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勤哲Excel服务器在印刷管理自动化的应用(上)

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湖北襄阳创尔深美彩印包装有限公司成立于 1999年,经过十多年的发展。目前为商务印刷为主,包装为辅,加工客户为主,直接客户为辅的印刷企业,为鄂西北地区最大的民营印刷企业,员工近百人,有八开四色,海德堡四开四色,小森对开四色,及单色打码印刷机,产品涉及到商务印品,包装及黑白类印品,具备从设计到制版印刷及印后一条龙服务的能力。

公司从 2008年开始为更好的管理,不断的寻找研究各种印刷管理类的 ERP软件,也试用了不少版本,但一直觉得无法满足公司的要求,因为其软件无法为公司进行调整,只能公司适应软件的要求,但这样的适应势必会要进行巨大的调整和成本的增加,而且也深知未必会有好的结果,因为软件可能不适应公司而造成使用的麻烦和禁锢,也会使得软件的生命期并不长久。

在不断探索对比的过程中,我们接触到了勤哲 Excel 服务器,他能够完全由自己去编辑的功能非常的完美,同时,作为公司领导者的我,戴军,熟悉各个印刷环节的同时具备喜欢研究的性格特点,以前就创造过由 excel完成的报价软件,公司所有的人员也都在使用,反映也非常好。为了配合公司的管理,我们引进了勤哲 Excel 服务器,经过近 5年的不断完善修改补充,已经将该系统的应用覆盖到下单、开单、应收应付、出货管理,客户管理,机台统计等各个领域中,同时,无论哪个部门需要什么数据和需求,都能及时的进行调整和补充,同时在经营过程中,因为市场的发展和需要,我们上了名片印刷和合版印刷两个项目,为配合两个项目,我们能够及时的在系统中补充相关的内容,做到了依据需求来及时修改补充 ERP的目的。这也是勤哲 Excel 服务器最大的特色,当然也需要编辑者既懂管理的整个过程也得懂得软件的使用编辑。公司有的员工原来工作在沿海印刷企业,有使用过专业类的 ERP软件,但公司结果最终废弃了 ERP,在使用我公司的 ERP后,反映远比以前的更加快捷,方便,准确。而且能够随时提要求,随时能够调整,感觉方便很多。

下面笔者仅就流程管理方面,阐述一下使用勤哲 Excel 服务器系统(以下简称 ES 系统)的一点心得。

采购业务流程信息化

印刷类企业,其所承接的单子有着其他行业完全不同的特点,几乎每个单子之间都有不同的地方,是个完全定制的过程,既不是先生产后推销,也不是来订单按图纸生产销售的过程个,作为一个非常基础的传统的加工行业,每天几乎要承接几十个不同的单子,每个单子得不同的报价,不同的合同,不同的工单,以前在使用纸质管理媒介的过程中,大量出现各类错误遗漏,甚至出现合同错误造成的损失,为了使合同不再出现可能出现的各类专业性错误,同时也让业务下单人员思考过的问题延续到后来所有环节,也为了业务人员能快捷准确的下单,模板制作者戴军使用大量的 EXCEL的特点,能够计算的巨大特点,对合同本身进行了大量防错限制,而且在经营过程中,只要戴军发现某类因为合同本身的问题造成的后期遗漏就及时的修改,这样在未来就永远不会出现同样的错误。

在合同中,目前针对我们公司所承接业务的特点进行了 16项自动错误检查,下合同时,合同会自动检查,只要出现一项错误,合同会自动提示出现了哪类错误,如果不修改相关错误,合同则无法保存。

举例如下:

下单时印色是 X+0与输入的印刷方式不吻合,自动报错,

下单时输入的机型如对开, 4开, 8开,与输入的放数开度不吻合,自动报错,

下单时没输入报价时考虑过的纸张吨价,自动报错,(因为吨价对审核成本时有重大意义)

下单时没输入印刷套数时,自动报错。

下单时输入的开料尺寸与相应的机型不吻合时自动报错,比如上 4开机却写个对开开料尺寸,比如开料尺寸大于四开机最大开料尺寸等等。

下单时,如果是黑白类产品,要求输入颜色种类,否则自动报错

下单时,如果是手提袋,要求同时输入绳子的颜色种类,否则自动报错

下单时,如果是画册,要求输入每套版的拼版 P数,便于拼版部来拼版,否则自动报错

下单时,如果是胶订类画册,要求必须写画册厚度,否则自动报错不能存

下单时,如果是 300克以上,要求不能上四开机,否则自动报错不能存

同时还增加了十几项提示,可以存的提示,

以便业务人员及时发现自己可能的错误。

总之我们公司是印刷行业经手业务比较复杂的那种,商务单张画册有,黑白联单单本有,包装瓦楞的也有,不像有的厂经手的业务比较单一,为了适应这所有的情况,目前下单模板基本也满足了所有的情况,

同时对各类可能出现的错误进行了大量的提示和约束,把出错率降低到 0状态。

很多所谓的专业印刷 ERP,我研究过,下单模板都很简单,就像广告公司的合同,而把所有的可能出现的错误让后一步的人去思索,去承担,这是思维上的浪费,也是程序上的无奈,我的目标是上一步人员思考过的问题只要对下一步有意义,就会在模板中得以体现,上一步的疏忽可能会对下一步造成的问题,就在上一步的模板中限制提示来解决,不能让下一步的人在繁忙的工作中还去思考,还去琢磨,浪费精力,人也容易焦躁,目前我们基本解决了这个问题。

合同模板如图:

作为非印刷行业的人员看到这样的模板,当然是显得很复杂的,但作为同行来看的话,这样的合同是非常完善的,业务人员所做的每步思考将极大的在合同上得到反映,比如如何拼版,比如如何开料,比如上什么机型,比如那种印刷方式,这些业务人员的思考过程将直接指导拼版部和开单部的工作,下面两个部门的人不需要再去重复思考,不用再去咨询,不会发生思考的不一样而扯皮,甚至可以及时发现业务人员的错误。

印刷行业是最容易出错的一个行业,在这个行业工作过的人就深知这个弊端,我记得我在深圳一家非常大型的印刷厂打工时,公司到处贴的一个标语是“不在我手中出错”,可见容易出错是造成员工累,效率低,易扯皮的直接原因,自从引进了勤哲 Excel 服务器系统,自从在合同模板中进行大量的不能存提示和可以存提示后,因为合同而造成的损失几乎降为 0,也使得下面流程的人员更加便捷更加轻松的高效率的工作。

如图:

如图

 

当然,这个合同模板还有大量其他的特点,

比如便于审核部自动导入工单来审核成本。

比如审核后,如果业务人员修改合同金额就自动进入审核部的工作视野

比如能自动提示业务人员下合同时的全开数和正数,

总之,源头越严格,越完善,下面的部门出错的几率就更小更便捷,

作为模板设计者深深的把握这个原则。

同时,为了减轻业务人员的每天繁忙的工作量,因为他们要大量的接待网上 QQ的报价,众多的广告公司设计公司都是印刷厂的客户,每天的报价都非常的繁忙,为了他们能更快捷的下合同,模板制作者戴军,大量采用了便捷的方式,

比如输入原来合同的后五位和年份就能自动导入原来合同的绝大部分需要的内容。便于有的客户对原来的合同重新下单。

如图:

比如用下拉菜单选择一些快捷方式,能自动填写部分内容,如图:

合同下完后,通过打印机打印出来,形成纸质合同,此纸质合同只在拼版部和开单部流动,到开单部截止,无需保留。

业务人员打印后,客户文件接收后,纸质合同交与拼版部,拼版部人员无需进入系统,手持合同进行拼版,拼版后,纸质合同由拼版人员交与开单部,开单部只需要在工单模板中,输入合同编号的后 5位数既可以进行开单工作。

下面我们看看开单部的工作模板。

开单部因为合同的完善,也使得开单部的工作快捷准确,很少出错,

很多市场上的印刷类 ERP都是合同非常简单,但我觉得那样使得业务工作人员的思考失去了价值,使得后面开单部和拼版部的人员还得进行二次思考,而二次思考出现的错误是很容易的,扯皮的现象更是经常会发生。

现在简单了,开单部输入合同编号,就可以得到合同中的全部数据,同时为了开单部第二次对合同进行检查,我设置了部分重要数据,需要开单人还是手工输入一遍,如果输入的跟合同不吻合,会提示。二次输入部分重要数据的过程是增加一次检查的过程。以便把错误率降为 0,如果输入得不对,工单也会自动提示,不用担心因为输入手误而造成损失。

一个合同,不可能就一个工单,

在这里,我设置的是一种印刷版式就在合同中体现为一行。

最多为 5行,经过多年经验,我公司经手的再复杂的印刷单子,不会超过 5种印刷方式,也就是说不会超过 5个工单,这里提供的例子,是个画册,既有彩页,也有黑白内容,每一行就会对应一个工单,

开工单时,开单人员只需输入合同编号和行数即可获得需要的内容

如图:

工单上也会自动显示此合同共有三个工单,

这样的好处是为了机台人员能便捷的知道哪些纸用什么印刷方式。

不会造成混乱的结果。这也是在外地工作过的机台工作人员对我公司工单有良好反映的原因,认为我公司工单准确,表达整体,无需疑问顾虑。便于自己工作也便于自己主动去发现可能的错误。

 

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