6.1 定义重复数据项
单一数据项和重复数据项
图6‑1订单表样
上图是我们要建立的《订单》模板的表样。如前所述，模板上可以填写内容的那些空白单元格称为“数据项”。在订单的表样上，有表头----2~4行的客户信息、表尾---第12行的审批信息，也有明细----7~10行的订货产品信息。我们说在《订单》模板上，有两种不同性质的数据项。
第一种，即表头和表尾处的空白单元格，为“单一数据项”。它们的特点是在一份表单上只出现一次。比如C3:F3处的“客户名称”，一份订单上只能有一个“客户名称”。
第二种，即明细中的空白区域，为“重复数据项”，它们的特点是在一份表单上会填多次，比如区域C7:C10处的“产品名称”，一份订单上会包括多种产品。该区域的每一行的单元格的内容都不一样，但它们都是“产品名称”。
建立《订单》模板
- 建立订单模板，表样如图6-1所示
- 权限设置为：
填报权限：Administrators、销售员
查阅权限：Administrators、总经理、销售部长、销售员。其中销售员只能查看本人填报的，其他角色能够查看全部。
3.输入若干Excel公式
| 单元格/区域 | 公式 | 作用 |
| H7:H10 | =F7*G7 | 金额＝数量×单价 |
| H11 | =SUM(H7:H10) | 计算合计金额 |
4.把表头、表尾定义成单一数据项，组成数据表“订单_主表”
| 主键 | 区域 | 字段名 | 数据类型 | 必填 | 填写规范 | 其它 |
| √ | C2 | 订单编号 | 文字(20字以内) | √ | 不清空 | |
| E2:F2 | 订单日期 | 日期 | √ | 当前日期 | ||
| H2 | 录入人 | 文字(20字以内) | √ | 当前用户姓名 | ||
| C3:F3 | 客户名称 | 名称或地址 | √ | |||
| H3 | 客户编号 | 文字(20字以内) | √ | |||
| C4:F4 | 地址 | 名称或地址 | ||||
| H4 | 电话 | 文字(100字以内) | ||||
| C12 | 审批日期 | 日期 | ||||
| E12:F12 | 审批人 | 文字(20字以内) | ||||
| H12 | 审批意见 | 文字(20字以内) |
5.定义自动编号“订单编号”，设为“订单编号”字段的填写规范。
定义重复数据项，组成明细表
现在来把订单的明细部分定义成重复数据项。
- 在订单模板的设计状态下，选中区域B7:H10，右击鼠标，选择弹出菜单【重复数据项】
图6‑2选中要定义为重复数据项的区域
2.弹出如下图所示的“定义重复数据项”对话框，点击带图标的大按钮【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，按【下一步】。
图6‑3
3.选择“组成新数据表”，命名为“订单_明细”如图，按【下一步】
图6‑4
4.选择各字段的数据类型，设置所有字段必填，点【下一步】。
图6‑5
5.在下一屏上接受默认的选择“现在就创建”点击【保存】，窗口关闭，回到订单模板的设计状态。
图6‑6
6.关闭并保存模板。
填报时扩充明细表的行数
在订单模板的表样上，我们只预留了4行明细的位置，但实际的订单可能不只4条明细。因为我们在定义“订单_明细”的重复数据项时，指定了“可向下扩展”，填报时，工作表的上方会出现“表单操作”工具栏。当输入焦点进入“订单_明细”表所在区域时，工具栏中的【插入行】和【删除行】按钮可选，如下图所示。通过这两个按钮，可以向明细表增加新行或删除多余的空行。
图6‑7表单操作工具栏
关于“表单操作工具栏”上其它按钮的作用，我们会在后续的章节中陆续介绍。