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我们的上万家客户来自电信、电力能源、石油石化、冶金矿产、金融保险、制造、流通、服务、科教文卫、IT高科技、政府及公共服务等各个行业,他们靠自己的力量成功实现了企业管理信息化,请来分享他们的成功故事,还有,你也能!

勤哲Excel服务器在印刷管理自动化的应用(下)

为了适应市场的需要,公司上了台全新的海德堡四开机,目的是为了上名片印刷和合版印刷,同时在系统中我也增加了此类的模板。便于业务人员快捷的书写名片合同,也便于开单部快捷的开合版工单,同样,开单部只需要在工单模板上输入几个合同编号,就能自动获得工单。

 

如图

  工单通过无碳复写纸打印出来,总共 3 联,纸库留一联,开单部留一联,另外一联为随纸流动联。工单打印出来后,必须要有业务人员的签字才能开始流动,这也是不出错的最后一道管控,此时,业务人员是很清晰的,也能很快的在最重要的地方投入关注精力,比如全开数,比如开料尺寸,也就是这两个数据需要业务人员更加审慎。一般来说,此时需要的修改会很少很少,但一旦有,也是非常有意义的。至此,纯粹开始下单的工作就会告一段落,能够造成错误和损失的也会在此截止,通过近 5 年的运行和不断完善,目前能够把错误率降低到几乎为 0 的阶段。

  放心的合同和放心的工单,成为多年辛苦后终于实现的目标。

 

品质管控

在以上的一些措施下,错误率大幅降低,但总会有一些错误,

为此,系统中设置了奖罚单,凡是出错后要扣款或要重印的,都必须有差错单才能下工单重印,

工作台整体浏览如图:

奖罚单模板如图:

此模板重要的是在与出错归类,我根据十多年经验,归了 9 个类别,业务人员 填写时类别为必填项,即使是奖励,也得归类,所谓奖励 ,也是因为发现了错误而奖励,说明是错误在先,这样在月总结会议上能拿出具体的实例和数据作为开会的主要解决问题的议题。

 

业务管控

为了了解业务流失的情况,我建立模板对每月业务进行自动检查,能自动检查出哪些客户本月没有业务,上月没有业务,然后做出落实回访的回访单,回访要求有结果,这个也作为业务部负责人 或总经理月考核的主要方面。

模板如图:

 

出货管控

    对于印刷后,下面的工作就涉及到后期厂长了,

在这里,我们采取了两个模板,一个是当天出货模板,一个是时间警告模板

如图,

 

 

后期厂长和运输部都有同样的这个通过出货表模板打印出来的纸质出货表

他们依据此表安排一天的工作,不能按时出货的通知业务经手人,已经出货的,运输部在结束一天的工作后,在当天晚上或次日早上在系统中批量的修改已发货名单,同时再打印出第二日的发货表。

发货表,按照工作人员的习惯,模板设计者深知工作人员的习惯,把同样发货类型的放置在一起,比如货运的在一起,客户自己工厂提货的在一起,客运的在一起,这样,厂长也好,运输部的也好,能够在几百个名单中快速的发现自己想要的信息,便捷快速和人性化又一次在这里得到了体现。

同时,在给厂长的表格中,还增加了第二天要出货的名单,以及其他一些后期名单,比如腹膜表等等,只要是厂长她觉得需要的,我们就提供给她,她不需要的,我们无需叠加,无需增加额外的无意义的工作表格。

 

财务管控

这部分也是比较复杂的部分,

我们通过电子收据,无碳打印的方式保证每个收据都在系统中得到体现,同样,为了满足各种各样的情况,收据也进行了大量的补充修改,使得财务人员能很快的获知业务人员需要开具的是哪个合同,

有的是能吻合合同号的收款,有的是无合同号的滚动付款,有的是预付款,有的是尾款,等等不一而足。

为满足每一种情况,模板设计者在既满足功能的情况下,大量运用快捷方式,让财务出纳能非常准确的录入收据,同时也能满足后期的查询和每月应收款的核对工作。

如图:这是客户交一笔款,而只是交了部分合同的款,为满足快捷的效果,模板设计如下:

 

这样,出纳和业务人员能同时在一个界面沟通,告知出纳是交那部分款项

收据同时回写合同的收款状态,

如图:

业务人员能在工作台中,获得关于自己的合同的开单,印刷,出货,结款的四个重要状态。

模板设计者的思路是最好依据最少的模板,来满足尽量多的结果,因为作为繁忙的印刷人来讲,最简洁的也是最好的方法是。

我这里只是介绍了几个主要的模板,也是工作中使用的最频繁的模板,当然,中途我们还产生了很多模板,应收的应付的,报销的,甚至为了修改某个参数而临时建立的临时模板,比如把合同中某个客户名称业务人员填写不规范,后改成同一的客户名称,还有各种统计模板,某个岗位改成计件工资时,系统可以临时建立查询模板,统计有意义的对计件工资计价的参考数据,这么多模板前后加起来 ,都有快四百多个模板了。

如图

非常感激勤哲系统提供的能自我编辑的基础平台,使得经营者能根据企业自身的特点来完成 ERP 管理,这是最重要的,毕竟即使是同行业之间,他们的区别也是很大的。

任何一个商务类为主的印刷企业,讲究的是效率,快捷,准确,但如果不通过信息化管理,员工会沉陷在大量的重复性工作中,会极度疲劳,也很容易出现错误,目前我们公司在勤哲系统的基础上开发出的各类模板,同时运用自我开发的自动核价软件和 oreldraw 自动拼版插件大幅度的降低了工作强度,大幅度的提高了工作的准确性,使得公司在市场竞争中能接到各种各样的单,接了能快速处理,处理了能保证准确,能及时的发货,也让公司在竞争中立于不败之地。

                                            

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