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勤哲excel服务器之物业收费管理

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整个系统分为五大模块:基础数据,水电气管理、物业报表管理、应收实收管理、查询与预警。

 (1)      【单元信息】:

单元信息的设置是整个收费管理的关键点。在【单元信息】模板下设定了两个工作表,工作表一保存着单元的基本信息,像单元资料,住户资料和业主资料。其中,输入“合同开始”和“合同到期”日期后,excel公式自动计算出合同的年份长度,月份长度和日期长度。

工作表二保存着该单元的收费项目和收费金额等细节。输入每种收费相符的“收费方式”、“计算方式”、“收费单价”和“收费周期”后,系统自动算出“实际单价”和“应交费用”。

“实际单价”:与“收费单价”不同,“实际单价”与“收费方式”和“计算方式”有关,收费方式有四种:周期性、一次性、临时性、季节性。计算方式有三种:个数、建筑面积、套内面积。当收费方式=一次性,那么实际单价=收费单价,否则,如果计算方式=建筑面积,那么实际单价=收费单价×建筑面积,剩下的其他情况就是实际单价=收费单价×套内面积。

“应交费用”是由excel函数自动计算得出的。如果“收费方式”=一次性,那么应交费用=收费单价,对于剩余的收费方式,“应交费用”与“计算单位”有关。计算单位有三种选择:按年收费、按月收费、按天收费。与之对应的应交费用分别等于“间隔年”×实际单价,“间隔月”×实际单价,“间隔天”×实际单价。

值得注意的是,工作表二还有个字段“应交次数”也很关键,它决定了收费日期。

“应交次数”和“收费方式”与“收费周期”有关。当收费方式=一次性,那么收费日期就是合同开始的日期。对于收费方式的其他情况,如果收费周期=年,那么应交次数=间隔年/收费周期,同样的道理,收费周期=月时,应交次数=间隔月/收费周期,收费周期=日时,应交次数=间隔天/收费周期。

把收费项目明细都填写后了后,点击“生成收费日期”按钮。收费项目和应收日期系统就自动计算出来了,以后对于收款员来说,在相应的月份中就能自动提取出某个单元的收费项目和应收日期。

保存【单元信息】报表的同时,该单元的住户信息被插入到【历史住户信息】报表中。方便后期对历史住户进行查询和统计。

(2)收费项目:利用模板独立保存着各种收费项目的信息,方便后期维护。

(3)【水电费抄表】:新建一张【水电费抄表】,所有的单元信息被提取过来,系统默认的月份为当前新建表单的月份,例如:每个月的月底抄表,那么2010年1月30号新建表单时,标题显示的是“2010年1月水电抄表”,如果是2月底抄表的话,标题自动显示的是“2010年2月水电抄表”。水表和电表的最后表数都是提取上个月抄表中的“本次表数”。所以对于抄表员来说,只需填的内容是水表和电表的本次表数。

(4)【收款单】:对于收款员来说,填写一张【收款单】,通过列表方式选择“单元编号”和“住户名称”,那么对于该住户来说,系统自动提取该住户本月应该交纳的费用。

(5)【退款单】与【收款单】类似,这里不再赘述。

(6)【物业收费月报表】:新建一张报表,系统从【收款单】里把本月的收款信息提取出来。

技巧:

对于年报、月报和日报,有时候我们希望年报一年只能做一次,月报是一个月做一次、日报是一天做一次,那么如何限制某些模板在一定时间下的报表张数呢?这里举了一个例子,限制月报在当月只能填一张。展开19:21行,可以看到增加了两个字段,这两个字段的配合就确保了报表的张数能和我们预期的一样。

(8)【物业收费年报表】:该模板定义了一个交叉表,从【收款单】里提取各个月份的收入金额,从【退款单】中提取各个月份的退款金额。

技巧:为了能够正确的按行列匹配,这里用到了一个函数:条件取值(),详细用法见表间公式。

(7)【应收实收汇总表一】:统计一年的十二个月各种类型的单元应收和实收的费用。应收费用是从【单元信息】模板下的报表提取出来的,实收是从【收款单】提取出来的。

(8)【应收实收汇总表二】:统计各种类型单元的“物业管理费”、“租金”、“欠费”情况。包括本年应收、本月应收、累计应收、本月实收、累计实收。

(9)【应收实收汇总表三】:统计收费项目的“应收”、“实收”、“欠费”情况。

(10)【应收实收明细表】:利用该明细表统计不同单元类型下的各个住户的收费情况,以及不同单元类型下的住户个数。

(11)【历史到期预警】:该报表可与“定时填报”功能结合起来。每天系统自动生成一张【历史到期预警】报表,统计的是,合同到期日期距当前日期小于30天的那些合同情况。当然,具体是小于多少天可以自己来设定。设定方法就是在表间公式里面运用了一个“间隔时间()”函数。

(12)【历史住户查询】:初始化时,新建一张【历史住户信息】空白表,保存。之后该表中的数据是【单元信息】报表保存时插入进来的,插入规则就是:每次保存【单元信息】时,凡是单元信息里住户姓名在【历史住户信息】没有的,就插入进来,如果是重复的,则不插入到历史住户信息表中。

(13)【投诉单】:该表单存在一个工作流转,“填单”->“处理”。

(14)【报修登记单】:与【投诉单】类似,关键点在于报表存在任务流转。

 

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