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Excel服务器助种蛋库存实现信息化管理

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一、公司简介及使用软件情况
  1.北京蓝风家禽养殖公司成立于2003年,注册资金500万元,是一家专业生产SPF种蛋、非免疫种蛋和低免疫种蛋的民营养殖企业,为全国各大生物制品厂供应种蛋和鸡胚,用于生产人用流感疫苗、人用H1N1甲流疫苗、人用禽流感疫苗和各种禽用疫苗等。现有职工120人,2010年销售额4700万元,成为同行业中的知名品牌。
  2.2010年公司接触到了勤哲Excel服务器软件,并在7月份开始进行信息化工作,由于勤哲软件的简单易学,适应性强等优点,公司在生产管理、流程管理、物料库存管理等方面顺利地实现了信息化管理。其中流程管理中包括如采购、销售、费用申请、费用报销等流程化对公司规范管理、提高效率帮助很大。并逐步向更多方面扩展。

3.在各管理系统中,尤以实现种蛋库存管理的信息化对公司影响最大,同时也希望能给同行企业在此方面以点滴启示,做出更好的系统用于实际生产,故将自已的点滴体会和实现过程介绍如下。


二、种蛋库存管理信息化的必要性
1.时效性要求
  种蛋的保存期间最长为7天,即从生产场产出到最终客户使用必须保证在7天之内,加上从生产场到公司库房和从公司库房到客户等两次运输还需一到三天的时间,所以供管理人员调配的时间只有1-5天的时间。
  不能及时掌握各种库存种蛋的信息,随时可造成万元以上的损失,种蛋因超期转为商品蛋出售。在每天滚动出库、入库的情况下,靠人工记录、统计、计算基本上是不能做到的事情(生产日期每批都在变化)。
2.细化管理要求
  蓝风公司每天生产和发货十几万枚到三十几万枚种蛋,并且分非免蛋、低免几大类和更多的小类,不同客户供给不同的生产单位生产的种蛋,不能有半点差错,否则生物制品场将无法使用。
3.简化工作量
  统计出各生产单位的种蛋,并且细化到各生产日期的数量各为多少,靠以往的统计异常困难,不能及时给予销售人员以准确有效的数据。因此,需要由计算机和管理系统协助实现。
4.统计报表、规范单据
  通过信息化管理,可以准确及时地统计出各种报表,打印规范的出入库单,并实现客户方要求的可追溯性。


三、种蛋库存管理信息化实现方案
  1. 编码方法
     1)选用条形码
        条形码可据实际需要选择不同的类型,一般14位的即可满足编码要求。
     2)条形码的编码原则
        将所要记录标识的信息总结分类,如品种类别、生产日期、生产单位等,每类最少需要几位数字进行标识,如何标识,并最终确定编码的规则。记录以备查,在EXCEL电子表格中制出标签数据模板,利用公式等工具自动生成标签数据。
     3)标签打印
        按照条形码的编码原则,用条码打印机打印条形码,并从EXCEL表格中提取数据。使用条码打印机的电脑在未购买正版条码打印软件时需要每月重做一次系统。
     4)标签的粘贴
        打印好的标签分发到各生产单位----不同的生产场区,由生产人员每天将标签贴在种蛋箱上。
  2. 数据采集
     出入库及盘点时用数据采集器进行扫码。

 3. 数据处理
     1)数据上传
        将数据采集器中的条码数据上传至电脑,保存为EXCEL电子表格格式。
     2)粘贴条码
        将上传到EXCEL电子表格中的条码复制粘贴到入库条码列中,并自行编写利于记忆的临时编号,如RK0409B,表示4月9日B场生产的种蛋的入库条码等,仅起到临时的助记功能,无实际意义,依个人习惯决定。粘贴条码后,依据编码原则方法,系统利用公式自动填写其余内容。

      

   3)库存操作

  下拉列表中选择自编号后,表格明细由提数公式自动填写,入库单号为自动编号,保存后即完成了入库操作。

  4. 实时监控
     1)管理人员可随时随地地查询当前库存情况,不用输入任何数据,表间公式自动将当前库存中各生产单位所生产的种蛋按不同的生产日期列出明细,以供决策和计算使用。

  

  

 2)种蛋库日报

每天自动填报种蛋库日报并保存,包括当日发生的单据明细、各生产单位的数量明细及期末库存等各种数据以备用。

5、 报表统计

动态的输入起止日期、出入库类型、关联单位等信息后,系统自动将满足条件的数据填入表中,并可通过点击单据号直接连接到此单据以查看明细。

6、单据打印

在出入库单的下拉选项中,选择要打印的出库单号后,表间公式自动将客户名称及出入库单明细填齐,即可打印。并实现了可追溯性。

四、小结
以上介绍了蓝风公司在实现种蛋库存管理信息化的过程,按如下步骤实施:
编码 -- 打印 -- 标识 -- 数据采集 -- 处理 -- 实时监控 -- 报表统计 推而广之,很多企业均可据具体情况将繁杂的库存管理工作实现信息化。

 

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