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勤哲Excel服务器助力猫人实现采购业务流信息化管理

猫人(国际)香港股份有限公司(以下简称猫人)成立于1998年,经过十多年的裂变式发展,目前已成长为一家成熟的专注于研发、生产及销售性感时尚内衣的现代化大型品牌运营集团。作为中国时尚内衣的领导品牌,猫人具有雄厚的品牌实力与广泛的品牌美誉度,品牌价值逾30亿元,公司旗下现有Miiow Classic、Miiow Secret、Miiow Sexyzone、Miiow Kids、Miiow Sparkpie等多个子品牌,分别面向不同层次的目标消费人群。       

在公司的十多年发展中,猫人一直在探索信息化发展的有效途径,前前后后应用了不少IT信息系统,相关IT人员也学习了不少IT知识,积累了宝贵的信息化经验,最终部署实施了终端销售、库存管理和工厂的生产管理等信息化系统。“信息化系统不是万能的,但没有信息化系统是万万不能的”,猫人深刻认识到信息化发展的重要性。不过虽然在信息化初期猫人取得了某些局部的成果,但面对不同的平台,以及IT系统实施周期长、数据存储零散、报表功能有限、后期费用开销巨大等问题也是一筹莫展。

 猫人的现代化工业园区

“一个偶然的机会我们接触到了勤哲Excel服务器,它另辟蹊径的信息化理念深深吸引我们——培养企业自身的开发人员,做适合企业自己的信息化系统。就这样,在猫人集团采购总监孙畅先生和ES信息工程经理胡志军先生及其团队的刻苦努力下,从试探着做些小项目,逐步扩展到公司各个领域的应用中,短短3年里,已经将该系统的应用覆盖到企划、采购、销售、仓储、生产等各个领域中,取得了不错的成果。”下面笔者仅就采购业务流程管理方面,阐述一下使用勤哲Excel服务器系统(以下简称ES系统)的一点心得。

采购业务流程信息化

采购业务在很多公司都有举足轻重的地位,它承前启后,是设计和销售的重要枢纽。所以我们在整合整个采购流程时,考虑了订单管理、分配管理、合同管理、跟进管理、收货管理和账务管理等业务流。

1.从接收订单开始,也就意味着公司开始下达采购指令,这是整个采购工作的开始。通过上级部门传达过来的订单,我们在ES系统中设定了订单录入模版,用它来专门记录订单信息,包括订单号、款式信息、订单数量、要求交货期等。订单模版如图1。

2.要完成订单录入,必须完成款式信息的录入和尺码名的定义。因我们将ES系统与ERP零售系统进行了对接,从而可以直接获取款式信息;尺码信息只须将常用的定义进ES系统,并将相关的数据规范应用在模版里即可。订单录入同步进行两个节点的工作流——填报、部门审核,只有部门审核后方可开始后续工作。订单数据是后面分析报表的重要基础,比如完成率、准交率和准确的款式信息等。

  3.订单完成后就需要准确通知货品的相关“担当”(专门做某事的人,这里指采购员),接下来就需要做订单分配,由各采购组组长将订单发给各自的组员和指定供应商。

  4.订单分配后,纸质订单才真正流入到“担当”手中汇合,“担当”需要开始一轮一轮地议价,我们也将这个议价的过程、商议交货期的结果记录到对应的报价表中,这个模版就是报价表(图2)。我们可以通过报价表看到历次与供应商的议价结果,以及对应货品的交期规律,这样就能指引新老“担当”与供应商较量的方向。

  5.当上述几个步骤完成后,就需要进入实质采购的第一步——签订采购合同。采购合同我们设计了一个公版的模式,包括各类交易条款,这些条款可以根据具体的情况进行调整。“担当”只须将他对应的货品信息引入到合同里,修改下条款即可打印盖章,然后进行交易。

  6.合同确定后,还需要对合同里每个货号的情况在系统里逐一做跟踪记录,按照先后顺序依次为面辅料的确认期、头版确认期、齐码版确认期、产前版确认期、面料送检期、成份确认期、洗标制作期、齐料期、尾查期和发货期等。这些字段精确记录了每个货号的时间进度,同时我们还设置了状态选择,分红色、黄色、绿色等,依次表示停止、出现问题和正常运转状态。当“担当”或者上级要看这些款式产品进行的情况时,可以分颜色进行整体查看和明细查看。订单跟进表如图3。

在采购进度查询中,可以对货品的整体情况有一个清晰的了解,每种颜色货品的款数有多少,颜色数有多少;点击对应款数和SKU数就可以查看对应的明细,这样就能对具体事件作出协调和及时调整。

 7.接下来“担当”会陆续接收到供应商的发货通知,再将发货通知单送到仓库管理人员,仓库管理人员会根据通知单的数据清理出存储仓位,做好对应的接收措施。同时,到货通知单会记录仓库接收的时间,以确定单据抵达并被仓库人员知晓。当货品到达仓库后,仓库管理人员就会对照通知单的数据来收货,并将通知单如实导入到货品入库单中,对实收数据进行修改,将差异上报给“担当”。这时,系统里会有入库通知单和入库单两个数据,我们在系统中会做对比分析,如看到实收差异,可及时通知供应商进行处理。

品质管控

  这里必须要提及品质管控,因为品质管理贯穿整个商品采购的始终。在工厂会有“担当”跟单驻场跟踪,并如实填写进度表和发布异常报告,但入库环节也是品质管理的重要步骤,一个货品要成功入库必须要过品质监管这关。

  猫人的入库品质管理依照AQL2.5的国际标准设定。我们将AQL2.5的标准值设定进系统,品质管理员依照标准抽检到货样本,并根据成品质量标准验货,最后填写查验报告。对货品质量异常的,要填写不合格品处理意见或重大质量事故报告。由于品检工作是设立在仓库,不在公司本部,为此我们进行了系统设定,将客户端直接设定在仓库,让品检员在终端及时填写相关数据,提供给本部做分析。这样有了这些数据,我们就可以对品质情况作出及时反映和处理,对正在生产的该类产品作出及时调整或停工,避免供需双方不必要的损失。

  商品入库单在系统中作为了账务核算的接口。从这里开始就产生了应付账款,管理者根据到货数量、到货时间和账期自动核算应付账期和金额。为后续财务支付及税票管理提供了基础。

  商品入库的时间和数量对“担当”和供应商的业绩评估至关重要,因此在这一块我们有单独的管理体系。在上面提到过货品跟踪表,同时我们有专人会汇总和制定当月完成的回货指标,这个是评定“担当”绩效和供应商绩效的基础。然后根据实际入库单的数据可以汇总对比,然后分别作出评估,对“担当”和供应商作出奖励和惩罚,以激励他们下一阶段努力完成工作。

  “我们现在终于进入了自行采集,自行设计,时时查看的信息化时代。”这是猫人集团采购总监孙畅先生在系统总结会上的感慨陈词。作为一位资深的“猫人”,孙畅先生深刻感受到公司信息化从无到有的艰辛历程,他的话是对我们信息化成果最好的勉励。

 猫人公司在北京、上海、武汉、香港分别设有独立的商品设计研发中心,针对不同地域消费人群的需求特点进行深入研究和商品开发,目前产品线已涵盖时尚暖衣、文胸、家居服、泳装、瑜伽服、内裤、时尚裤袜等多样化全品类产品,在行业内具有很强的竞争力。猫人的销售版图已遍及全国29个省、直辖市和自治区的180多个大中型城市和各级市县,拥有国际标准化终端近2000余家,年销售额逾20亿。在猫人的品牌打造上,有以舒淇、刘嘉玲、郑伊健、小S、RAIN、SARA等为代表的众多重量级娱乐明星顶力助阵,开创了内衣行业娱乐化品牌营销的先例。

猫人以激情、时尚、性感为企业文化特质,吸引了大批国际化高端人才,以远超行业发展速度的势头向企业现代化、管理科学化、经营集团化、市场国际化的方向快速迈进。未来三年,猫人集团将以空前紧密的阵营布局,分兵挺进各细分市场,从品牌、产品、生产、渠道、终端等层面全面发力,实现终端网点数量突破6000个,销售突破100亿元的战略目标,成为中国最有影响力的性感时尚内衣产业集团。

                                            

 

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