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OA办公自动化管理项目总结报告

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一项目的背景
随着数据时代的来临,工厂精细化管理更加深入,在此背景下,人资部关于使用勤哲服务器建立木制事业部办公自动化的项目就十分有必要。经过近一年的工作,项目也接近完成,将项目做以总结,对以后软件的使用和项目的继续深化就十分有必要。
二项目的内容
OA办公自动化管理项目一共完成了人事管理模块、合同管理模块、考勤管理模块、招聘管理模块、离职管理模块、生产工具管理模块、固定资产管理模块、刀具管理模块、办公用品管理模块、宿舍管理模块及附属的汇总查询等。共制作了220多个模板,定义了3000多的数据项,制作了近百个的数据下拉和列表菜单,设计了20多个自动编号方式,设计了400个左右的表间公式和表内公式。在加上各种基础数据的录入,已经基本完成立项书的前三阶段,第四阶段也在测试期。另外项目之外的固定资产系统,宿舍管理,刀具管理也已完成。综合在一起OA办公自动化管理软件已经是一个相对成熟的软件,在某些方面也很有创新。
(一)将人资部的程序数据化,流程化基本上做到方便查询,方便汇总,数据不在分散,数据安全性也有一定的保障。人资的流程也教清晰、明确。
(二)将数据平台化,打破信息孤岛,使各种基础数据更好的为各部门服务。比如将工具领用与岗位结合方便物控部对工具的管控,将办公用品领用与申购结合方便更准确的决策。目前项目所完成的各模块都不是独立的系统,而是以内在逻辑关系联系在一起。具体的关系见下图。

图1,各人资模块关系图


图2,各模块关系图

下面将分模块说明项目完成的情况(各模块的详细填报及使用方法见《OA办公自动化管理项目使用手册》)。
(一)人资模块
OA办公自动化管理项目一共完成了以下几个人资模块
(1)招聘模块,行政员工招聘(含储备干部)、实习生招聘系统、雇佣工人招聘。
(2)加班请假模块,包含请假流程、加班申请流程、员工调休假记录查询、员工请假加班查询统计。
(3)晋级晋升模块,
(4)员工转岗模块,含雇佣工人转岗模块
(5)离职模块,含离职申请、离职面谈记录、离职员工在职期间评估表、离职信息记录表、调出人员(鸿扬内部转岗)信息记录表。
(6)人资档案信息管理系统
(7)薪酬模块,目前该模块已建立完毕,(还需测试一段时间,距离正式使用还需一段时日)。
(8)档案管理包含,员工档案信息表,合同签订提醒,社保办理提醒,社保档案
(二)办公用品模块
办公用品领用系统,办公物品系统使用较好的系统,从物品分类设置、物品编码设置,到入库单、出库单、月度盘点表、库存管理、安全库存提醒,再到数据汇总查询,都比较完善(填报方法见《OA办公自动化管理软件使用说明》)。目前已经可以随时按照时间、部门等统计部门费用和按照时间统计采购费用,而且这些数据已经和申购单模块融合,对判断是否采购物品有了数据支撑。

图3 按部门、时间段、物品名称等条件查询

图4按时间条件查询采购单费用(对每年的办公费用,可以直接查询

图5办公物品与申购单融合

图6申购单点击之后的查询情况(也可以和以前年份同期的费用做比较)
(三)宿舍管理系统
根据宿舍系统能清除的知道目前每个宿舍住几个人,还余几个床铺,并且和人资模块(比如离职、入职)结合,能及时的调整宿舍入住的人员。水电管理还在和工资系统一起在测试中。


图7宿舍信息表

图8宿舍异动管理(和人资流程结合)
(四)生产工具领用系统、刀具领用系统
工具模块和刀具模块由物料单,岗位工具对应单,岗位刀具对应单,工具领用单,刀具领用单,工具领用查询等组成,各模板之间的关系见下图

图9工具领用系统各模板关系图
工具模块主要解决解决的了如下几个问题,
将工具领用与人资部岗位等信息结合、将岗位与可领用工具结合,对车间师傅可领工具的范围,根据岗位信息有了清晰明确的界定,超过范围则不予领

图10工具领用单

(2),领用信息又与工资系统结合,将未退还工具扣款也纳入了人资离职流程。
(3)对工具领用的检索做到十分的便捷。

图11工具领用查询
目前存在的较多的问题是因为人资部的转岗入职等手续的延迟,致使员工无法领用工具。
目前刀具也在系统中做了管控,而且对信息的输入根据物控部的要求做了特别的优化,基本上做到了录入单据的时候不用打一个字,更快捷方便。

图12刀具领用单

(五)固定资产系统
固定资产项目为OA办公自动化管理项目立项书之外的项目,也是使用较好的系统,系统包括固定资产信息表,资产存放地点目录、资产分类目录,资产编号目录,资产启用流程、资产维修登记、资产异动登记、资产(按地点,按保管人员,按部门等)查询等。所包含的模板信息见下图

图13固定资产系统包含的模板信息

图14各模板关系如下图

固定资产管理系统是按照财务的要求,综合OA办公自动化管理软件的特点对固定资产管理业务进行梳理和重造,在几个特别的业务流程的中有独特的设计和创新。资产管理系统,具有检索迅速、查找方便、资产定位准确等的特点,能够极大地提高资产管理的效率,也为工厂资产管理科学化、流程化提供了支撑。
几个创新的设计,将平常维护、维修信息和资产信息连接,在固定资产目录下能查询到资产维修保养等的信息。

图15固定资产信息表


图16,固定资产信息表点击后资产维修记录的效果
(二)将资产信息与固定资产报废,资产维修配件申购连接,在资产报废和申购配件中可以查询固定资产的详细信息及维修记录,更方便的为资产的管理提出依据。

图17 申购单与固定资产信息的融合

图18申购单点击之后的效果
(三)检索查询的简单,使得离职人员资产交还等以前做的相对薄弱的环节,变得非常简单。

图19, 固定资产按照各种条件查询
资产管理系统的意义就在于可以通过采集固定资产日常工作中所产生的各种原始数据,根据资产管理的要求,通过智能化分析数据构成,建立程序化、制度化的资产管理系统。本系统已经初步实现了这个意义。
(六)申购单
该模块还仅在公共事务部使用,该模块在办公用品管理系统和固定资产系统中已经有了说明,不在此论述。
三.总结
勤哲软件是一款很好的平台工具,可以根据公司需求,自己开发模块功能,包括:人事管理模块、合同管理模块、考勤管理模块、招聘管理模块、离职管理模块、生产工具管理模块、固定资产管理模块、刀具管理模块、办公用品管理模块、宿舍管理模块及附属的汇总查询等,更好的适应企业发展以及需求的变更。

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