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秦皇岛华瀛酸磷有限公司-绩效管理系统

绩效管理信息系统(ES-BSC)解决方案及实施案例

一、实施背景

1、项目背景

秦皇岛华瀛磷酸有限公司是一家中日合资的化工产品生产、销售企业,主要生产经营磷酸、磷铵、氟硅酸钠、氟硅酸、水泥缓凝剂及石膏等多种化工产品。为了在市场竞争中不断提升企业的竞争力,2008年公司管理层提出由“生产管理型向市场导向型”转型的发展构想,为了促进管理转型与战略转型同步跟进,公司聘请国内某著名管理咨询机构重新就公司三大基础管理体系进行了系统化设计,体系之一就是咨询机构在广泛调研基础上提出的用平衡计分卡(BSC)设计的“横向三个维度纵向三个层面”的新的绩效管理系统。经过公司项目管理委员会评审后于2008年9月份新的绩效管理系统上线运行。

2、BSC绩效管理系统遭遇落地挑战

咨询机构设计的管理体系经过上线前的反复测试基本上符合企业的管理及发展需要,经双方项目组研讨论证,双方认为:通过一段时间的运行磨合及适当调整,新的管理体系会对公司的转型发挥推动及促进作用。但基于平衡计分卡这一战略管理工具建立的新的绩效管理系统,自10月份上线实际运行之初就遭遇了新的瓶颈——平衡计分卡如果离开了功能健全的企业信息化平台几乎形同虚设,等于“武功全废”,根本无法从庞杂的数据中找出能够指导生产经营管理的规律性要素,从而发挥应有的管理作用。

平衡计分卡的核心思想就是通过财务、客户、内部运营及学习与发展四个方面的指标之间的相互驱动的因果关系展现组织的战略轨迹,实现绩效考核——绩效改进以及战略实施——战略修正的战略目标过程。该工具尽管被 《哈佛商业评论》评为75年来最具影响力的管理工具之一,但其实施的失败率在国内企业中仍然很高。平衡计分卡之所以难度较高,因为关键在于企业必须先有明确的“经营策略”及“竞争优势”,再将其转化成为可以衡量的绩效指标,最后还要详细展开并连结到员工的绩效指标,这些相互之间有着千丝万缕内在联系的指标通过设计好的规则计算之后,得出组织或个人在某一考核期内的绩效状况。而如此庞大的数据信息计算与汇总,离开了一套先进、灵活、可扩展性强的信息化系统平台根本无法操作,或者即使能够操作也对管理改进起不到及时有效的指导作用。

通过部门层面——班组层面——岗位层面等一层层的指标分解,咨询机构共为华瀛磷酸公司梳理出部门层级指标106项,班组级岗位指标87项,涉及14个考核主体,而且下级指标都对上级指标的实现起着重要的支撑作用,个人目标对组织目标的达成起着重要的支撑作用。指标分解体系如下图所示:

要让咨询机构设计的先进的绩效管理系统落地执行,当务之急就是构建一套能够适应管理变化需要的灵活且功能强大的管理信息系统,且与组织现有的人、财、物等资源实现充分的共享。

最终,公司人力资源部将目标锁定于勤哲EXCEL服务器,经过试用探索,勤哲EXCEL服务器系统完全能够适应BSC体系下绩效管理指标体系不断发展变化的需要,以及复杂的统计、计算、汇总、分析需要。

3、系统概况

通过使用EXCEL服务器软件构建基于平衡计分卡工具设计的绩效管理系统,不仅仅是将各项考核指标纳入了计算机系统进行自动计算、汇总、统计分析,同时通过对公司管理运营的系统化思考,通过对EXCEL服务器功能的全方位挖掘,华瀛公司将ES系统全面应用于人力资源管理的各个模块,同时将企业运营中的数据输入节点提前并归口管理,即实现一种数据单点输入,进入系统后根据授权多点输出使用,极大的提高了数据的准确性、共享性。

4、系统特点

目前国内请咨询公司做管理项目咨询的企业很多,但管理咨询公司中能够真正将管理咨询与IT平台打造为一体化成果并在客户单位落地推广的并不多。主要是涉及到咨询公司方面项目组成员专业结构的问题,同时也关系到客户方面项目预算额度的问题。总之因缺少良好的信息平台相对接从而导致管理成果流产、失败的案例早已不鲜见。而目前市场上的套装管理软件又很难找到一种能够满足企业绩效管理千差万别的个性化需求的,而应用其他大型软件定制开发单一的绩效管理信息平台,无论是人力、物力、财务等任何一个方面,对企业都是一种巨大的考验。华瀛磷公司基于EXCEL服务器开发的ES-BSC绩效管理信息系统不单解决了自己企业的成果落地问题,同时也为管理咨询领域进一步扩大并深耕自己的市场积累了一项宝贵经验,堪称管理咨询服务领域的一笔财富。因为咨询机构的成果可以不再因缺少低成本、高价值的信息平台支撑而流于失败的尴尬。

二、系统功能概要

该绩效考核体系由三个维度组成,即业绩考核、常规性考核、360度考核。如果现在的绩效考核信息管理采用原始的“手工”方式进行表格分发、信息收集、数据计算汇总、结果分析。那么管理流程长、时间长、容易出错 ,对实际工作的指导就更难以保证。

通过ES-BSC绩效管理信息系统,可以实现网络协同工作,信息同步共享,通过表间公式进行数据的提取、汇总、分析,实现对绩效的实时跟踪与管理。

ES-BSC绩效管理系统是基于Excel服务器开发的一个系统。Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。

下图为该系统的登录界面。

 1、利用ES平台轻松实现业绩考核。

业绩考核主要采取量化考核,量化业绩指标以相对值评价的考核方式为主,指标采用完成率、控制率等比例数据进行评价,并剔除非可控因素,量化业绩指标中,需要进行过程控制的指标,在月度采集考核数据,在季度、年度以月度考核平均分确定考核结果;不需要进行过程控制的指标,在季度、年度直接核算考核结果。

(1)为避免在数据收集时做重复工作,增加不必要的人工成本,避免使考核变成为了考核而考核,我们制作了《主要业绩考核指标表》模板,逐一对指标进行分析,明确数据项与数据来源,以便直接从数据来源处读取数据。真正实现了所有数据信息单点输入,多点输出使用,使数据的准确性有了保障。

(2)考核主体通过认真填写上述表格后,在不同的生产报表或销售报表中,只要是经过相关部门确定的数据,绩效考核系统就会直接读出数据,按提前设定好的公式进行计算得出该项指标的考核分。各考核主体再对本部门主责的考核指标进一步审核剔除非可控因素后将《主要业绩指标考核审批表》报绩效考核领导小组审批。有效避免了人工重复录入和考核主体实际工作人员复杂的计算过程,在大大提高了工作效率的同时使公司各业务单元的信息资源进一步整合,做到了信息共享。

(3)待绩效考核小组各考核主体的上级负责人对考核分数签批后,通过表间公式将各项考核指标按照其不同的权重进行汇总,报总经理审批。如果需要,总经理可以看到整个绩效管理系统每一个细节,可以进行动态比较和实时监控,同时该系统安全、稳定了远程使用功能使工作不再受空间的约束,无论是在公司内外都可以通过网络在规定时间内将工作完成到位,确保经营活动正常进行。

2、月度常规性考核如何实现?

月度常规性考核为定性考核,由工作规范性得分、工作任务完成情况得分、合理化建议得分和被投诉情况得分和其项目组成。

 我们将不同组成部分分别做成不同的模板,《工作任务及完成情况考核记录单》适用于班长以

上管理人员及科室人员,通过在模板上定义工作流来完成该表的流转,每月的月底员工和自己的直接上级共同商定下个月的工作目标后,员工在系统内提交书写好的工作目标,直接上级审核签字后返还给员工,月底员工再对照本月工作目标的完成情况进行总结,直接领导对员工当月的工作情况进行考核评价后,由员工的间接领导进行二级审核。

在表单流转的整个过程中相关人员均可以看到表单流转的进度,及每个环节的完成情况。

员工所有的工作计划及完成情况都由一个个单独的EXCEL表格集成在了绩效管理系统中,每个人可根据自己不同的权限监督查看工作目标的完成情况。

对于日常工作性质属于按部就班的普通操作人员,则更适合对其工作的规范性进行考核,因此

普通员工更适合于《员工工作规范记录表》

每月员工的各项的考核成绩将在《员工常规性考核汇总表》中汇总,并将结果按不同权限反馈给相应人员,该表做为直接领导与员工绩效面谈及员工进行绩效改进的主要依据之一。

   3、360度考核怎么做?

360度考核顾名思义,每个人都要对自己的上级、下级、平级、有业务往来的内部客户用不同的考核指标进行背靠背评价打分。但做过这项工作的人都知道对于360度考核结果的统计、汇总是非常非常有难度的。因为每一个考核打分主体对不同层面人员的打分所占权重均不相同,而且再加上参与的人数众多,所以涉及到的需要汇总计算的数据就呈几何倍数增长。因此做360度考核是让HR非常头疼的一件事。

 为了使360度考核做到规范、客观、公正、统计分析便捷高效,我们在EXCEL服务器平台上先制作360度考核各项指标的评价模板,并将各项考核指标的定性语言描述、对应分值、权重等信息录入,

将员工最熟悉的的电子表格软件Excel作为主要的操作界面,把不同的评价表整合后做成“模板”,然后相关人员就可以在Excel中录入数据。如下图,就像操作一份普通的Excel文件一样。

在客户机上通过Excel(企业版还可以通过网页)录入的数据,都统一保存到服务器的数据库中。

 为了在评价的过程中维持考核评价的严肃性,我们在模板属性中做了考核表提交后便不可修改的设置。通过这一功能选项的设置使我们感受到勤哲EXCEL服务器强大的人性化功能。

同时我们通过对“模板”进行权限设置,所有的人都没有查阅权,提交信息后就再看不到相关信息,有效保证了信息安全。

  至于信息的加工,我们都知道Excel本身有着优秀的计算能力,通过在模板上定义“表间公式”,使得各种统计、汇总工作能够自动完成。

 该绩效管理系统具以下优点:

1. 提高数据准确性

手工录入,非常容易出错。采用绩效管理系统,通过表间公式保证数据是由计算机进行处理的,基本上可以排除人为错误的可能性。

2.提高工作效率

对于这套完整复杂的绩效体系,许多情况下许多数据如果要手工输入、计算以及调整格式。非常麻烦,效率很低。运用ES绩效管理系统,通过网络进行协同作业,可以通过表间公式,自动从其他部门的报表取数、计算,大大提高工作效率。

3.易于维护

随着市场的变化、技术的进步和管理的持续改进,都需要管理变革,管理变革的形式都会反映到考核系统上。由于在绩效管理系统中,不需要编程就能改变报表,因此,改变报表管理人员就能做,变化就会非常容易的得到反映。

4.易于学习使用

会用Excel,就会设计管理信息系统,不用编程,能快速进入工作状态。

简而言之,华瀛公司依然用熟悉的Excel做着自己熟悉的工作,但是背后的事情发生了变化:数据集中统一管理了,操作简单了,权限严格了,信息传递规范了,大量耗时耗力汇总统计工作自动化了,尤其是通过管理信息平台的建立使公司的管理思想真真正正的着地了,落到了实处,因为好多工作不通过信息平台来操作纸面的工作结果已不再生效,好多工作不按信息平台中业已设计好的规则办理就无法顺利通过!

为了充分发挥ES的强大功能,华瀛公司还在绩效管理系统的基础上对其功能进行了扩充,开发了人力资源管理系统,招聘管理、培训管理、岗位与人员配置管理等人力资源管理均可在ES中实现,并且按照华瀛的管理模式进行了自主设计。

从ERP进入中国后,我们有太多的企业因之而受益。但也有太多的企业因之而受损,在那些ERP失败的案例中人们曾总结出一条经验“上ERP找死,不上ERP等死”,不管有没有道理,但都说明了企业上ERP等管理信息系统的确是一条不寻常的路,因为有太多的企业上线的ERP成为鸡肋,弃之可惜用之受累。但通过一年多在企业管理实践中深度应用EXCEL服务器开发自己的管理系统,让我们感受到了软件业创新带来的巨大好处,起码信息化平台建设可以真正的和企业自身的管理完美融合了,平台上体现的真正是企业自己的管理思想了!

 

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