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如何使用勤哲服务器提数表间公式?

 

Excel服务器软件简介

    Excel服务器是面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台,这里要注意“设计工具”、“运行平台”这两个关键词,本系统不是针对特定行业的信息管理系统,那些系统在企业业务发生变化或扩展新业务时都存在着升级性和适应性方面的先天性不足,从而给企业造成不必要的经济负担而且可能影响到企业正常业务开展。而本系统从根本上解决了这些问题,她是最终用户根据企业实际业务需要来构建本企业信息管理系统的一个工具,她能适应不同行业的业务需求。她将电子表格软件MS Excel和大型数据库MS Server有效的集成为一个网络数据业务协同工作环境。用户的日常操作基本上都在MS Excel中完成,通过设计模板、定义工作流、定义表间公式等简易直观的操作,实现管理意图,轻松、快速构建能够适应变化的ERPOACRMSCM等管理信息系统。

 

案例背景

       系统应用过程中,经常遇到利用记录中的关键字段提取相关信息的功能,如果该关键字段比较长,在录入的过程中就会遇到困难影响录入速度。在Excel服务器中这种情况可以通过部分关键字段快速定位的功能来实现。

    关键字段:在数据表的所有记录中,如果某字段的值在任何时刻都不会发生重复,那该字段可以称为关键字段。例:(图1

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       说明:

1)       1中“学号”和“身份证号”可以称为关键字段

2)       在通常情况下使用“学号”做为关键字

部分关键字段:关键字段中的一部分字符,图1中“063”可以称为B2的部分字符

 

示例

       丰华科贸有限公司经营手机业务,以“调拨单”为例,在填报时用户在索引列填入某字符后,系统自动根据调出库名称匹配所有包含此字符的字段记录,并以下拉列表的形式显示在商品编码处,仓库不同或字段记录不包含该字符的记录不要显示。用户选择后,提数公式会根据用户选择的商品编号将商品相应信息添加到对应的单元格中

       设计思路:

1)       在“调拨单”模板中设计“序号”“索引”列。“序号”通过Excel公式实现,“索引”为用户输入的“部分关键字段”

2)       设计“提取商品编号”提数公式,根据“索引”和“调出库”取出符合条件的记录

3)       设计“按商品编号取相关信息”提数公式,根据用户选择将相关信息列出

 

操作方法

1、 在客户端打开“调拨单”模板(图1

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2、 在模板的空白区域右键单击鼠标选“定义表间公式”,弹出“表间公式”窗口

3、 单击“新增”按钮,在“选择表间公式类型”窗口中选择第一项。选择“1、提数公式填报报表时从其他表单中提取数据”,单击“确定”按钮(图2

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4、 弹出“定义表间公式”窗口,设置“公式名称”、“应用方式”、“显示方式”。(图3

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       说明:

1)       公式名称:简述此公式实现的功能,名称内容要直观容易理解

2)       应用方式:此提数公式在何时以那方式执行,五种情况:

“筛选条件改变后自动执行”:当此公式引用的筛选条件发生变化时立即执行

“打开后自动执行(初始填报)”:用户第一次填报此报表时自动执行此公式

“打开后自动执行(修改或办理)”:用户在“我的工作台”中修改或办理此报表时自动执行此公式

“打开后自动执行(查看)”:用户在“我的工作台”中查看此报表时自动执行此公式

“手动执行”:此公式需要用户手工操作在需要的时候执行

3)       显示方式:提数公式执行后,对返回的结果是否执行过滤重复值的操作,两种情况:

“显示全部查询数据”:查询结果不做过滤,全部显示

“重复的查询数据只显示一次”:对查询结果系统再次进行过滤重复值操作,重复的记录只保留一条。

5、 单击“来源数据”按钮,选择数据表单击“确定”按钮(图4

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       说明:

1)       A区:系统中已经存在并且定义过数据项的数据表

2)       B区:用户选择的准备从其中提取数据或条件的数据表

3)       C区:当需要的数据分布在两个以上的数据表中时,可以通过两个表之间的关键字把两表进行连接,通过关键字从两个表中提取数据。

4)       表间关联:同一个字段在两个表中同时存在。例:成绩表和学生信息表,可以在成绩表和学生信息表中分别设一字段“学号”

5)       添加数据表:A区中在需要的数据表名称上双击或单击按钮添加数据表,本例:A区将“商品基本信息_主表”、“商品基本信息_明细”添加到B

6)       移除数据表:B区中在不需要的数据表名称上双击或单击按钮移除数据表

7)       增加关联:在C区中增加一行空白行

6、 单击“筛选条件”在“输入表达式”窗口设置公式执行的前提条件(图5

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说明:

1)       A区:B区内所有项目归属的分类列表

2)       B区:A区中每个分类所包含的所有子项目名称

3)       C区:B区中项目的使用方法和功能介绍

4)       D区:常用的操作符

5)       E区:用户在此区域填入各种表达式,组成筛选条件公式。本例中:当商品编码和      仓库名称都相同并且库存数量大于零、索引字段不为空时筛选条件成立

6)       “表达式”:关键字、运算符、变量、字符串常数、数字或对象的组合。表达式可用来执行运算、操作字符或测试数据

7)       “操作符”:操作符指挥计算机进行什么操作

7、 单击“填充方式”,在“定义填充方式”窗口设置“目的字段”的操作内容(图6

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       说明:

1)       “填充数据表”准备操作的数据表名称,单击旁边黑色按钮可进行选择

2)       “填充方式”对数据表中的指定字段要执行那种操作,五种情况:“空白”、“填入值”、“构造下拉选项”、“填入公式”、“按行(列)匹配”

“空白”:对指定字段不进行任何操作,保持此字段的空白状态

“填入值”:使用表达式返回符合条件的结果,在指定字段所在列中将全部结果直接显示出来

“构造下拉选项”:使用表达式返回符合条件的结果,并在指定的单元格内以下拉列表的形式全部显示出来

“填入公式”:返回设计状态下看到的Excel单元格中的公式

“按行(列)匹配”:当“填充数据表”为“明细表”,需要在同一行内依据关键字段显示其相关信息,为保证相关信息和同一行的关键字段相匹配,需要将关键字段设置为“按行(列)匹配”

3)       本例中将“序号”设为“按行(列)匹配”,将“商品编号”设为“构造下拉列表”:依据“索引”字段内的字符,将符合条件的记录以下拉列表的形式显示在和“序号”对应的单元格内

8、 单击“表达式”对需要操作的“目的字段”选择数据来源

9、 表间公式设置完成后的效果图(图7

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         说明:

1)       “提取商品编号”的完整含义为:当“调拨单”和“商品基本信息”:“商品编号”含有“索引”中的字符、“调出库”等于“商品库名称”、“库存数量”大于零、“索引”不等于零时,以“序号”为标准在相应的单元格中以下拉列表的形式显示所有符合条件的记录,同时此公式在筛选条件发生改变后自动执行

 

 

 

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