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Excel服务器2005-以最熟悉的方式实现信息管理
 
文 本报记者 刘小如 《中国计算机报》产品与应用 2005年1月24日   总期号:1384 本年期号:07
    
  目前,信息系统的一般设计开发过程为:管理和业务人员提出需求→计算机需求分析人员获得需求→设计数据流图、功能实现文档、界面→管理人员和业务人员评价→开发→培训→交付→维护。

  传统方式亟待改变

  传统信息系统存在一定的问题:需求分析人员不能完全像管理人员和业务人员那样熟知管理人员和业务人员的工作,设计从根本上对用户的需求理解就有可能存在偏差,理解、设计、开发都需要时间,待系统交给管理人员和业务人员时,由于市场等的变化,可能已经导致需求重点发生改变,原来的需求需要调整等等。这样,信息系统总是不能很好地完成。

  这也就是众多的信息系统等项目失败的根本原因。

  是管理人员和业务人员的原因吗?不是,因为市场变化了、管理目标变化了!是设计开发人员的原因吗?不是,因为需求发生了变化!

  北京勤哲软件公司总经理崔亚军博士表示,如果由管理人员和业务人员按照他们自己的思路来实现信息系统,计算机人员为管理人员和业务人员提供实现工具,随时让管理人员和业务人员调整他们的思路和意图,这就可能从根本上解决这一世界性的难题!

  正是因为深刻体会到企业的这种强烈渴望与困惑,北京勤哲软件公司推出了适合中国企业现状的“Excel服务器”软件,为企业的发展提供了一条经济可行、逐步完善的道路。

  十大功能克服根本偏差

  “Excel服务器”软件在和大量用户的交互中,不断完善功能,目前已升级为Excel服务器2005版具有如下十大功能:

  1.用户可以任意按自己的管理意图设置Excel服务器模板。

  Excel服务器模板相当于企业中印制好的空表格,供其他人员填写。人们在模板上可以定义表头(单一数据项)、定义明细(重复数据项)、定义表间公式(提取和回写)、定义工作流。同时,模板上还可以定义丰富的权限:模板的读写权限、工作流中的字段权限和集团管理中的填报权限。

  2.用MS SQL Server 2000存储Excel文件和数据,安全可靠。

  Excel表单数据可用Excel文件和数据项数据两种形式存于数据库中。这两种数据以不同的方式存储,可以保证数据的安全正确。即使修改了数据项的数据,也无法修改Excel文件数据。数据备份既可以使用MS SQL Server2000提供的自动备份,也可以采用Excel服务器2005提供的备份功能。

  3.(提取数据)表间公式,可以使管理人员和业务人员,充分利用企业内已存在的数据,形成新的Excel报表,表间公式有多种用法。

  表间公式是Excel服务器的一个独创功能,通过用自然语言和选择,达到像管理人员通常给需求分析人员讲述数据是如何来的那样的描述效果。表间公式由三个部分组成,也就是回答三个问题:数据从何处来,满足什么条件,放到什么位置。

  表间公式中具有丰富的系统函数,提供各种统计函数、日期时间函数、逻辑运算函数、字符串函数、几何函数等近百个函数,以便简化表间公式的表达。

  4.定制好的模板,既可以在Excel中填报,也可以在ESweb中填报。ESweb是Excel服务器的Web版,可以使用表间公式、工作流、填报、查询、工作日志等。

  ESweb是Excel服务器对Excel的重大扩充,它可以把Excel扩充到互联网应用。采用Excel服务器来实现Web管理信息系统,不再需要编程,画好Excel模板,在ESweb中就可以立刻看到效果。并且ESweb与嵌入Excel中的客户端具有同等功能。

  5.工作流可以利用Excel报表多人协同,数据可以控制到字段。

  用Excel实现多人协同工作,可以大大提高工作效率。工作流与Excel相结合,会使Excel发挥更大的作用。工作流需要先在模板中设计,在模板中增加一个工作表,采用Excel自身的画图工具,画出所需要的流程图,定义任务和流向的属性,保存后就可以使用工作流了。

  6.(回写)表间公式,可以对已存在的Excel报表回写数据,例如,修改报表状态,计算库存等。利用Excel服务器2005完全可以实现“前单驱动后单,后单核销前单”。

  回写表间公式可以充分利用表间公式提供的系统函数,构造满足各种需要的回写表间公式。

  7.外部数据源可以集成现有的管理信息系统/ERP/CRM/OA等信息系统进入Excel服务器系统。

  采用Excel服务器2005可以将这些信息孤岛,逐步集成为统一的信息平台,让信息互通,让信息共享。

  8.交叉表可以使得Excel服务器2005处理较为复杂的多维报表的录入和汇总。

  9.Excel服务器管理台负责管理整个企业的基础数据,例如,组织机构、角色(岗位)、人员、用户词典、数据类型、数据规范、自动编号、外部数据源、报表、日志及连接管理。

  10.我的工作台是应用Excel服务器的主要工作平台,在这个平台上,可以填写报表,可以启动或处理工作流,可以随时查询数据。

  以上十项功能,不但能使用户自主管理信息,也从根本上克服了不应产生的偏差,让用户做到了心中有数。

  

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  用户声音

  我是从网上看到这个产品的,在没有试用前,我感觉就不错,试用后感觉更好。于是就花了很少的钱买了Excel服务器2005,目前运用得很好,基本上能把单位内的相关数据管理起来。之所以看中它,是因为它能让我更自主,虽需花一定的精力去设计相关内容,但是很值得。

  不过,此软件产品还需要进一步完善,加大其功能模块,相信,它将会有更好的发展。

  (新疆建设兵团农一师农业局参谋张荣庆)

  

  我们已买了Excel服务器2005产品,目前还没有正式投入使用。之所以买它,一是出于公司目前的需求,二是感觉这个产品的设计思想很好。Excel界面,许多人基本上都会用。另外它是一个能让用户自主设计功能模板的平台,公司业务如何变化,这种投资也不会浪费。

  但它也有不足之处,比如对一些复杂的应用,它的运行速度显得比较慢。同时,要想用好它,对系统模块设计人员的素质也有一定的要求。

  (美国哈希公司北京代表处项目工程师杨琳)

 

 

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