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浅谈用勤哲Excel服务器自主开发软件促进设备管理工作信息化

详情请联系: 张振洲,qq:1143654467,电话:15810146291

摘要:在传统的设备管理工作中,各种信息的传递和共享,主要依靠QQ、捷时通和电子邮件,管理手段落后,管理效率低下。为了让设备管理人员从大量的事务性工作中解脱出来,集中精力于必须由人解决的问题,将数据和信息的处理交给计算机软件系统,设备管理部经过长期的摸索、试用,自主开发了一套设备管理软件系统。本篇论文介绍了设备管理软件开发中的难点问题,设备管理软件可以实现的功能,设备管理软件的特点等。设备管理部利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术,通过对现有信息资源的深度开发和广泛利用,促进了设备管理工作的信息化,从而不断提高设备管理的水平,为公司的发展保驾护航。

关键词:开发 软件 设备管理 信息化

在传统的设备管理工作中,各种信息的传递和共享,主要依靠QQ、捷时通和电子邮件,管理手段落后,管理效率低下。设备管理用的各种表单和流程虽然进行了规范,但是这些还主要依靠人来落实,没有辅助工具来制约,因此在日常工作中,设备管理人员的大部分工作时间都要进行数据的收集、传输、统计、汇总,设备管理信息主要依赖于手工管理。

为了解决上述问题,为了让设备管理人员从大量的事务性工作中解脱出来,集中精力于必须由人解决的问题,将数据和信息的处理交给计算机软件系统,设备管理部经过长期的摸索、试用,自主开发了一套设备管理软件系统。该软件是以“勤哲Excel服务器”和“SQLserver”为平台,以微软EXCEL为填报界面的管理软件。该软件以落实管道局各项设备管理制度为出发点,结合管道局内控体系和公司各项管理制度的具体要求,以实现设备管理的信息化为目标。

1、设备管理软件开发面临的难点问题

1.1建立设备管理软件的组织、角色和用户

设备管理软件建立的目的是,“让合适的人,在合适的时候,得到合适的信息”。使用这个系统的通常不是一个人,而是从事公司设备管理工作的各个岗位上的人,这就需要在软件中,针对不同的职责设定不同的访问权限。在设备管理软件中需要定义组织机构、角色和用户。其中组织机构就是我们通常说的部门划分,角色代表不同的职能,用户是能实际登录到系统,进行操作的人。每个用户属于不同的部门,拥有不同的角色,从而具有不同的信息访问权限。下图为设备管理软件中的用户列表。

1.2建立组成设备管理软件的一个个“模板”

设备管理软件中包括的各种各类信息,它们有业务单据、有统计报表、有卡片、台账等等。这些信息需要集中存储、多人共享、合理流动、综合运用。所有各类需要管理的信息统称为“模板”设备管理软件就是由一个个模板组成。简单地说,“模板=表样+填表规定”,针对每类需要管理的信息,我们都设计一个“模板”,用来规范这一类信息如何填报、如何存储、如何在不同岗位间流动、如何计算、如何与其它信息互相参照等等。

1.3定义各“模板”之间的表间公式

为了可以充分利用各模板之间的数据,可以使相同的数据得到充分的利用,需要对“模板”中涉及到的计算、统计方法进行规定,这种规定称为表间公式,表间公式使各“模板”之间建立相互关联,从而实现数据的自动统计,自动填报。

1.4建立人们熟悉的Excel表格操作界面

Excel表格是十分常用的信息处理工具,人们很熟悉Excel表格的使用,也习惯于用Excel表格处理自己的日常工作。设备管理软件系统需要建立的操作页面要像Excel表格操作界面一样,在使用时,就像操作一个普通的Excel文件一样,人们没有陌生感,操作很容易掌握,从而大大降低信息系统的实施难度,提高信息化的成功率。

2、设备管理软件可以实现的功能

设备管理软件系统主要实现设备管理数据共享、规范管理流程、统计报表自动生成三大主要功能。

2.1设备管理数据共享

建立了公司基地通讯录、项目人员通讯录、设备管理人员通讯录,方便各级设备管理人员进行沟通。

建立了设备外租供应商数据库,方便施工现场租赁设备。

建立了设备供应商售后人员数据库,便于联系售后人员解决设备使用过程中出现的问题。

建立了管道局设备管理制度和公司各项管理制度数据库,为设备规范管理提供制度支持。

建立了公司特种设备操作人员和局设备操作手数据库,便于施工现场监督持有效证件上岗。

建立了境外项目设备集港数据库,便于查阅和规范今后设备装箱单的制作。

建立了管道局内部租赁价格数据库,规范公司各设备所属单位租赁费的收取。

建立了附属设备数据库,管理随设备资产附带的小型发电机、弯管机胎具、测量仪器等附属设备、部件管理。

2.2规范管理流程

主要规范设备资产管理、维修管理和租赁管理的流程。

设备资产管理:实现设备计划申报、设备招标、设备合同、设备付款、设备验收、设备资产调拨、设备报废申请、设备报废处置全过程管理。

设备维修管理:实现设备维修技术评审、维修改造计划申报、维修改造计划审核、维修改造合同签定、外委维修付款、维修资料管理等功能。

设备租赁管理:实现了设备租赁台班费收取、境外项目转折旧、外租设备管理等功能。

2.3统计报表自动生成

设备动态报表:根据填报设备出厂单、回场单、公司项目信息实现了自动修改公司每台设备的位置信息,通过EXCEL数据透视表实现动态报表自动生成,无需各公司基层单位填报动态报表。

设备信息统计:自动统计公司所有、各设备单位设备数量、资产原值、净值、新度系数等数据;按照设备所属单位、设备名称、规格型号、存放位置自动统计分类统计设备信息。

设备成本统计:自动统计公司、项目设备使用成本,自动统计外委维修费成本,按申报数量、金额自动统计公司购买设备配件信息。

设备租赁费收入统计:统计公司所有折旧和租赁费收入;按照单位、设备类别统计折旧和租赁费收入。

3、设备管理软件的特点

3.1各最终用户分权限使用软件

通过应用“勤哲Excel服务器”软件平台的“管理控制台”功能,可以很方便地定义设备管理软件系统中的组织机构、角色和用户,可以实现逐级分权限管理。

3.2使各项工作规范化、标准化

设备管理软件系统中包括日常工作中需要用到的各类信息,它们有业务表单、统计报表、台账等。在本软件中,将这些信息设置为标准的“模板”,日常工作中需要做的工作都通过软件来做,由于每个人所填报的模板是统一的、标准的,所以使得各项工作更加规范化、标准化。

3.3各类信息根据需要自动统计、汇总

同样的一个标准“模板”,由不同的最终用户填报了N条数据,此时只需应用本软件的汇总功能,即可将这N条数据统计汇总在一张表单中,节约了时间,同时避免了统计汇总过程中出现的误差。

3.4不同的标准模板间可实现相互参照

同样的信息,只需要在一个模板中录入,其他模板可通过软件的“表间公式”功能提取这个信息,在新的模板中使用。使得同样的数据可以用于多个表单,不需要重复录入,从而实现数据库信息共享。

3.5软件操作简单和不增加管理人员负担

设备管理软件系统是以Excel表格为操作界面,在使用时,就像操作一个普通的Excel文件一样,人们没有陌生感,操作很容易掌握,所以很快就能上手,降低了最终用户对于新系统的学习成本以及由此而来的不适应和抵触,从而大大降低信息系统的实施难度,提高信息化的成功率。软件系统使用的所有的模板都是管理人员日常工作中需要填报的表格,使用了勤哲Excel服务器这个平台后,就不需要填报统计报表,报表由需要的人员定制并自动生成。

3.6完全自主开发

设备管理软件系统从功能需求,到开发过程,到后期维护完全由公司设备管理部自主进行,不依赖于其他软件公司。由于软件平台的开放性,在使用过程中,可根据实际情况(制度更新、领导要求)及时改变,迅速调整,从而使得软件系统可以一直适用于实际工作需要。

设备管理软件的研发和应用,使设备过程管理有效集成,实现设备管理信息共享,建立了设备管理数据仓库,主要设备信息实现了数字化并能够及时获取、充分共享,为今后信息深度利用打下坚实的基础,为公司的生产经营提供了信息化支撑。

4、结论

目前设备管理软件已经开发完成,已经在日常的设备管理中进行应用。数据和信息的处理已经由计算机软件来完成,工作效率至少提高30%,并且极大地降低了数据处理工程中的错误。

设备管理部利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术,通过对现有信息资源的深度开发和广泛利用,促进了设备管理工作的信息化,从而不断提高设备管理的水平,为公司的发展保驾护航。

 

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