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勤哲Excel服务器—CRM

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一、系统功能图

二、系统流程图

下面,以各部门分工情况来说明该系统的操作步骤。

三、各模块操作说明

(1)、客户管理模块:

(1)“客户信息表”登记着本公司的现有客户。

在我的工作台中点击“客户信息表”—新增,填写一份客户信息表。

注意:“单位名称”为必填内容,如果为空,那么保存时系统会弹出提示对话框;

“首次联系时间”和“最后联系时间”与“联系记录”报表中的联系时间是有对应关系的,由表间公式从“联系记录”报表中提取得出。

大部分字段内容都可以从下来列表中选择。

(2)“联系人资料”中记录着相关公司对应的联系人。其中“单位名称”和“联系人姓名”为必填内容,如果为空,那么保存时系统会弹出提示对话框。

(3)通过“联系记录”可以反映出对客户的跟进情况。其中“联系时间”,“单位名称”和“联系人姓名”为必填内容,如果为空,那么保存时系统会弹出提示对话框。

填写联系记录时,“联系人”与“联系人资料”报表中的内容是相对应的。通过下拉列表选择出“单位名称”后,“联系人”字段的右边单元格就会出现一个下拉箭头,列出了该公司所登记的所有联系人以供选择。如果“联系人资料”报表中没有登记过相关公司的联系人,那么就需要手动输入联系人名称。

(2)、服务管理模块:

   

服务管理模块由客户投诉单和客户服务表组成。这其中存在着一个工组流转。客服人员填写客户投诉单,技术部经理审批客户投诉单,被指派的人员办理客户服务表。

(1)客户投诉单:工作人员接到客户投诉的电话或者信件后,需要对客户的投诉问题和需求进行登记,填报客户投诉单。其中,“客户名称”和“投诉主题”为必填内容。

(2)提交保存后,该投诉单会流转到相应负责人手中。

(3)如果该问题还没有解决,那么负责人需要指派一位服务人员来解决该投诉单的问题。

(4)指派完成后,被指派的服务人员那里会有一个客户服务单等待办理。办理时,“服务人员”和“完成度”为必填内容。

很多字段都可以通过下拉列表来选择,填写起来很方便。

(3)、商品管理模块:

 

  “商品资料”报表中登记了本公司现有的产品,以及供应商等相关信息。

操作步骤如下:

在我的工作台中点击“商品资料”—新建,下面来填写一张商品资料信息。其中,“商品名称”和“供应商”为必填内容。

“商品编码”是通过自动编号产生的,

“供应商”可以通过下拉列表选择。

“条形码”可以通过列表选择。

“商品大类”通过下拉列表选择。

“商品小类”通过列表选择。

同时,我们可以在“商品资料”工作表下的“商品图片”工作簿中上传产品的图片。在“价格变更记录”工作簿中可以登记价格的变动。

(4)、销售及采购管理模块:

(1)填写“采购单”:

“采购单”中存在着一个工作流,采购员填写,采购部经理审核,之后相关信息转填到了“付款单”,财务部经理付款。其中采购员可以操作的区域是除“审核人”“审核意见”“审核日期”之外的区域,采购部经理可以操作的区域是上述的三个区域。操作步骤如下:

 以小王的身份登录。在我的工作台中,点击“采购单”—新建,下面就来填写一份采购单。

“客户”是通过下拉菜单来选择的,

“单据号”是通过自动编号自动生成的。

如果我们选择了客户A,那么点击“商品名”,就会弹出客户A公司的产品信息。相应的,如果选择的是客户B,那么点击“商品名”,弹出的就是B公司的产品信息。

“应付金额”是通过excel自身的公司计算得出的。

填写完成后保存。

以蔡经理的身份登录。在我的工作台的待办事宜中会出现一个待办事宜—采购单审核。点击“办理”,办理完成后保存。如果“审核意见”为同意,那么工作流接着向下流转,否则终止。

以钱经理的身份登录。在我的工作台中会出现一个待办事宜---付款。点击“办理”,办理完成后保存。

注意:

必须先设定商品以后(也就是说,采购的商品必须要事先在“商品资料”报表中登记),才能开采购单据。

“折扣”默认值为1,如果要修改,直接输入折扣率即可(例如八五折输入0.85)

(2)填写销售单:

和“采购单”类似,“销售单”中存在着一个工作流。销售员填单,销售部经理审核,财务部经理收款。操作步骤如下:

以小林的身份登录,在我的工作台中点击“销售单”—新建,下面来填写一张销售单。

“客户”是通过下拉菜单选择的。如果下拉菜单中没有我们需要的用户,那么,我们可以手动输入新的客户名称。在填写完成保存后,通过回写公式新建表单,自动填写了一份“客户信息表”。我们可以在“销售单”中填写一个新的客户来测试一下。

“单据号”通过自动编号生成的。

“商品名”通过列表形式显示出来,可供选择。

注意:

采购单和销售单完成审核后,商品的库存情况也会跟着变化,无论是增加或减少,都是由系统自动完成的。

(5)、决策分析模块:

l   客户分析:根据客户管理的进程,多方位多角度的分析客户的构成、发展、进程、贡献等,帮助企业快速响应客户的需求,有价值的关怀客户,使企业客户关系管理建立起一套科学的体系。

    如果需要试验,那么时间选择在08年7月之后的。(客户信息中只测试了该时间段的数据)

l   服务分析:对一段时间内的客户投诉情况商品投诉情况进行统计。

l   销售分析:对一段时间内的销售情况进行统计和排名;对产品在一段时间内的进销存情况进行统计。

(6)、合同及文档管理模块:

(1)      功能描述:与客户发生采购、销售或其他情况时,在此处可以进行合同的签订。

(2)      操作步骤:在我的工作台中点击“合同信息”—新建,下面来填写一张合同。

(3)      在“合同信息”报表中存在着一个工作流。业务员填写合同信息,他的上级审核。

(7)、费用管理模块

该模块的作用是:简化费用申报的烦琐操作,节省费用申报人与财务审核人的时间,让财务审核更加清晰明了。

“费用报销单”和“费用借支单”的填写很类似,我们下面以填写一张“费用报销单”来说明操作步骤。

在我的工作台中点击“费用报销单”—新建,弹出填报窗口。其中“单据编号”由系统自动生成,“开单日期”和“借款人”都是系统自动填报的,也可以手动修改。

该报表中存在着一个工作流。需要报销的人员填单,财务部经理审核,填单人员收到审核的反馈信息。

(8)、竞争对手信息

该模块的作用是:了解竞争对手的相关信息,做到真正的知己知彼。围绕一个销售机会,竞争对手有可能进行一次市场活动,在模块内记录下来,以便采取相应的对策,分析市场工作的成效,提高工作效率。

包括:竞争对手的基本资料、主要品牌、分支机构、代理商、市场活动、竞争机会、和相关文档等。

四、系统设计要点

(1)每个模板都需要设置主键;

(2)自动编号的重要作用不容忽视。比如说在销售单中用到了客户名称,此时最好也加上客户编号字段,这样客户名称和客户编号匹配来用,保证客户的唯一性。

(3)表名定义要规范,如果一个表中既有主表又有明细,那么可以定义为**_主表,**_明细;如果只有主表,那么直接就叫做**就可以了。

(4)“合同及文档管理”模块不应该是孤立存在的,比如说,可以与销售单、采购单等关联起来。系统里的各模块如果是彼此孤立的,那么这算不上是一个系统,这里留给大家一个练习的空间。

(5)excel服务器软件还有许多实用的功能这里没有做演示,像a定时填报,b手机短信提醒,c邮件通知等功能,用户如果有需要可以自己添加上去。

 

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