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用勤哲Excel服务器做物资采购管理系统

详情请咨询:刘丁,QQ:2377298534,电话:15652289126

山东广电网络有限公司是经山东省省委、省政府批准,按照现代企业制度建立的省属国有重要骨干文化企业。目前已全面完成全省市、县、乡三级整合,总资产达137亿元,拥有32万公里传输干线和2000万户有线电视用户,用户数量和经营总量位居全国第一。作为山东省信息产业的主要力量之一,公司主要负责山东省境内有线广播电视网络建设、开发、经营和管理,及有线电视节目的收转和传送,以传输视频信息和开展网上多功能服务为主业,并向产业链的上下游渗透,形成了多业务并举的产业化发展模式。济宁分公司是其下属济宁地区的分公司,负责整个济宁地区的所有业务。

因为有大量的网络建设项目,所以需要大量的物资采购。为了提高工作效率,坚持采用集中采购策略。每月初县市区集采人员收集本地区的下个月采购物资计划,然后将其上报到市公司技术部集采 组生成下月十二县市区集采物资的汇总表,提供给领导审批。领导审批后,集采部门根据公司要求在中标的供应商中最终确定每项物资的供应商,对其下订单。并同时生成每个地区的集采物资,供应商,商品价格表,该表再返回给县市区采购部门以及财务部,为以后财务结束留底。最终在将所有采购信息输入到“大物流仓储”系统中,在此系统中走完剩余流程。

以前计划上报及执行表制定都是通过单独的电子表格或纸质文档传递实现的,需要专门的人员来跑这个流程,才能实现把所有的单据归档。在这期间各县公司还要经常进行所需物资器材的变更,由于物资品种众多,提出的变更需求又是过于随意,造成沟通成本过高,效率低下,流程不顺畅。为了从根本上解决这些问题,市公司技术部利用勤哲Excel服务器,进行了二次开发,完成一套集采系统,Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台,它的作用是帮助我们“建立适合需要的管理信息系统,实现管理的信息化”。信息系统的目的是,“让合适的人,在合适的时候,得到合适的信息”。使用这个系统的通常不是一个人,而是组织内各个岗位上的人,他们有不同的职责和对信息的访问权限。运行界面如图1所示:

图1 运行界面

由于集采所涉及的每类物资的型号参数不同,无法直接在一张表中实现。一期工程中采取了一种物资一个表单的方式实现。所有项目填写完毕后,再生成一张该地区的汇总表。如图2所示。该汇总表打印后,盖对应分公司的公章,送市公司技术部归档。

图2 每个县公司对应一张表格

市公司根据所有县市区填报表格使用系统生成汇总表,如图3所示。该表直观显示出下月整个公司的采购计划。该表在软件系统存档备用。

图3 汇总表

然后在为每个县市区生成集采物资,供应商,价格汇总表,归档备用。以后财务报帐对帐等都需要使用。使用Excel服务器的“列表选择数据规范”功能,根据物资名称与型号,自动匹配到供应商列表,选择后,自动填写该物资的供应商,单价等信息。大大提高了工作效率,如图4所示。

图4 自动匹配功能

最终得到图5所示报表(关键部门已经遮盖)。目前“商家价格列表”数据规范还在持续添加过程中。未来将会把物资编码加入,该编码来自“大物流仓储”系统,将来可通过该编码实现两个系统的整合使用。

图5 物质采购计划执行表

另外使用Excel服务器本身的权限管理系统,确保每个县市区的用户只能看到自己地区的信息填报;市集采人员只能操作各种汇总表等。以及超过填报日期系统自动锁定报表,不再支持该月集采数据的修改等。

目前一期工程已经使用。二期工程在设计之中。虽然是二次开发,但是软件的效率与用户使用便捷度来自好的设计思想。该系统在制作过程中,多次修改了具体的实现方案,选择使用更高效的实现方式。目前规划二期工程中,使用VB脚本将所有物资填单放到一张表单中,对于某物资的型号选择,使用弹出对话框的方式进行多个参数的选择工作,选择确认后,将全部参数组成最终型号字符串填入到单元格中,从而提高填报效率。

 

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