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勤哲Excel服务器实现项目预算管理系统

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一、公司简介

      我公司是一个致力于环保固废、污水、资源化综合利用等领域的设计开发、生产制造、工程总包及提供运营服务的“中国环保产业骨干企业”,在工业危险废物、大型医疗废物、城市生活垃圾、防化危险品、污泥、餐厨垃圾、有机废液焚烧处理领域,形成独特的核心技术,创造了多项国内“第一”。公司承建的项目内容包含土建、设备采购、设备安装、技术服务等,项目分布在全国各地。

二、项目需求分析

由于项目大小不同,项目实施和建设周期不同,有的项目几个月就完成了,有的项目需要几年才能完成。这些项目常常在建设过程中,需要修改设计方案,所以项目预算会经常发生修改。为了管理好各个项目的预算,公司希望有一套信息化管理系统来管理项目的预算,希望能够追踪项目预算的支出情况,能够随时了解项目预算的概况,能够实现对不同版本的预算的分析,能够随时了解项目的效益情况,结合这几个要求,我们考察了几个软件供应商的方案后,觉得都不甚理想,综合各方面的因素考虑,最后我们决定选择了Excel服务器这个开发平台,自己开发。

三、项目构架

      根据公司的项目预算管理制度和实际的管理要求,经过和各个业务部门充分沟通后,按照预算执行的流程,将预算管理系统的分成6个主要的模块:项目基本信息登记模块,项目预算申报和审批发布模块,项目预算调整申请、审批模块,项目预算调整申请、审批模块,项目预算使用登记模块,预算支出审核模块,项目预算分析模块。这六个模块体现预算在项目执行过程中的事前计划,事中控制,和事后分析的作用,让预算在项目建设过程中起到纲领性的作用。

图1 :预算控制流程图

图2 :软件功能构架图

四、各个模块主要功能简述和基本设计思路

1、  项目基本信息登记
这个模块主要是各个部门根据销售合同,填报项目的基本信息,其中有三个关键字段,项目编号,项目名称和承建部门是非常重要的信息,一般这个登记表被审核发布后,就不能随意修改了。另外还有一些为了软件功能需要设置的隐藏字段,例如项目预算当前最新的版本号,各类预算的填报标志等。

图3 :软件总体界面


图4 :项目基本信息登记表

2、  项目预算申报和审批发布
项目基本信息登记完成后,由审计部确认后发布。项目信息发布以后,各事业部的预算员就可以在这个模块里填报预算了。根据我公司对预算管理的要求,将预算分成6大类,设备采购预算,外包服务采购预算,技术服务外包预算,项目综合管理费用预算,税金及附加费用预算和项目收入预算。这六大类预算分别由六个不同的模板来完成,其中综合管理费用包含的明细科目非常多,由人员工资,分摊的设备折旧,分摊的水电费,差旅费,交通费、会议费、制造费等等几十种,并且由于财务报表管理上的要求,需要将管理费用预算、税金及附加预算和收入预算要将每一种费用预算拆分成四个类别:设备采购、土建、设备安装和技术服务,这三类预算如果用一般的重复数据项来设计的话,会有100多项预算数据,将来做数据分析的时候,提数公式将会超过数百个,所以这个模板我们用二维表交叉表来设计,很方便的解决了字段多,提数麻烦的问题。另外为了防止一个项目同一类预算被多次填报的问题,在项目基本信息登记表中设置了隐藏的填报标志,如果该类别的预算已经填报,则不需再次填报了。填报的预算数据,提交经过审核后,由审计部发布,发布的预算数据将被用于后续的预算控制,同时,预算数据被锁定。

图5 :交叉表

3、 项目预算调整申请、审批
由于种种原因,项目经常需要调整预算,所以按照对应的6类预算,做了6类预算调整单。预算调整单上有版本标志,作为后续的预算版本分析使用。预算调整单经过审批同意后发布,该数据就可以作为后续预算控制的数据了。

4、  项目预算使用登记
我公司所有项目的预算支出都要有OA审批的合同作为必要的依据,所以我们在OA系统和预算管理系统之间做了一个接口,将项目的预算信息同步到OA系统中,在OA中发起合同审批流程时,必须在审批单上选择项目预算的基本信息。当OA流程到达盖章环节,由公章管理员将合同登记的基本信息录入预算管理系统,其中就有项目预算项的支出情况,同时生成合同管理台帐。

图6 :合同登记

5、  预算支出审核
项目预算支出时的审核工作,按照我们公司的管理制度是由财务部控制的,财务部的财务人员在合同审批流程中有一步是预算审核,就是要确认项目的预算项是否还有预算额,为此我们给财务人员做了一个模板,财务人员可以查询自己主管的事业部的项目预算剩余情况,为了保密起见,财务人员只能查询他主管部门的项目预算,并且只能单项查询,只能看到预算余额情况,看不到预算额。

图7 :角色权限设计

6、  项目预算分析
这个模块由多张报表模块构成,分别提供给不同的部门和不同的领导查阅预算的执行情况。例如项目预算效益分析,预算版本分析,预算调整情况分析,预算执行情况分析,项目管理费用分析,等等。可以根据需求,随时添加不同的分析报表。

图8 :预算分析

图9 :交叉表提数公式

五、总结

勤哲Excel服务器这个开发平台,功能强大,好学易懂,真正可以做到懂业务就可以开发信息化管理系统的要求,特别适合个性化需求比较多信息化管理项目。特别需要强调的是勤哲官网提供下载的视频教程非常给力,配以免费下载试用的这种销售模式,让用户充分了解产品特点,再决定是否合适购买,打掉了用户的顾虑,这种营销模式我想是基于公司对产品充分自信的基础上的。

我们这个项目管理系统刚刚开发完成,还在测试过程中。开发过程中勤哲软件的技术支持人员张工给予了很大的帮助,在此一并感谢。

 

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