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勤哲Excel服务器实战应用系统之 - 薪酬管理系统

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算工资、发工资是最常见的信息化需求,看似简单,实则不然,工资的管理,有各企业通用的部分,如社保、公积金、个税的计算等等,也有很个性化的内容,比如,每个企业的工资项目可能都是不一样的,考勤制度也各不相同。我们在这里提供一个基于Excel服务器的工资管理系统的实例,它包括工资管理的通用功能,也对如何应对各企业工资管理个性化需求提供了解决方案。

系统概述

工资管理系统包括4个子系统:员工档案、考勤、社保/公积金、工资,如下图所示:

主线是图中红线标出的流程:新员工入职后,要定薪、定社保和公积金基数,日常做考勤,到月底时,准备好计算工资需要的数据:考勤统计表、社保和公积金的缴存记录,然后计算当月工资。以下分别详述各部分的功能。

员工档案

员工档案包括员工基本信息维护,以及劳动合同维护。 员工信息存储于如下的员工登记表:

其中性别、婚姻状况、民族、政治面貌等处均设置下拉,这些下拉选项通过一个名为”选项设置“的模板来统一定义

对于每一个入职的员工,都要录入其劳动合同信息:

社保/公积金

在社保/公积金这部分,我们知道,每个地区的社保基数范围和各险种缴费比例都是不一样的,所以,首先需要设置公司经营所在的地区,再设置这些地区的社保政策,包括,各险种的基数上、下限,以及缴费比例。
针对每个员工,要设置其社保基数;设置社保基数的环节有两处,一是新员工入职后(对本系统而言就是录入了《员工登记表》之后),要对员工进行定薪,指定其所属的社保地区、户口性质,将其第一个月的工资作为社保基数;另一个环节就是每年一次的基数核定与上报,系统提供了《基数申报》模板,用于根据已有的工资数据,自动统计出每个员工的上年月均工资,作为核定基数的参考,最终确定每个人的新一年度的社保基数;
当各地区的社保政策,以及每个员工的社保基数都设定了之后,就可以自动生成每月的社保缴存记录,包含每个人在各个险种上的单位及个人缴费金额,这个数据,做作为工资计算的必要输入。

以下为社保部分的相关模板

工资

工资计算的难点在于两点,一是除了少数的几个通用的项目之外,各企业的工资项目设定各有不同,计算方法也各异;二是新个税法实施之后,预扣个人所得税的计算方法完全改变,计算需要的参考数据增多,算法也变得复杂。

工资表

如下图所示是我们要计算得到的工资表,其中基本工资、扣缺勤、社保、公积金、个税、实发,是任何单位计算工资都会有的项目,H列到K列,是我们所说的“变动项目”,也就是不同的企业,可能会有不同的设置,这一部分,不是工资表上的固定表头,而是动态生成的表头。

工资项目设置

工资表中的变动项目,通过《工资项目设置》这个模板进行设置,每个项目,要设置其名称、序号(在工资表中出现的次序)、计算方式(固定值还是动态值)、适用范围(按部门/按岗位/按职务等级/按聘用类型/按姓名,等等)、计薪单位、单位金额等。

注意,所有计算方式为“固定值”的工资项目,在工资表中的对应数据都是自动生成的,不需要人工计算。因为我们在《员工定薪》模板中已经设置了每个员工的部门、岗位、职务等级等信息,根据工资项目相关属性对照,每个员工在此工资项目中应得多少金额都能自动计算出来;但是对于“动态值”的工资项目,如“销售提成”等,是不能直接自动计算的,可在做工资时直接输入,或者从其它的业务模板或外部数据源中提取数据

此外,我们还提供了一个名为《工资项目排序》的模板,用于统一设置各个动态的工资项目在工资表中出现的顺序。

个税计算

新个税法实施之后,个税的计算有两点变化,一是增加了专项扣除附加,二是每月都计算到当月为止当年累计应缴个税,减去累计的已缴个税计算出当月的应缴个税,即,不再按月单独计算,而是始终要计算累计值。以下介绍一下我们的工资管理系统中,关于个税计算的处理办法。

首先,我们在《员工定薪》中,要输入每个员工的各项专项扣除的月减除额

二是在工资表上,我们要得到相关各项的累计值,以完成对个税的计算。 下图是我们把工资表上的若干隐藏列放开之后的情形,如图所示,工资表上,包含了上月的累计工资收入、社保、公积金、减除额、已缴个税,也包括从年初(或员工年内入职月份)开始到本月的累计的各项专项扣除附加减除额,根据这些数据,计算出本月的累计工资收入、累计应税收入,进而确定税率,计算出累计应缴个税、本月应缴个税。 所有这些数据准备和计算,都是利用Excel服务器的表间公式及适当的Excel公式自动完成的。

工资条

工资表生成之后,通过《工资条》模板自动生成工资条供打印,如下图所示:

考勤

每个企业的考勤制度都各不相同,我们在这里提供了一些通用的功能,包括:

考勤设置,设置每天的上下班时间,我们在这里提供的是一种简单的情形,就是不分班次,对于如医院、工厂等分班次上下班的企业,要特别指定每个班次的上下班时间

放假安排,每年年初输入一次,设置每个法定假日的放假时间及调休安排

工作日历,每月一次,自动生成每个月的工作日历,明确哪天是工作日、哪天是休息日,哪天是法定假日;注意要先有放假安排,自动生成的工作日历才是正确的

考勤打卡,打卡的方式有多种,可以手机打卡,这种情况下,要求对每个员工都在系统中建立账户;可以指纹仪打卡,不一定要求每个员工都是系统的账户,但必须有途径提前收集每个员工的指纹;也可以通过考勤机打卡,通过外部数据源将考勤机中的打卡数据导入到系统;不管采用哪种方式,目的都是收集到原始的打卡数据,包括:哪一天、哪个班次、上班还是下班、打卡人、打卡时间。以上三种打卡方式,Excel服务器都支持,感兴趣的用户可以详细咨询勤哲客服人员。

最后一步,每月在做工资之前,根据以上各种数据,自动得到每个人当月的考勤情况,包括,出勤天数、缺勤天数、迟到次数,等等,因为各企业的考勤管理制度不同,对考勤的统计结果需要细到什么程度也没有统一标准。我们这个工资管理系统的考勤部分,重点不是示例考勤统计怎么做,而是为了做考勤统计,需要做哪些数据准备。

总结

以上简述了一个基于Excel服务器构建的工资管理系统,主要包括:
  • 灵活设置动态的工资项目
  • 支持新个税法下的个税计算
  • 社保/公积金管理
  • 支持多种考勤方式

因为基于Excel服务器本身就是一个灵活的信息系统DIY工具,所以这个工资管理系统的功能也不是固定不变的,企业用户可以一次为基础,结合自己企业的管理规定进行调整和扩展,最终形成最适合自己需求的人事工资管理系统,甚至进一步,将其它方面的业务需求也做进去,形成一个完整的企业信息系统。

本工资管理系统的模板,请 点击此处下载