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勤哲Excel服务器用于物业收费的案例

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河南信阳荣业物业管理公司是当地一个老物业管理公司,所管理的住户有近3000户。该物业公司不仅要收物业管理费,还代收水、电费。公司至成立一直采用手工收费,收费的程序是这样:把每一个业主建立一个登记簿(大笔记本)。其中记录业主的基本信息,每月当抄表人员把各住户的水电数字抄完后再登记到该记录簿中以便收费人员收费时翻查,对于每一个交费的业主,财务人员需要根据业主自报的楼号、单元等信息去找相应的记录簿,翻查,用计算器计算该业主该交的费用。由于效率低,每月收费高峰时业主排队交费。工作人员的劳动强度也很大。

2009年公司拟采用电脑收费,开始是委托专业的公司、用友的软件。但由于不能有效的和业务人员沟通、所提供的功能无法满足该公司的业务实际需要,电脑收费一直未能实施。2010年该公司采用勤哲Excel服务器。由公司内人员自行设计,在勤哲公司技术人员的指导下根据需要不断修改、完善。目前该软件已运行近一年。效果逐步显现。现将该物业公司使用勤哲软件的具体做法介绍如下:

1、首先用Excel表格建立《业主基本信息表》,该表的作用及重要性无需多说,是重要且必须的。要强调的是该表的完整性和准确性是非常重要的,这决定着下步工作的顺利与否。

  

2、接下来是设计《每月水抄表》和《每月电抄表》。该表的作用是登记每月各业主水电多少,相当于手工开票时把当月各业主水电数登记到记录簿中这一环节。所以每月都需新建一张表

水电抄表分开是根据实际的需要。因为抄表人员抄表时是分开抄也分开记录,且不能改变抄表人员的使用的记录本,也不能改变其工作方法和习惯。仅仅是在原抄表本上为每户加一个编码。如果是一张表,当输入当月电表数后,需要再来回查找该住户再输入当月水表数。其效率可想而知。若将其分开就可解决这一问题。现在抄表人员每月只需建立这两个表。然后输入水或电时,对于每一个业主只需输入一个编码、一个本期数,其它自动提取、计算。

3、设计《物业交费登记表》。该表的作用是登记汇总业主物业管理费的交费情况。物业管理费是根据业主的建筑面积收费,业主进住有早有晚,交费可每月一交,也可半年一交,每次交一年可优惠一个月。所以每天都有可能交费,时间不一。所以该表仅需一次建立,业主交费后立即会更新相应数据。该表中业主“物业费交费截止日期”信息可供其它表提取使用。

4、设计《水电交费》、《物业管理交费》。这是业主交费时开具给业主的凭证。这两个表分开设计是根据业务的需要。

 先说《物业管理交费》表,该表简单,收费时只需输入业主门牌号、交费截止日期、月数及单价。上期交费截止日等全部自动显示或计算。单价可变是因为不同的使用性质和建筑类别收费不同,在门牌码中既可看出。交费月数可变是因为有优惠,交费起止日与月数不一致。该表在交费时提取《物业交费登记表》中的“交费截止日期“,存盘时会刷新《物业交费登记表》中的“交费截止日期”。

再说《水电交费》,该表是每月使用最多的一个表。当输入门牌码后要显示如下信息:业主名、上期水表数、上期电表数、当月水表数、当月电表数、当月水电实际数,电倍率,水电单价因不同需要手工输入。此外还要显示该业主物业费交费截止日期、上期水电是否交费、上期余额(业主留存的金额)、本期应交费。输入本期实际交费后自动计算本期余额。该表存盘后数据回写到《每月水电交费统计表》。

最后设计《当日水电交费汇总表》及《当日物业交费汇总表》。

以上这些表基本上完成了全部交费所需的流程和表格。实际工作中有一户多表的情况,且编号不能相邻。若要查找某个业主全部信息,采用的是用Excel表做一个《业主信息表》,将该Excel表放在电脑的桌面上,利用Excel的筛选功能可迅速查找所需信息。

 实践证明物业管理及收费用勤哲的软件是可行的,适合管理人员自己根据业务的需要灵活的设计自己独有的程序。

 

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