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浅谈勤哲Excel服务器系统在鸿兴食品的应用

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东莞市鸿兴食品有限公司,成立于一九九六年,占地面积达两万多平方米,位于穗港经济走廊的中枢,毗邻松山湖高新科技产业园,是一家专业生产沙拉酱、豆制品、樱桃类、发酵糠、番茄类、果酱类、花生酱、风味酱、奶制品及各种餐饮、烘焙调味品的现代化民营科技企业。
公司建立了完善的管理体系,通过了HACCP食品安全管理体系和ISO9001质量管理体系双体系认证,是国家标准化良好行为(GSP)AAAA级企业,是经CIQ备案的具有国家出口食品资质企业,是北京2008年奥运会指定的食品供应商。2008年,“百利”红腰豆荣获“广东省名牌产品”荣誉称号;2012年,“百利”商标被授予“广东省著名商标”荣誉称号。公司注重“诚信经营”理念,始终把诚信建设贯彻于整个工作中,坚持“靠优质品牌树形象”,公司多年来被东莞市工商局评为守合同重信用企业。

一、 结缘勤哲ES
1. 本人在鸿兴食品从事管理会计工作,由于工作需要,经常与大量数据打交道,也接触过一些数据管理软件。在日常工作中,主要用到的数据管理工具有以下三个:
1) ERP系统:REP软件是一个集成的模块化的系统平台,主要解决企业运营中的大量业务数据,比如财务管理中的各种凭证、账表,供应链管理中的各种业务表单和分析报表等。ERP的优势是能在通用的业务模式下对大量业务数据进行标准化的收集和处理;缺点则是模块功能相对固化,难以经济便捷地满足个性化的数据需求。
2) OA系统:OA系统重点解决的是无纸化办公的问题,即在工作中尽可能用电子信息取代原始的纸质数据信息,其作用主要在于改变了传递信息的媒介,而非对数据信息的加工和处理。OA可以让日常工作中的流程传递、信息沟通变得很简便,但在面对海量业务数据方面一般的OA系统是乏力的。
3) ERP和OA是目前公司应用面比较宽的数据管理工具,除此之外,公司偶尔也会引入有一些为实现特定功能专门定制开发的软件系统;
4) 除开以上的集成化数据管理工具外,日常工作中自然也离不开万能工具——EXCEL!EXCEL的强大功能及亲和的界面使它在数据应用领域几乎无处不在。然而,EXCEL虽然功能强大,也几乎人人都会用,但在处理和存储大量数据时,一般的EXCEL文件的稳定性和系统性是一个难以克服的问题。
2. 鸿兴也比较早地引入了用友U8和通达OA等数据管理系统,而在这些数据系统之外,还有大量个性化的数据信息以较为零散的非系统的方式运行着。比如各部门编制的各种Excel表单和Word文档。随着公司的发展,这种传统的数据管理方式已经无法满足公司进一步发展的需求,在某些工作领域,数据管理的滞后直接制约实际工作的提升。在这个背景下,公司从2014年开始选型,最终选择了勤哲Excel服务器。
二、 ES在鸿兴的重点应用简述
1. 销售分析模块:鸿兴公司是一家以生产和销售调味品为主业的企业,销售渠道以流通为主,营销网络遍及全国各地,每年的销售数据达几十万条之多。公司非常注重对于销售数据的分析和挖掘,定期对销售数据进行分区域、渠道、品类、客户等多维度分析。在引入ES系统之前,销售数据分析工作主要由销售数据员将ERP的销售数据输出为EXCEL文件,然后进行一系列数据处理和加工,最后得到领导需要的报表。由于报表体系较为庞大,每个月的销售数据分析通常需要一周左右才能完成。并且,随着公司的不断发展以及市场行情的变化,公司每年都会要求做一些新的分析报表,需要用海量历史数据进行对比分析,销售数据分析人员往往感到力不从心。在引入ES系统后,我们针对销售分析开发了一系列的模板应用,大大减轻了数据员的工作量,并且数据是以统一的标准样式保存在数据库里面,随时可以调取,既安全又便捷。这样一来,月度数据分析工作由原来两个人花一周时间才能完成,变成了一个人用一天就能完成,效果立竿见影!并且,有了ES作为后盾,一些以前想做而做不到的复杂的数据分析报表也得以实现,销售数据在公司经营决策中的作用也越来越凸显出来。
2. 产品管理及成本核算模块:鸿兴的产品线比较宽,涉及十多个品类几百个品项。在实际工作中,我们需要实时跟进所有产品的成本变动情况。在应用ES系统之前,产品成本信息比较零散,维护难度比较大,时效性比较差。后来,我们在ES系统中构建了轻便灵快的标准成本体系,包含产品配料信息、配料和产品地关联信息、包材信息、原材料价格等数据,能便捷地对每一个品项进行标准成本核算和报价工作,直接输出美观大方的产品成本计算表。
3. 生产绩效薪酬模块:由于鸿兴的产品品类较多,生产车间也比较多。在应用ES系统之前,各个车间都有自己的薪资核算方法,甚至有些车间的薪资核算方法只有个别人才了解,月度薪资核算时,各车间的组长主任忙成一团,零散的数据源以及多样的薪资表单加大了财务核算工资的难度。为了解决这个问题,我们统一了生产系统的薪资计算方法,并且在ES中专门开发了生产绩效薪酬模块,由车间统计员工每日出勤和绩效,由财务和仓库提供每月车间完成的产成品信息,生产部薪资核算员定期生成各种薪资计算表单报财务部审核。这样一来,薪资核算成了标准化的程序,不管有多少车间,都可以复制这个标准。
4. 公共流程应用:除了上述的几个重点模块以及其他一些部门级数据应用之外,ES系统在鸿兴还有一类较为特殊的应用,即跨部门协作流程。在实际工作中,有一些常规工作需要多个部门进行协作办理,通常情况下,这类工作往往被定义为工作流,放在OA系统的框架内实现。虽然OA能便捷地实现流程传递,但是OA的文件内容往往以文本为主,难以对大量数据进行汇总分析。在ES系统应用后,我们根据业务需要,逐步在ES中增加了一些公共流程,比如样品试用评价、包材变更评估、不合格品处理及改善通知等一系列跨部门协作的应用,每个流程表单既是工作流,又是数据流,取得了不错的效果。
三、 ES在鸿兴的未来
ES系统在鸿兴的应用才刚刚起步,就已经给我们太多的惊喜,也让公司的数据管理水平得到了很大的提升。现在,ES系统已经越来越成为我们工作中的好帮手,相信随着我们对它的了解的深入,它会给我们的工作带来更多的便利,为公司创造越来越大的价值。

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