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勤哲Excel服务器订单管理系统

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1.系统简介

1.1 总体介绍
  本系统为订单管理系统,能够实现订单录入、确认、拣货、发货、出库、入库、库存查询、订单查询等功能。
  本系统有普通企业和高级企业版两个版本,高级企业版的应用名称为OrderMan。后台采用SQL Server 2000数据库,前端可以用IE浏览器访问,也可以用勤哲Excel服务器的客户端访问。
  本系统中涉及到工作流的部分都设置为由执行人指定下步执行人。


1.2 系统结构
 本系统分为主数据、订单管理、库存管理和查询统计四个部分。
  主数据部分主要用于维护库存、产品、客户和供应商的基本信息,包括仓库、货位表、库存表、客户信息表、产品表、产品价格表、订单状态、供应商信息表、供应商报价表等模板。用户在开始使用系统之前,需要将主数据录入或者导入系统。

 订单管理部分主要用于实现销售订单从录入到发货的处理过程,以及采购订单的审批流程。

 库存管理部分用于实现出库、入库、盘库、库存预警的基本操作,包括产品出库、产品入库、库存盘点记录和库存预警四个模板。

1.3 界面设计原则
  如下图所示,界面设计采用浅绿色背景,用灰色框线划分操作区域,字段名后面的标识表示数据的填报方式,单元格的不同底色代表是否必填。
 字段名后面的中括号“[ ]”代表该字段为下拉列表输入或者弹出列表输入;没有中括号则代表需手工输入。单元格底色为浅黄色代表必填,白色代表可选,浅绿色代表数据由系统自动生成,不必填写。

2.操作说明

2.1 货位表的维护
  货位表是所有可用货位的列表。货位是仓库中存放货物的某个固定的空间,每个货位在系统中都有其唯一的货位号。系统要求货物在存入仓库之前必须为其分配特定的货位。货位号为本表的主键。
  新建货位时,用户可在“我的工作台”点击新建“货位表”,将打开如下图所示的表单。用户需要通过下拉列表选择“仓库”(如W01),然后在“货位”处输入本货位的代码(如2001),系统会自动将仓库号和货位代码组合成唯一的“货位号”(如W01-2001)。输入完毕后,点击“保存”,该货位即新建成功。

 注意:货位一旦开始使用,其编号不能随意更改。


 

2.2 产品表的维护
  产品表用于存放用户所在单位要销售的所有产品的基础信息,包括产品编号、名称、描述、计量单位,以及触发预警的最低库存。产品编号为本表的主键。
  用户可在“我的工作台”点击新建“产品表”来增加新产品,如下图所示。用户需要为每个产品指定唯一的产品编号(如果该编号不唯一,保存时将出现错误),然后输入产品名称、产品描述、单位、预警库存。

注意:产品一旦建立,其编号不得随意更改。


2.3 库存表的维护
  库存表用于记录当前仓库中每个货位上所存放的产品的总数量、已预定数量、可用数量。货位号和产品编号的组合构成本表的主键。
  用户可以在“我的工作台”点击新建“库存表”来录入初始库存,如下图所示。仓库、货位号和产品编号为列表输入,要求事先已经录入或者导入货位表和产品表。
库存表中有三个数量:总数量、可用数量和预定数量。总数量是指该产品的当前库存总数。预定数量是指该库存尚未出库,但是已经确定分配给某个订单的数量,待此订单发货时,预定数量将减少。可用数量是指总数量减去预定数量,该数量为可供销售的数量,也可供后续的订单预定。

2.4 产品价格维护
  用户通过产品价格表维护产品价格。因为产品价格是敏感而关键的数据,每次产品价格的调整和增加都需要经过审批,审批流程如下图。

对于某些企业来说,产品价格需要随着市场竞争状况和销售活动的开展而不断调整。本系统为每个产品价格设置了折扣和生效日期,以方便价格的调整。用户可以把未来的某一天设置为价格的生效日期,当到达该日期时系统将自动放弃上一个有效价格,而采用最新的价格。折扣是一个从0到1的小数,实际销售价格=单价*折扣。
  当新增产品价格时,用户可在“我的工作台”点击新建“产品价格表”,填写价格申请表,如下图所示。用户选择产品编号后,本表下方会显示该产品所有的历史价格信息。用户保存该表单后,该表单将流转至下一个审批人进行审批。审批的结果是“批准”或者“退回”,只有批准的价格才能够被系统采用。

2.5 客户信息维护
  客户是指购买产品的企业或者个人。每个客户都有其基本信息、账单信息、收货信息和信用额度。每个客户具有唯一的客户编号,该编号在创建客户时由系统自动生成。
  用户可以在“我的工作台”点击新建“客户信息表”来添加新的客户,如下图所示。用户需要填写基本信息、账单信息、收货信息和信用额度。账单信息是指寄送账单和发票的信息,其中包括发票抬头;收货信息是指货物派送信息;信用额度是指当该客户允许赊购时能够订购货物的最大金额,如果不存在赊购的情况或者该客户可以无限赊购,则不必填写。账单信息和收货信息会显示在客户所下的订单上。

2.6、供应商信息维护
  如果用户是贸易类企业,有较多的供应商需要进行管理,可以使用供应商信息表。供应商信息表如下图所示,编号由系统自动生成,基本信息部分需要用户手工输入或者导入。

2.7 供应商报价表
  用户可能希望将供应商的报价集中存储,需要的时候再进行查询。用户可以使用供应商报价表来管理这些报价,如下图所示。该表单需要首先填报供应商编号,然后录入该供应商所提供的报价,每个报价都有其状态(有效 / 失效)。

2.8 订单处理
 本系统中,一个完整的订单处理过程包括创建订单、订单确认、拣货、发货四个步骤。其中前两个步骤在“销售订单表”模板中实现,后两个步骤通过“拣货单”模板实现,具体流程图如下图所示。

2.8.1 创建订单
  用户可以通过新建“销售订单表”来录入新订单,如下图所示。一个完整的销售订单包括订单编号(主键)、订单日期、客户信息、收货信息、账单信息、备注、订单状态,以及订单明细。

  创建订单时,订单编号和订单日期将按照订单编号规则自动生成。用户可以在弹出列表中选择需要的客户编号,该编号对应的客户信息、收货信息、账单信息将自动填充到表单中。
  订单明细中的产品编号通过弹出列表选择,用户需手工输入订购数量,系统将自动计算总价和折扣。当订购数量超出当前可用库存,或者订购金额超出可用额度时,系统将分别提示如下。

 在创建订单阶段,订单状态将自动显示为“已创建”。待进入流程的后续阶段后,订单状态将随之改变。在订单创建以后,该客户的可用信用额度将自动减少。


2.8.2 订单确认
  订单创建完毕后,将自动进入订单确认阶段。在订单确认阶段,用户需检查订单中所记载的信息,然后将订单状态设置为“确认”或者“取消”。系统默认状态为“确认”。
如果订单状态设置为“取消”,流程将终止,系统在终止前将客户的可用信用额度调增至原来的水平。
如果订单状态设置为“确认”,系统将自动为该订单创建拣货单,并进入拣货阶段。

2.8.3 仓库拣货
  仓库使用拣货单作为拣货和发货的依据。拣货单包括订单号码、客户编号,该订单订购产品所在的货位号,以及对应货位的可用库存。当某一种产品需要在多个货位拣货时,用户可以采纳系统自动计算的拣货数量,也可以自己调整拣货数量。如下图所示,该订单订购210个充电器,需要从两个货位拣货才能满足数量要求,系统自动计算的结果为分别拣货202个和8个,用户也可以自己调整拣货数量。

  用户确定拣货数量并保存后,系统将自动按照拣货数量预定库存,即在库存表中调增预定数量,并调减可用库存数量。


2.8.4 仓库发货
拣货完毕后即进入发货阶段。用户在确认数量无误后,在发货字段选择“是”,然后保存。系统将自动创建出库记录,如下图所示,用户确认无误后保存即可。

注意:拣货单一旦发货,该拣货单将锁定,不允许再修改或者删除。


2.9 顺丰运单打印
顺丰运单打印是一个方便用户打印运单的工具。该表单如下图所示,用户可以在右上角的浅黄色单元格处,选择某个客户的编号,系统将自动提取该客户的收货信息,并填入左侧的打印区域中。用户可以用针式打印机打印到顺丰快递的运单上。
用户可以保存该表单,以备以后使用。

2.10 开发票和收款
  发票开票记录,如下图所示,是供财务部门为客户开具发票时使用的,也可用于收款时核对金额。发票开票记录以发票号码作为主键,每个发票都有其对应的金额、客户编号和订单号码。

收款记录,如下图所示,用于确认客户付款金额和日期,以及更新客户的可用信用额度,其中客户编号、收款金额和收款日期为必填项。每个收款记录保存时,系统都会自动更新改客户的可用额度(增加可用额度)。

2.11 采购订单审批
  采购订单的审批流程通过“采购订单表”实现,具体流程如下图。审批人如同意该申请则报请财务备案,如不同意则通知采购申请人。

采购订单由采购申请人填写,订单编号和订单日期将自动生成,订单明细中的产品编号、数量、单价为必填项。如有必要,申请人可以在采购合同文本处上传采购合同文件。
采购审批人进行审批时需在审批意见处选择“同意”或者“不同意”。

2.12 产品出库
  产品出库表除了用于记录销售订单销售的货物出库外,还可以用于库存盘亏时调整库存。如下图所示,出库单由出库序号、订单号码(通过订单售出时填写)、日期和出库明细组成。用户可以在出库类别字段通过下拉列表选择“售出”或者“盘亏”。
填报保存出库单时,系统将自动更新库存表中的库存,即调减库存总数和预定库存数。

2.13产品入库
 仓库可能通过四种途径来增加库存,包括生产、采购、退货、盘盈。当发生库存增加时,可以通过产品入库表,如下图所示,来记录和调增库存。
保存产品入库表时,系统将自动调增库存表中的库存总数和可用库存数。

2.14 库存盘点
  用户可以使用库存盘点记录表生成盘点单,并且在盘点完毕以后记录盘点结果。
如下图所示,用户可以通过查询条件(需手动应用表间公式)查询出某个仓库或者某类产品的库存数,然后打印成盘点单进行盘点。当需要盲盘时,可以将该表格复制到另外一个EXCEL文件中,删除总数量列,然后打印盘点单。
盘点结束后可以将盘点结果录入到该表中,作为存档。

2.15 库存预警
  库存预警表的作用是查询每种产品的当前库存,并与产品的预警库存进行比较,如果当前库存达到预警库存水平,即在待办事宜中通知管理员。该预警每天中午12点执行一次,用户可以在定时任务中修改执行时间和执行频率。

2.16 库存查询
  库存查询表为纯模板,不保存数据。用户可以使用该模板,根据仓库、货位号、产品编号、名称、描述查询当前库存,支持模糊查询。

2.17 订单查询
  订单查询表为纯查询模板,不保存数据。用户可以使用该模板,依据订单日期和客户编号查询订单记录。在查询结果中点击订单编号链接可以查看该订单的详情。

 

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