Excel服务器2010教程
  • 1.1 Excel服务器是信息系统工具
  • 1.2 用Excel服务器构建信息系统
  • 1.3 基于Excel服务器的信息系统架构
  • 1.4 如何学习使用Excel服务器
  • 2.1 安装概述
  • 2.2 服务端安装
  • 2.3 客户端安装
  • 2.4 Excel服务器的组成模块
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3.4 模板的概念

在前面的章节中,我们已经多次遇到“模板”这个词。用Excel服务器构建的信息系统,由一个个的模板组成。构建信息系统的过程,就是制作“模板”的过程。在学习下面的具体操作之前,我们先来了解一下模板的概念。

什么是模板

简单地说,模板就是一个空白的表样。依照模板填充了具体的数据之后的表格,称为“表单”。例如,下面的图4-1是一个“订单”模板。图4-2是依照订单模板填报的若干表单。

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图 3‑18 “订单”模板的表样

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图 3‑19依照“订单”模板填报的两份订单

模板的设计者和使用者

“模板”并不是一个抽象的名词,在一个管理有序的组织中,作为信息载体的各种单据、表格绝大多数都有规定的格式、规定的填写、传递、归档的规定,这些都是现实中的“模板”。模板本身就是管理要求的体现,所以“设计”模板的通常是组织中承担管理职能的个人或岗位,是规则的制定者;“使用”模板,也就是具体填写表单的,是各个业务岗位,是规则的执行者。

例如,在一个企业集团中,订单的格式及填写规定是由企管办统一制定(设计),而各分子公司的销售部门照章执行。那么订单模板的设计者就是企管办,而各分、子公司的销售部门是使用者。

在Excel服务器中,设计模板的是拥有“Report Designers”这个系统预定义角色的用户,其他的用户都是使用者。

模板=表样+填表规定

作为现实中管理要求的具体体现,“模板”所包含的内容不仅仅是表样,同时还包括相关的填表规定,如:

填写的项目的规定:

哪些地方应该填数据、填什么类型的数据、哪些栏目是必填项,等等。在Excel服务器中,这类规定称为“数据项定义”。

填写的规范化要求:

哪些栏目必须如何填写。比如,订单上的产品要规范,要保持和公司产品目录中登记的名称一致,不能填简称;等等。在Excel服务器中,这类规定称为“数据规范”。

流转的规定:

要经过哪些流转环节,每个环节由何人处理;审批通过了怎么做,没通过又怎么做;等等。在Excel服务器中,这类规定称为“工作流”。

计算、统计方法的规定。

在Excel服务器中,这类规定称为“表间公式。”

三种类型的模板

根据在一个信息系统中所起作用的不同,我们可以简单地把各种模板分成三类:基础数据类、业务单据类、台帐和统计报表类。

基础数据类的模板,如客户信息、产品信息、科目代码、成本项目等等,这类数据的特点是:日常变动较少、多部门共用、基本没有复杂的流转,建立一个信息系统,首先要把基础数据管起来。

业务单据类的模板,如订单、入库出库单、报销单、凭证等等,在日常业务发生的时候产生。这类数据的特点是:种类多、数据量大、时效性强,流程性要求比较多,它直接关系到日常业务的顺利运转。是管理的重点,也是产生统计数据的基础。建立信息系统的时候,对业务单据要注重:

重视和涵盖。有的企业只把注意力放在统计报表上,忽视对业务单据的管理。殊不知管好业务,才能提高执行力,统计数据才能真实而有意义。

简化、自动化、规范化单据的录入工作。Excel服务器中提供了很多手段:如数据规范、自动执行的表间公式、支持条码输入等,可大大提高效率。

注重流程的规范化。

台帐、统计报表类的模板,这类数据的特点是:

它们自身很少产生新的信息,而是对已有数据的引用、加工、重现

时效性要求高,日报必须在几点以前出来、月报必须在几号前上报,早或晚都不合要求。

经常变动。统计报表是用来为管理者提供决策依据的。经营环境的变化、突发事件的影响、管理人员的变动、个人喜好的不同,都可能随时随地提出各种不同的统计要求,导致统计人员的加班加点成为常态。

在后面的章节中,我们会学习在Excel服务器中利用“表间公式”的功能,让各种统计工作完全自动化。

建立信息系统的过程

图 3‑20

上图表示了用Excel服务器建立信息系统的过程。中间四个椭圆形组成的主线表达了建立一个信息系统所要完成的四个方面:建立部门、角色、用户等基本信息;建立基础数据;管理业务单据;完成统计、汇总、查询。这些内容我们将在后续的章节中用实际的例子,由浅入深、由简单到复杂,逐步学会和精通。

信息化是持续改进

在本书的学习过程中,我们会交替扮演模板的“设计者”和“使用者”两种角色。设计好一个模板,就去实际地应用它,再设计下一个模板,或再改进前面的模板,如此循环往复,我们会亲身经历一个信息系统从无到有、由小到大的成长过程,而这一过程是由我们亲手推动的,其中的成就感不言而喻。

在现实生活中也是如此。信息化是一个持续的过程,而不是某个阶段性的目标。市场和竞争环境在变化,企业生产经营模式在变化,员工素质在提高,信息系统也需要相应地变化、改进和完善。用Excel服务器实现信息化,可以根据组织的实际情况,渐进地来做,起步容易、实施简便、扩展灵活,让信息化的进程和企业发展历程融为一体,让信息系统永远适用、永不落伍。

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