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如何利用勤哲Excel服务器做好ERP

作者:邹彦

  当一个比较成功的企业老板觉得好像该上ERP时,那一定是身边已有很多人在用了。于是乎老板开始每天接触大量国内外冠有ERP头衔的软件公司,在各种软件顾问的频繁光顾下,老板觉得哪个ERP都好。所以至今我都不得知晓,勤哲是怎么突出重围的?这绝对是可以烙印到历史舞台上的历史事件。


什么人才能做ERP?
  我的经验是,如果你是个非专业人士,甚至可能连非专业都谈不上,但当你决定要做了,这里单指用勤哲做。那好,先审视下自己,如果你有强大而坚实的内心、能够耐得住寂寞并且具备野火烧不尽的永续自我激励能力,那你就可以开始了。否则请三思,因为大多数人会半途而废。不具备数据库的基础思想,最终结果是事倍功半。


企业到底要用ERP做什么?
  这是在谈企业的“目的性是否明确”的问题!几乎所有的文章中,只要谈到做一件事情的起始阶段,无外乎都会谈及“目的”,ERP也不能免俗。无论你是感觉到企业确实存在管理盲区,还是它已经困难到不能运转不能呼吸了,都需要想明白这个问题。谁来想,怎么想,应该想一些什么,这都是摆在管理者眼前非常迫切的事情。管理层需要解决管理问题,业务部门需要解决业务流程问题,平台部门需要解决信息流转问题,这些都需要消化在软件需求前面理清。
  我想说的是:此时此刻,需要决策者当机立断,因为须以管理需求为根本中的根本,以业务需求为导向,逐步沉淀消化到ERP软件需求层面。
  这里切记:一定要避免一上来就做得“大而全”!那样你真的不会“美而廉”!你只会越发感觉到不实用!摊子铺得太大,收拾不了你会捉襟见肘的!


企业应该怎么做?
  当管理需求确定后,下一步就该想该怎么做的问题了。这一部分和解决需求同等重要,甚至更重要。无论企业是安排什么部门的员工设计,都需要了解,我们现在用的是“勤哲”作平台!企业须知:勤哲没有软件实施顾问,只有软件售后管理。所有一切的一切都是企业自行解决,自行设计实施的!那需要我们首先解决的就是企业所在行业特点,由于此种行业特点导致在业务流程上的环节设定就需特别关注。比较有效的方法就是,在允许的情况下,到各个部门调研,了解真实的业务流和业务数据的传递方式是什么样子的,非常有助于设计者捋清思路,提炼出有效信息。当然如果你所在的企业来做ERP的Team本身就是由各部门抽调人手组成,那就更好解决了。本着销售——收款、采购——付款等业务环节的真实流程设计,将会事半功倍。
  在经过各部门的充分调研和业务流程的重新整合后,这时你会想,好像很容易,直接搬到服务器上就可以了。此时此刻,请谨记:实际的业务流程和系统数据流程截然不同。真实的业务流程,最终一定会通过某种方式,转换成系统的某种语言,我称之为形式的转变。这里面需要重点把握——转换过程中真实流程到系统流程的困难点。倘若这个不提前预计,我相信,系统真正上线后,你会受到致命一击。
  综上所述,上面提及的两个问题,如果没有解决好,系统上线后,你将面临的是:老板的怪责、各部门的反感、员工的不配合……试想一下,问题不但没解决,还给正常工作流程增加了难度,我想这是谁也不想看到的。


什么才是ERP中企业的重中之重?
  这里我想重新再强调一下,所谓重中之重,是业务流程。现行的业务流程体现了现有的管理水平和管理状况,甚至上升一步来说,是企业文化。真实的业务流程在一个运行了很长一段时间的公司来说,是一种长期习惯的养成,是企业赖以生存的沃土。我的体会和原则是,我们需要将现有业务流程了解得越细越好,往大了说,这为将来系统上线后能够更好地进行内控管理埋下伏笔,往小了说,在ERP设计规划之初,如果不把业务流程理清,根本就做不到结合行业特点,将业务流程转换成软件流程。
  在既不影响当前日常工作,又得绝大多数沿用和遵循现有流程的前提下,进行线下向线上的转换,这本身就是一个非常大的挑战。


哪些是系统上线过程中须企业特别关注的呢?
  上面赘述了这么多,有一些虽然是细节,但也尤为重要的地方,比如说,在系统上线过程中人员的配备、企业的硬件环境、办公网络环境、企业员工的电脑水平、是否为上线进行应有的内部培训等等一系列问题,也同样不能忽视。
  大体上来说,如果系统成功运行是100%的话,那前期设计开发阶段的需求分析和提炼转换业务流程的过程就需要60%-70%,余下的30%-40%,其中30%-35%是在上线过程中的软件实施(我称之为上线辅导过程),最后的5%就是后期系统维护了。这三者间的关系很微妙,如果前期设计开发阶段,做的工作足够到位,那其实后期的系统维护完全可以忽略不计。只要设计的系统足够实用、足够好用,我想费心的也就是辅导实施环节了。


有几点需要企业谨记的呢?
  在ERP系统推行极为困难的公司,切记——忌讳凭空强推!忌讳主观臆想!必须在大量调研的基础上才可开发设计!
  你需要遵循——不那么大地改变企业现有业务流程的前提下逐渐规范和渗透!可能先开始你会比较沮丧,因为系统貌似变成了数据存储工具,但没办法!除非管理层有强大的执行力和推动力,并且搭配上各部门完美合作!
  如果要实现管理者的管理目标,请切记——有些东西在前期开发设计阶段是必须忍耐和舍弃的!
  时时刻刻谨记——系统不是阿拉丁神灯!当然,作为设计者,你更不是!
  当你已经埋头于ERP的海洋中,请随时微笑,对自己,也对你的partner……


最后啰嗦一句这么长时间以来,我对神马数据库的理解:
  在所有的模块中,我们需要的数据都以最充分最全面最通用的方式存在着……在每个独立的模块中,它们有唯一的身分标识——“主键”;然而,同一模块中,它们(表与表)之间通过所谓的“外键”关联着,联络它们的主神经就是转换成系统流程的真实业务流,自此也就生成了最终的E-R图。如果,亲,你希望找到它们,那你要通过一定的规则对它们进行要求和约束,否则,它们会一直游荡。


  谨以此文纪念一年零六个月的勤哲生涯

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