷單

3.  選擇右鍵功能表“重做”,如下圖所示:

4.很遺憾,系統給出了這樣的提示:

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為什麼?因為我們通過查看工作進度已經看到了,後續步驟“部門審批”已被肖部長辦理完了。怎麼辦?請肖部長這張報銷單退回來(撤銷審批)。

5.  現在斷開連接,用肖部長的帳戶登錄。

6.  在我的工作臺中展開“費用報銷單”範本,找到這張報銷單,點擊滑鼠右鍵,選擇彈出功能表“撤銷”

730 “撤銷”已處理工作

7.  系統提示:“本步工作已被撤銷”。點擊“待辦事宜”,可看到這張報銷單重新回到待辦事宜列表中,等待再次被審批。

8.  重新用小宋的帳戶登錄

9.  如第3)步一般重做,這次系統會打開這張報銷單,修改報銷金額,保存。報銷單被再次提交審批。