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勤哲Excel服务器设备管理系统

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一、系统流程图

如上图所示,该系统包括六大模块,分别是:基础数据,设备管理、备品配件、文档管理、设备事故、保养和维修。

二、系统设置

对于系统信息的设置都是在“管理控制台”中完成的。在本系统中,设置了以下的用户信息和数据规范。用户可以根据需要自己添加用户和数据规范,具体操作请参照《Excel服务器精解教程》。

(1)部门、角色和用户信息:

(2)本系统定义的数据规范如下:

三、各模块操作说明及功能介绍

(一)   设备管理

打开我的工作台,找到“设备详细信息”,点击“新建”。新建一张新表单时,大家可以发现整个工作簿包含了6个工作表

初始填报时,只需对设备的“基本信息”,“外观图片”和“文档”进行填写,其他的三个工作表-“备件信息”,“维修记录”,“设备履历”,是通过填写其他表单时,运用回写公式补充明细的功能补充进来的。

“生产厂商”和“经销商”是通过下拉列表选择的,同时支持手动输入,新添加进来的客户信息,会自动生成新客户的信息表单。

对于“设备信息表”,它的作用是汇总所有设备的信息,便于打印保存。

(二)   备品配件

在我的工作台中新建一张“配件信息表”,大家可以看到整个工作簿中包括三个工作表。

初始填报时,需要对这三张工作表进行填写。相关设备是指有哪些设备用到该配件。填写了“相关设备”并保存后,该配件的基本信息会自动补充到“设备详细信息”表中的“备件信息”工作表中。

对于【备件出库单】和【备件入库单】,出库的时候,如果出库后某种配件的库存小于最小库存,系统会用红色进行标记,并且在下面给出文字说明。入库的时候,如果入库后某种配件的库存大于最大库存,系统会用红色进行标记,并且在下面给出文字说明。

(三)   保养和维修

“设备维修记录单”中包含了5个任务流转。

(1)       申请人填写“设备维修记录单”;

(2)       保存后,该单据转给了申请人的上级进行审批;

(3)       当本部门的审批意见为“同意”时,该单据转给维修部经理那里;

(4)       维修部经理分派一个维修人员来负责此事情,比如说指派“小林”来完成此项工作,那么该维修单就转到小林手中;

(5)       当维修状态=“已完成”时,该维修单转到了申请人手中。

当一张“设备维修记录单”被完成时,还会同时完成两件事情:

(1)       维修记录被补充到【设备详细信息】的明细表【设备详细信息_维修记录】中;

(2)       如果维修过程中需要更换配件,那么相应的,【配件信息表_基本信息】中相应的配件的数量也会减少。

(四)   设备事故

对相关设备的事故情况进行登记。

在【事故统计表】中可以查看一段时间内的事故信息。

(五)   文档管理

在我的工作台中添加新的文档,文件的格式设置为“附件”。在相关文档中还需要对该文档和哪些设备有关进行选择。

(六)   基础数据

基础数据中记录着往来单位的信息。为后来建立设备数据和配件数据提供单位下拉列表。

说明:

(1)       阅读此文档前,用户最好能对excel服务器的大致操作有一定的了解,本文档没有对具体的操作步骤进行说明。

(2)       对于本系统中涉及到的比较专业的内容,像净值、折旧方法等,本系统没有去设置,了解excel服务器功能的用户完全可以按照自己的实际情况进行设置。

 

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