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用勤哲Excel服务器费做预算与报销管理系统

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一、系统简介

1.系统结构

  费用预算是普遍采用的成本控制方法,报销管理也是成本控制的重要环节。本系统支持费用预算的编制、调整、控制和执行绩效的评估,并可以在费用报销的过程中分月份、季度和年度对预算进行监控。本系统后台数据库采用SQL SERVER 2000,可以同时支持网页填报和Excel客户端填报。

2.系统功能

  如下图所示,本系统由四个部分组成:主数据、费用预算管理、报销管理、绩效评价。

主数据部分包括:
       交通工具  用于报销交通费时,设置可供选择的交通工具。
       预算费用名称  用于设置费用名目,包括差旅费、通信费、工资福利费等。
费用预算管理部分包括:
    预算申报  用于各个部门申报本部门的年度预算数据,并进行层层审批。
    预算调整  用于在预算执行过程中对预算进行调整,也需要进行审批。
    预算余额  主要用于存储每个部门当前可用的预算额度,每次借款或者报销发生时,该数据会更新。
报销管理部分包括:
    借款单  用于员工申请借款,并为每笔借款分配所使用的预算。
    差旅费报销单  用于员工申请报销包含交通费的费用,并在报销的同时冲销此前的借款。
    其他费用报销  用于员工申请报销不含交通费的其他费用,并在报销的同时冲销借款。
    收回借款  当报销金额不足以冲抵借款,员工退回部分现金给财务部门时,可以使用该模板记录退款,同时冲抵借款并调整相应的预算余额。

3.界面设计

  如下图所示,本系统采用浅绿色底色,灰色框线代表填报区域,浅黄色底色代表必填字段,白色底色代表可填字段,浅绿色底色代表系统自动填写,不必手工填报。
对于多级审批模板,在填报区域下部设置审批区域,如下图所示,用横向的浅蓝色背景和白色宋体表示每个审批节点,用两个大于号“〉〉”代表单据的流转过程。

二、操作说明

1.费用预算申报

  本系统的预算以部门为预算单元,采用自下而上的预算编制方法,即由各个部门申报本部门的年度预算,然后由上级部门进行审批。
  如下图所示,用于在申报费用预算时,需填写本部门名称和预算年度。本模板中的费用项目字段为系统自动提取,数据来源于主数据中的“预算费用名称”模板。用户可以根据自己的需要增加新的费用项目,或者删除某些不需要的费用项目。费用预算的金额需要逐月填写,即从1月份到12月份,系统将自动计算每个季度的金额以及年度的总金额。
  费用预算需经过部门经理、财务副总和总经理三级审批。费用预算审批通过以后,系统将自动创建一份“预算余额表”,用于记录预算余额。

2.费用预算调整

  费用预算调整模板如下图所示。预算调整一次只能调整一种费用,当某个部门需要调整多种费用的预算时,例如差旅费和通信费,则需要填报多个表单。
调整预算时,用户需填写部门名称、预算年份和费用名称,然后系统自动提取当前的预算额。用户可以在“调整后”一栏内填写修改后的预算金额(如某个月份的预算金额没有变化则填写与调整前相同的数值)。
  预算调整地审批过程与预算申报的审批过程相同。在审批通过以后,系统将自动更新相应的预算总额和预算余额。

3.借款

借款时,员工需填写借款单,然后进行审批。借款单如下图所示。申请人需要填写部门名称、金额、事由等信息。系统会自动为该表单分配一个借款单编号。申请人需牢记此编号,以备事后报销使用。
借款单的审批过程包括部门经理审批、财务副总审批、总经理审批、出纳付款。在部门经理审批环节,部门经理可以为该笔借款分配一个预算,届时系统将自动调整该预算的余额。
出纳付款以后,系统将自动调减相应的预算余额。

4.差旅费报销

差旅费报销如下图所示。如果申请人此前有借款,在填写报销申请时需填写借款编号,以冲抵借款。申请人还需要扫描报销单据,并在“报销单据”字段以附件形式上传。
在部门经理审批环节,如果报销金额超出了原有借款金额,则部门经理可以为超出的部门重新指定预算。
在出纳付款或确认环节,系统将自动更新借款的销账金额和预算的余额(当报销额超出借款额时)。
注意:如果报销额比借款额少,则员工需要返还部分借款,此时需使用“收回借款”模板。

5.其他费用报销

其他费用报销类似于差旅费报销,唯一的区别在于其他费用没有差旅费明细部分。

6.收回借款

当存在借款返还的情况时,可以使用“收回借款”模板,如下图。用户需要输入借款单编号,系统将自动提取该借款单的信息。然后用户需要输入收回借款的金额,保存时系统将自动更新借款单中的销账额。
该表单保存后就不可修改,如果有填错情况,可以填报一个收回借款金额为负数的表单,冲抵错误的表单。

7.绩效评估

可以使用下图所示的模板查询某个部门的费用预算的完成比例。用户需要输入部门名称和预算年度,系统将自动提取该部门所有费用预算的总额和余额,并计算到目前为止的完成比例。

 

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