19.4 多模板对应到相同的数据表
19.4.1 录入与存储分离
通常的Excel文件，用户对数据的操作与数据的存储是一体的。文件本身就是用来保存数据的，下图就是一个典型的例子：用一个文件来保存公司所有的客户信息，为了方便检索，把不同办事处的客户分别存放在不同的工作表中。
在Excel服务器中，数据的录入计算与数据的存储是分离的。模版是数据的录入界面，数据实际存储在数据库中。数据库由一个个的“表”组成，数据存放在表中。每个表都有表头/列标题，也就是我们所定义的数据项（字段）。表中存放的数据称为记录。
比如我们前面定义的《客户登记表》模版，它实际上提供了一个录入客户信息的操作界面，我们输入三个客户的信息，并非意味着我们保存了三个文件，不是这样的，我们没有保存任何Excel文件，只是“通过”Excel的录入界面，把这三个客户的信息保存到数据库中一个名为“客户登记表”的表中去，成为其中的三条记录。请看下图的示意：
熟悉SQL Server数据库的用户可以看到，在服务器上名为ESApp的数据库中有一个表，名为“客户表登记表”，其中存放着我们通过《客户登记表》模版输入的所有客户的信息。
这样做的好处是：
- 没有存储容量的限制。一个Excel工作表，最多有65535行（Excel2007最多有1048576行），更多的信息就无法存放，数据存储在数据库中，可以不受文件大小的限制。
- 既能对数据进行集中统一管理，又能实现精细的权限划分。
- 可以充分利用数据库技术的优点。例如：用主键来保证数据的唯一性。数据库是对大量业务数据进行管理和操纵的成熟技术，读者可参看有关数据库概念和原理的书籍。
- 便于对各种相关业务数据的综合利用。
19.4.2 多模板“对应到”同一数据表的意义
企业中，往往存在大量十分相似的单据，比如：采购入库单、生产入库单、领料单、发货单，它们都是库存相关的单据，单据的内容和格式也很类似，可能只有个别字段不同。再如：银行收款单和现金收款单，它们的格式完全一样，区别只在于：1）权限不同，银行收款单由银行出纳录入，现金收款单由现金出纳录入；2）录入时的数据规范不同，银行收款单的收款方式包括“电汇、支票、汇票”等等。现金收款单的收款方式只有“现金”。
当我们用Excel服务器来管理这些相似的单据时，需要考虑到以下几方面问题：
首先，它们需要被定义成不同的模板，因为它们或者格式不同，或者权限不同。
其次，它们经常要被统计报表同时引用，比如收款清单，要同时包含“银行收款单”和“现金收款单”；库存台帐，要同时从“采购入库单”、“生产入库单”、“领料单”、“退料单”中提取数据。
第三，它们可能要整体考虑数据的唯一性等，比如，如果一个客户的付款信息在“银行收款单”中已经录入了，就不能在“现金收款单”中重复录入。
为了同时兼顾以上几种要求，Excel服务器中提供了“多模板对应到同一数据表”的功能，也就是说，我们针对不同的单据，建立不同的模板，但是在模板上定义的数据项，都对应到数据库中同一个数据表的字段上，这样一来：
- 因为是不同的模板，所以可以分别设置权限、数据规范。
- 因为是同一个（ESApp数据库中的）数据表，所以主键可以跨模板起作用。
- 因为是同一个（ESApp数据库中的）数据表，所以可以用一条表间公式就提取出所有这些相似单据中的数据
下文以《银行收款单》和《现金收款单》为例，说明如何使多模板“对应”到同一数据表。
19.4.3 多模板对应到同一数据表举例
建立《银行收款单》模板
- 新建“银行收款单”模板，表样及属性如下：
| 项目 | 内容 |
| 报表编号 | |
| 报表名称 | 银行收款单 |
| 初始填报权限 | 部门：A公司、财务部 角色：Administrators、银行出纳 |
| 最终查阅权限 | 部门：A公司、总经办、财务部 角色：Administrator、总经理、财务部经理、银行出纳 |
| 其它 | 接受默认值 |
表样： | |
| Excel公式： | |
| 单元地址 | 公式 |
2.在《银行收款单》上定义数据表如下：
3.定义适当的数据规范：
a)收款单号”用自动编号，
b)“客户名称”用列表选择，同时填入客户名称和客户编号。
c)付款方式为固定取值的下拉列表，可选项为：支票、汇票、电汇、…
建立《现金收款单》模板
新建“现金收款单”模板，表样及属性如下：
| 项目 | 内容 |
| 报表编号 | |
| 报表名称 | 现金收款单 |
| 初始填报权限 | 部门：A公司、财务部 角色：Administrators、现金出纳 |
| 最终查阅权限 | 部门：A公司、总经办、财务部 角色：Administrator、总经理、财务部经理、现金出纳 |
| 其它 | 接受默认值 |
表样： | |
| Excel公式： | |
| 单元地址 | 公式 |
| C5 | =”现金” |
在《现金收款单》上定义数据项，映射到“收款单”数据表
- 在“现金收款单”模板的设计状态下，选中要定义为数据项的单元格，选择据项】。
- 弹出“定义单一数据项”窗口，点击【左侧单元命名】，点击【下一步】
- 选择“对应到以下数据表中字段”，下拉选择“收款单”，如图，点击【下一步】
4.依次单击每行的字段名，在出现的下拉列表中选择该字段要对应到“收款单”表中的哪个已有字段，选择后数据类型自动显示，且不能修改。
5.点击【完成】
定义“收款单查询”
前面定义了两个模板，“银行收款单”和“现金收款单”，现在可以分别以银行出纳和现金出纳的帐户登录，各自输入几张。从我的工作台上看，两种收款单是分别管理的，各自由不同的用户使用。但它们的数据都写入同一个数据表“收款单”中。
下面我们建立一个查询，查询全部收款单信息，查询定义如下图所示。设置Administrator、财务部经理对此查询有查阅权限。
关于建立自定义查询的方法，可回顾第8.2节的相关内容。
请读者用Admin帐户登录，到我的工作台中分别查看“银行收款单”、“新建收款单”、“收款查询”的内容，以实际体会多模板对应到同一数据表的含义。