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勤哲excel服务器示例之财务进销存系统

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基础数据:

1)基础信息:

【商品信息】

录入一张【商品信息】表,这里对几点进行说明:

输入“商品全名”后,“拼音码”是自动生成的;

“商品编号”是系统自动生成的,具体需要何种样式,都可以根据实际需要在“管理控制台”中更改。(本系统用到的表单中,如果有“编号”,都是通过系统自动生成的,十分便捷)。

“单位关系”是指基本单位和辅助单位间的换算比例,数量关系是

基本单位量=单位关系*辅助单位量;

比如,某商品基本单位是个,辅助单位是件,单位关系是20,则有(1件)*(20个/件)=(20个)。

【仓库信息】:

仓库不仅可以代表一个具体的仓库,也可以是一个门市部或是分公司,这都根据实际的管理需要来决定。

在“我的工作台”中新建一个【仓库信息】,可以看到,sheet1上是仓库信息,sheet2上是该仓库中的商品信息。

【单位信息】

对于“业务数据”里需要的信息,在【单位信息】里都可以体现出来。

期初应收应付金额栏,你可以录入应收或应付的期初余额。

   在“收款期限”栏输入相应的天数,则与这个往来单位相关的销售单收款期限自动地连接,方便你的操作,便于你对不同的往来单位根据合作关系设置不同的收款期限,辅助控制欠款坏帐问题。该设置与销售单中“收款日期”匹配使用。

应收应付款上限,即往来单位信用额度,往来单位能够欠款的最大限度,设置此额度后,开销售单时将会有一些提示。

2)财务信息:

【费用类型】和【收入类型】

录入收入和费用类型后,做业务单据的时候可以直接选择,方便快捷。

【固定资产信息】

建立固定资产项目,方便进行固定资产的购买、折旧、变卖等管理。

【银行账户】:

录入银行账户信息后,在做业务单据的时候可以通过下拉选项来选择付款账户和收款账户。

业务数据:

1)进货业务:

【进货单】可以直接通过列表选择商品,也可以调出与供应商相对应的【进货订单】的信息。

操作:在我的工作台中,新建一张【进货单】

选择了“供货单位”后,在黄色区域可以选择与该供货单位相对应并且还没有进货的订单编号,一次可以选择多个订单编号,在下面的明细表部分会把这些进货订单的信息列出来。也可以手动在明细表中通过列表选择需要进货的商品。

“票据类型”字段有两种方式可供选择:收据和税票。如果选择了“税票”,那么还需要填写右面的绿色字段对应的内容。

“付款账户”可以是现金也可以选择银行账户,如果选择了“收款账户”,并录入了金额,则表示货款两清,不需要再录入收款单,如果没有录入金额,就会产生一个【付款单】待办事宜。

2)销售业务:

【销售订单】可以帮助用户对订单进行管理,查询出某客户的销售订货情况。

录入【销售单】时,可以通过手工输入,也可以调用未完成的【销售订单】。操作方法如【进货单】的录入。

【收款单】的发生类似于【付款单】的发生过程。具体过程参照『进货业务』

库存报警功能:

在填写【进货单】和【销售单】时,对于商品数量的输入会有一定的限制,必须要保证当前库存大于库存下限,并且小于库存上限,这样的数据才算有效,否则系统会给出库存报警的提示。

3)库存业务:

【同价调拨单】就是指将商品从一个库存转移到另一个库存的过程。【同价调拨单】不产生调拨费用或调拨费用不计入商品成本。因此【同价调拨单】不会影响总的帐务数据的变化。

【变价调拨单】是指调拨过程中产生了费用。变价调拨商品的数量不发生变化,但所属的仓库有可能发生变化,库存商品的成本发生变化。

【商品拆装单】的应用情况是:进货时是组件、配件、原料等,销售时是成套销售的,或者进货时是成批、成箱的批量进货,但销售时却是单个卖出的。

例如:用“清华紫光鼠标”、“清华紫光键盘”等配件组装成一个成套的商品:清华紫光套装,这时就需要运用商品拆装单进行处理。

填写完该单据并保存。单据过账后,“清华紫光鼠标”、“清华紫光键盘”的库存各减少5个,“清华紫光套装”库存增加5套。

【商品拆装单】的入库金额与出库金额可以一样也可以不一样,不一样时产生的差价系统自动记入“收入类”的“商品拆装差价”,可以在“经营情况表”里查看。

【成本调价单】是用于对库存商品进行成本调整。对于调整后库存成本的变化金额,系统自动放入到收入类的“成本调价收入”项目下,可以在【经营情况表】里查看。

商品调价是按照各仓库来完成的,即一张调价单只对该仓库有效,该商品在其他仓库上仍按照原成本价。调整的是商品的库存成本,不是商品的销售价或进价。

在库存管理中,由于种种原因,可能导致库存数量与账面数量不符。为了避免帐实不符的现象出现,就要进行存货清查,从而查明原因并调整账面数量,此时就需要用到【商品报损单】和【商品报溢单】。

当实际的商品数量小于账面数量,用【商品报损单】,产生的损失系统自动记入到支出类的“商品报损”项目下,可以在【经营情况表】里查看。

当实际的商品数量大于账面数量,用【商品报溢单】,产生的收益系统自动记入到收入类的“商品报溢”项目下,可以在【经营情况表】里查看。

当企业赠送商品或其它非销售类调拨报损原因致使商品出库时,需要用到【其他出库单】。

当企业获得别人赠送的商品或其它非采购调拨报溢原因入库时,需要用到【其他入库单】。

4)零售业务:

对于零售业务,往往需要更加快速的处理,可能需要使用POS设备。这块业务,本系统没有做详细设计,只是把用到的表样都画好了,如果有实际需要可以自行补充。

5)借欠业务:

商品借进、借出业务由库管人员管理。

录入一张【借进单】,保存后,对商品库存的影响为:库存数量和金额增加。相应的,录入一张【借进还出单】,保存后对商品库存的影响为:库存数量和金额相应减少。

录入一张【借转进货单】,保存后,商品的库存总量不变。

6)代销业务:

与零售业务类似,对于代销业务,本系统没有做详细设计,只是把用到的表样都画好了,如果有实际需要可以自行补充。

7)财务业务:

【会计凭证】即记账凭证,都需要录入借贷方科目及借贷方发生额,且借贷发生额必须相等,否则不予过账。

“明细科目”是通过树型结果选择得出的。注意,选择好“总账科目”后,“明细科目”弹出的树型不是所有的会计明细科目,而是弹出在“此总账科目”之下的“明细科目”,这样大大提高了寻找明细科目的效率。。

【提现存现转账】

提现:即从银行提取现金;

存现:即将现金存入银行;

转账:本系统的转账是指从一个银行存款账户转入到另一个银行存款账户。

若是提现业务,账户名称选择现金,付款账户选择相应的银行账户;

若是存现业务,账户名称选择相应的银行账户,付款账户选择现金;

若是转账业务,账户名称选择转入的银行账户,付款账户选择转出的银行账户。   

注意:收支必须平衡单据才能保存。

【一般费用单】和【现金费用单】的区别在于,【一般费用单】需要录入收费单位,而【现金费用单】只需录入费用项目,表示用现金支付此笔费用。因此,如果想反映此笔费用的往来,选用【一般费用单】,如果与往来单位无关,直接用现金支付,就用【现金费用单】。

【其他收入单】和【一般费用单】相对应,主要是处理一些销售收入以外的收入,像利息收入、调帐收入等。【其他收入单】的录入方法和【一般费用单】相似。

固定资产管理:在基础数据中建立固定资产项目,方便进行固定资产的购置、变卖和折旧等管理。

【固定资产购置】

这里要注意的是,如果“实付金额”没有填写,那么就会增加该供货单位的应付账款。也就是说【固定资产购置】与【调帐:应付款增加】之间有一个任务流转。

【固定资产折旧】:填写好一张固定资产折旧单,保存后,会产生一张【一般费用单】。

【固定资产变卖】:与【固定资产购置】类似,如果“实收金额”没有填写,那么就会增加该收货单位的应收帐款。也就是说【固定资产变卖】与【调帐:应收款增加】之间有一个任务流转。

数据查询:

1)销售查询:

【畅销商品表】

在查询畅销商品时,首先要对“销售比例大于多少的商品为畅销产品”进行设置。

选择好查询时间和仓库后,该仓库中发生过销售的产品信息就会列出,并且红色行为畅销产品信息。

对于销售基数,我们设置该仓库的上期库存为销售基数。实际操作中,如果这样设置销售基数不符合业务要求,可以在表间公式中对销售基数的值进行重新定义。

【滞销商品表】的操作过程与【畅销商品表】类似,红色行为滞销产品信息。

【商品销售统计】可以统计出某段时间内的销售情况,可以选择的筛选条件有“往来单位”、“仓库”、“商品”等。

2)财务查询

【经营情况明细账本】:根据筛选条件显示相关会计科目在每一笔业务中的增加和减少情况。

3)进货查询

【单位进货统计】:可以统计出单位进货数量、进货均价、进货金额、税额、进货次数等。对于筛选条件,日期是必须选择的,其他筛选条件,如果不选,系统自动显示全部。

【进货单统计】:可以统计出不同产品在一段时间内的进货情况。

【商品进货统计】:与【单位进货统计】内容相似,单位进货统计是按照往来单位来显示进货数据的,而【商品进货统计】是按照商品来显示进货数据的。

【进货退货单统计】:可以查询一段时间内的退货情况。

4)库存查询

【库存状况分布】反映了商品在各仓库的数量和金额的分布情况。

  

 大家注意,在设计该模板时,定义的是一个交叉表。

5)综合查询

【价格折扣跟踪】

通过价格折扣跟踪,我们可以查询出某单位某种商品最近一次的折前售价或折前进价或最近折扣等。

6)往来查询

【单位应收应付】

单位应收应付,明确告诉我们,那些单位还差我们多少钱,同时也告诉我们,我们还差哪些单位多少钱,从而提醒我们即时处理好应收应付,做好各种准备。

如果我们没有选择“往来单位”和“地区”的查询条件,那么就会显示所有单位和所有地区的应收应付明细;如果选择了查询条件,则按照查询条件来显示。

注意事项:

(1)     在数据查询和统计部分,用户可以运用excel自身的插入图表,让界面更清晰。

(2)     大多数报表里面有拼音码,拼音码的不是手动输入的,通过Excel服务器中自带的函数ESF_pinyin()生成的。

(3)     对于数据规范的使用,像具体用下拉方便,还是用列表或树型方便,还是用表间公式方便,用户完全可以根据自己的习惯来设定,本系统中运用的各种方法并不是唯一的实现手段。

(4)     通过表间公式得出的结果都是可以排序的。

 

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