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用EXCEL服务器快速搭建企业信息系统

EXCEL服务器快速搭建企业信息系统

信息社会的今天,收集、处理信息的速度决定了现代企业是否能够快速响应市场的变化,而信息系统也越来越成为企业必不可少的管理工具。市场上管理软件很多,但固定功能的软件既不能完全按照各企业自身的特点订制也不能满足业务不断变化的需求,而且在企业内推广单单培训一项就足以让信息中心的人头疼不已。最近笔者用EXCEL服务器为某公司度身定制了一个涉及公司所有部门、用户近百人的费用报销管理系统。耗时不多,却涵盖了费用计划审批、费用报销、数据查询、统计分析、图表分析、系统管理等众多内容,而且由于最终用户的操作界面是人人都熟悉EXCEL,培训难度大大降低,在这里和大家分享一下经验。

整个设计和应用分以下几部分:

1、  系统分:工作状况描述、信息化基础分析、确定系统目标、系统设计思路

2、  管理台设置:设置组织机构、角色、用户、数据规范、自动编号

3、  报表模版设计:定义数据项、定义表间公式

4、  系统应用:报表填报、审批、自动统计汇总、查阅、修改、删除、数据查询

5、  结合EXCEL实现动态图表分析

6、  系统管理常用功能:数据备份和恢复、查看系统日志、查看在线用户

 

1、             系统分析

1.1工作状况描述

笔者设计的费用管理系统主要涉及三方面的工作:

1)  费用计划审批:各部门行政人员每月手工书写部门费用计划申请,部门主管签字后,由财务主管审批。通过审批后的费用计划,作为下月报销费用的额度控制指标。

2)  费用报销:报销人手工填写报销单后由部门主管签字,如果超过当月费用计划还需要财务主管签字。财务会计负责核实是否超过费用计划,是否经过财务主管签字。

3)  费用统计汇总:各部门每月月底统计本部门的的费用支出,通常以流水帐形式;财务部会计每月月底用EXCEL统计汇总各部门支出情况,打印后上报财务主管和公司经理。涉及的报表为《部门全年费用支出汇总表》《月度各部门费用汇总》《年度各部门费用汇总

 

1.2该公司的IT基础

有局域网,各部门有自己的电脑,各部门员工绝大多数都会使用EXCEL的基本功能。

 

1.3希望通过建立费用管理系统达到以下目标:

1)  同一数据,只录入一次,自动进行统计汇总:目前不论是各部门自己的统计报表还是财务部的费用统计表,数据来源都是报销单,但是每次做统计报表时,都需要根据报销单的纸单据各自录入数据。因此同一个数据需要被重复录入、汇总、分析。希望通过建立费用管理系统,所有数据只输入一次,所有的统计分析工作由系统来实现,将大大提高工作效率。

2)  提高查询信息的方便性:目前各部门查看报销信息是通过“网上邻居”找到财务部的电脑,然后找到共享文件夹里的每月费用统计,或者看本部门手工记录的信息。

3)  提高信息的及时性,加强费用控制:由于目前各部门的费用信息都时到月底在统计,部门经理和财务部在审批费用报销单时的不能快速准确的知道各项费用已经报销金额,因此无法与本月费用计划比较,不利于部门和公司的费用控制。建立系统后希望随时能够查看已报销的情况

 

1.4设计思路如下

设计目标

实现方法

同一数据,只录入一次,自动进行统计汇总

1、  EXCEL服务器中建立《费用报销单》模版,从填写报销单开始就把报销数据存入费用系统。财务部报销后,将《费用报销单》另存为审批状态——《费用报销单已报销》

2、  将所有的统计汇总报表在EXCEL服务器中建立模版,同时通过表间公式与《费用报销单已报》建立数据关系,填报统计汇总报表时通过“应用公式”,系统自动填写好统计报表

提高查询信息的方便性

1、  给所有的需要查询报销信息的岗位授予不同报表的查阅权限,随时登录系统,随时查阅最新数据,而且只能看到自己权限内的数据

2、  增加查询类的报表,需要查询数据的人输入查询条件,系统自动列出查询结果

3、  EXCEL服务器中建立《部门月度费用计划申请表》模版,各部门填写后由财务经理审批,审批后将报表另存为审批状态《部门月度费用计划》。每次填写《费用报销单》时通过表间公式自动填写当月费用计划和当月已报销的金额统计,为费用审批提供参考信息

提高信息的及时性,为决策提供依据

 

拟建立以下报表,报表设计、填报、查阅权限列表如下:

报表名称

报表

编号

报表

类型

设计人

填报人

查阅人

部门月度费用计划申请表

CW01

单据

系统管理员

各部门行政人员

财务部经理

部门月度费用计划表

(审批)

CW02

单据

财务部经理

各部门行政人员

各部门经理

费用报销单

CW03

单据

各部门需要报销的员工

财务部会计

费用报销单已报销

CW04

单据

财务部会计

各部门行政人员

各部门经理

部门费用报销统计台帐

CW05

台帐

各部门行政人员部门经理

部门经理

部门费用支出各月汇总表

CW06

统计报表

各部门行政人员部门经理

部门经理

 

月度各部门费用汇总

CW07

统计报表

财务部会计

财务部经理

公司级经理

年度各部门费用汇总

CW08

统计报表

财务部会计

财务部经理

公司级经理

 

2、             管理台设置

2.1建立组织机构

”sa”的身份登录“EXCEL服务器管理台”,建立上述业务中涉及到的组织结构。

1)维护全局公共信息:右键点击“组织机构”——“全局公共信息”,录入公司名称和相关信息。

2)建立组织机构:右键点击“组织机构”——“新建”——“组织机构”

 

2.2建立角色

系统中的“角色”类似于实际工作中的岗位,建立方法:右键点击“角色”——“新建”——“角色”。

2.3建立用户

建立方法:右键点击“用户”——“新建”——“用户”,选择用户所在部门、拥有的角色,界面如下:

注意:系统已经预设了三个角色,分别为“Administrator”“Report Designers”“Report Owner,如果用户需要设计报表,则必须授给其“Report Designers”的权限,如果需要将填写或查阅的报表保存到本地,则必须授给其“Report Owner”的权限。考虑到各部门可能会自己设计本部门的报表,因此除系统管理员外,还授给财务会计、销售内勤等人报表设计的权限。

设定的结果如下:

 

部门

编号

用户姓名

登录帐户

拥有角色

公司

 

刘胜

lius

总经理

信息部

01

王鹏

wangp

Administrator

Report Designers

(系统管理员)

财务部

02

赵刚

zhaoq

财务部经理

王艳

wangh

财务会计

Report Designers

Report Owner

销售部

03

张索

zhangs

销售部经理

周雯

zhouw

销售内勤

Report Designers

Report Owner

林博

linb

销售员

生产部

04

 

 

 

 

 

 

 

2.4建立数据规范

费用报销的原因很多,为了方便统计分析,将费用进行分类,共分为:差旅费、电话费、办公费、复印费、报纸书刊费五大类,每月的费用计划也是按类别分别订计划。因此要求单据录入时,必须按照标准分类填写,不能随意输入,否则影响统计结果的正确性。如:“办公费”和“办公用品费”意思相同,但如果费用类别输入了“办公用品费”,则统计分析时就会缺少这条信息。

鉴于此,在费用报销管理系统中,采用EXCEL服务器特有的“数据规范”,大大提高了数据录入的准确性,同时录入速度也提高了不少。

注意:数据规范中还有很多系统预设的信息,在定义报表模版时善加利用,可以大大提高录入的方便性。

 

2.5自动编号

每月的报销单很多,EXCEL服务器自定义“自动编号”的功能能够自动为每张单据编号,为报表查阅提供了方便。

 

2.6数据类型

系统预设的数据类型在我们的系统中已经完全够用,不需要添加新的内容。

 

3、             报表模版设计

3.1建立《部门月度费用计划申请》模版

打开EXCEL,报表设计者王鹏登录EXCEL服务器,菜单“报表设计”——“新建”,输入报表编号,名称,然后选择可以填报和查阅的部门和角色.界面如下:

生成一张空白EXCEL表,在空表上建立报表模版,样式如下:

 

保存后,定义数据项:

所有黄颜色的单元格定义为“单一数据项”,所有蓝颜色的单元格定义为重复数据项。定义数据项的过程中需要设定数据类型和数据规范。

上表中定义的内容如下:

定义单一数据项,完成后生成数据表“部门月度费用计划申请_主表”

 

定义重复数据项(由于报表的格式大小确定,“类别”为有限单元格,所以定义重复数据项时选择“不可扩展”),完成后生成数据表“部门月度费用计划申请_明细表”

定义好后,右键“创建数据表”。

注意:

Ø         在定义数据项时适当的与管理台设定好的数据规范匹配,可以大大减少录入工作,如:填写报表时“填报人”默认登录的用户姓名,“填报时间”默认当前服务器时间,“部门”默认当前用户所在部门。

Ø         由于本报表的数据全部为原始数据,不需要从其它报表获取数据,所以不需要建立表间公式。

模版创建完毕。

3.2建立《部门月度费用计划表》模版

此报表模版与上表的格式完全相同,数据项的定义也相同。

3.3建立《费用报销单》模版

 

 

 

所有黄颜色的单元格定义为“单一数据项”,所有蓝颜色的单元格定义为重复数据项(以下报表不再做类似说明)。下面的三个签字位置不需要定义,用于打印表单后手工签字的位置。

表间公式:

本报表 “已报销金额”来自于报销后的《费用报销单已报销》,因此需要通过表间公式建立与《费用报销单已报销》数据的关系。表间公式如下:

 

本报表 “本月费用计划”来自于经财务经理审批的《部门费用计划表》,建立表间公式建如下:

 

3.4建立《费用报销单已报销》模版

此报表模版与《费用报销单》的格式完全相同,数据项的定义也相同,只是不需要定义表间公式。

 

3.5建立《部门费用报销统计台帐》模版

 

本报表 的数据来自于报销后的《费用报销单已报销》,建立表间公式如下:

 

提取<费用报销单已报销_明细2,费用报销单已报销_主表2>中满足下列条件的数据:

    <数据筛选:费用报销单已报销_主表2.报销日期 >= 本报表.Sheet1:起始日期

           并且 费用报销单已报销_主表2.报销日期 <= 本报表.Sheet1:终止日期

           并且 本报表.Sheet1:统计部门 = 费用报销单已报销_主表2.报销部门>

按以下方式填入目的报表

    费用报销单已报销_主表2.报销日期---->部门费用报销清单_明细.报销日期

    费用报销单已报销_主表2.制单人---->部门费用报销清单_明细.报销人

    费用报销单已报销_明细2.费用类别---->部门费用报销清单_明细.费用类别

    费用报销单已报销_明细2.金额---->部门费用报销清单_明细.金额

    费用报销单已报销_明细2.用途说明---->部门费用报销清单_明细.用途说明

 

报表中“费用合计”、“差旅费合计”等是通过EXCEL本身的公式计算得出的数据,不需要建立表间公式,也不需要定义数据项。

注意:本报表中,由于无法预测通过表间公式取出的数据有多少行,因此在定义重复数据项时,选择“下方可扩展”。

 

3.6建立《部门各类费用年度支出表》模版

 

本报表 的数据来自于报销后的《费用报销单已报销》,建立表间公式如下:

 

其他月份的公式与上图近似,不再赘述。

 

注意:

本报表中,由于“费用类别”一列行数为有限行,而且最下面还有一行“合计”,因此在定义重复数据项时,选择“下方不可扩展”。同时为了每次费用类别的顺序保持不变,实现在建立模版时就填好“费用类别”。通过表间公式筛选出的数据就会按照此顺序填写。

 

3.7建立《月度各部门费用汇总》模版

 

《月度各部门费用汇总》数据来自于报销后的《费用报销单已报销》,建立表间公式如下:

 

其它费用类型的公式类似,不再赘述。

注意:本报表中,由于“部门”一列行数为有限行,而且最下面还有一行“合计”,因此在定义重复数据项时,选择“下方不可扩展”。同时为了每次费用类别的顺序保持不变,实现在建立模版时就填好“部门”。通过表间公式筛选出的数据就会按照此顺序填写。

 

3.8建立《年度各部门费用汇总》模版

 

 

此报表的格式与《部门各类费用年度支出表》类似,定义数据表和表间公式的方法相同,不再赘述。

4、             系统应用

下面将按照实际工作先后顺序介绍这套费用报销管理系统的应用情况

4.1各部门填报《部门月度费用计划申请表》

 

以销售内勤周雯填报为例,路径:“报表管理——报表填报——部门月度费用计划申请表”,界面如下:

上图中黄色单元格部分,是系统自动填写的(通过设定数据规范实现),其他单元格由周雯填写。

4.2财务经理审批《部门月度费用计划申请表》

路径:“报表管理——报表查阅——部门月度费用计划申请表”,见下图:

 

双击,打开查看,如果通过审批,则另存为《部门月度费用计划表》。

 

4.3各部门费用报销人员填写《费用报销单》

以销售内勤周雯填报为例,路径:“报表管理——报表填报——费用报销单”,界面如下:

上图中黄色单元格部分,是系统自动填写的(通过设定数据规范实现),费用类别由于设定了数据规范,填写时不用输入,直接从下拉菜单中选择。单元格“金额”“用途说明”“附件张数”由周雯填写,“已报销金额”“本用费用计划”通过应用表间公式自动填写。应用方法:右键——应用公式——选择公式名称——应用。界面如下:

 

填写完整后,打印出来,部门经理签字,比较“已报销金额”是否超过“本月费用计划”,决定是否需要财务经理签字。

4.4财务会计报销

财务会计为其办理报销手续后,通过查阅界面打开报销人填报的《费用报销单》,令存为《费用报销单已报销》,同时填写“报销时间”。

 

4.5各部门查询本部门某个时间段内报销清单

路径:报表管理——报表填报——部门费用报销统计表

首先填写上“统计起始时间”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式后得到下表。如果只是查询,关闭报表时不用保存;如果希望保存结果,点击“报表管理——保存”即可。

 

4.6各部门查询或填报本部门全年各类费用支出情况

路径:报表管理——报表填报——部门各类费用年度支出表

首先填写上“统计年度”“终止时间”。“部门”系统根据当前登录用户自动默认。应用公式时选择“二月”,见下图,则筛选出2月份的报销金额:

注意:上表统计了全年的费用情况,时间跨度大,在年底之前使用此报表只能填写其中已经发生的部分。因此从第二个月填写时就可以直接从“报表查阅”界面打开上月填写的此报表,直接运行提取本月费用数据的公式即可。

 

 

4.7财务部填报《月度各部门费用汇总》

财务会计负责填报。路径:报表管理——报表填报——月度各部门费用汇总

首先填写上“统计年份”“月份”。应用公式点击“全选”,则同时筛选出当月各部门各类费用的报销金额:

 

 

4.8财务部填报《年度各部门费用汇总》

填报方法与上表同

 

4.9报表查阅、修改、删除

用户只能够查阅自己权限内的报表,在“报表设计”时授予“填报”“查阅”。

路径:报表管理——报表查阅。

查阅报表分为两类,“我填报的”“报给我的,双击报表清单的记录可以打开对应表单。以财务经理为例,其可查阅的报表如下图:

 

点击左上角的望远镜 按钮,还可以进行条件查询,如下图:

 

其它功能说明:

Ø         双击打开“我填报的”文件夹中的报表可以修改表单内容

Ø         双击打开“报给我的” 文件夹中的报表只能查看,不能修改

Ø         右键——“删除”可以删除“我填报的” 文件夹中的错误表单

 

4.10 数据查询

用户只能够查询自己填报和查阅权限内的报表,数据查询界面能直接查看报表内填写的内容。界面如下:

查询时可以选择“全部数据”或“条件查询”,条件查询可以设定多种条件组合查询,界面如下:

 

5、             结合EXCEL实现动态图表分析

上面提到的都是用报表分析数据,如果把EXCEL服务器自动统计汇总的功能与EXCEL的图形分析功能结合起来,就能做成动态的图表分析。

下面以分析《部门各类费用年度支出表》中各类费用各月支出的波动趋势为例:

1)  EXCEL的另一个Sheet插入图表:切换到另一个sheet,点击EXCEL工具栏中“插入图表”,然后选择图表类型,如下图:

2)  选择数据源

图表向导进入到“数据区域”选择时,切换到《部门各类费用年度支出表》,选择数据区域,下图选中了电话费各月支出金额行。

3)  按照向导的指示,完成下面其他步骤,同时对报表的颜色、字体、背景等进行调整,进一步美化。由于所选区域数据均为空,完成后的图形中没有出现折线,如下图。

4)  应用公式

应用1-4月的公式,筛选出1-4月的各类费用

5)  与图表建立超级链接,点击“电话费”,自动切换到图表界面

方法如下:选中“电话费”单元格——右键——超级链接,出现一下界面。点击“书签”,选择图表所在的sheet3.

6)  建立超级链接,切换回表格界面

在图表界面,选择一个单元格,可以输入提示文字“返回报表”,选中此单元格,与报表界面建立超级链接(方法与上一步相同)。

其它费用类型的图形分析建立方法相同,不再赘述。

同样,在《月度各部门费用汇总》中可以建立饼型图分析各类费用不同部门所占的比例,如下图:

 

6、             系统管理常用功能

6.1数据备份和恢复

数据安全是系统管理员最关心的,EXCEL服务器提供了完备的数据备份和恢复功能。

方法:以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——右键点击服务器名称——所有任务——数据备份/数据回复。另外,还可以使用SQL Server的自动备份功能自动备份数据库。

 

6.2通过“系统日志”查看操作记录

方法:以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——系统日志

6.3查看当前在线用户

方法:以管理员身份登录EXCEL服务器管理台——当前活动

 

以上就是用EXCEL服务器设计的费用管理系统,笔者在设计和应用过程中,对EXCEL服务器软件的特点体会如下:

Ø         整个设计过程完全不需要编程,简单易用

Ø         用户可根据自身需要设计符合自身特点的信息系统

Ø         EXCEL为基本操作界面,培训工作大大减少

Ø         可以不断扩充系统的业务范围,满足不断变化的需求

 

希望本文能给广大EXCEL服务器用户提供有益的参考;也希望本文能让EXCEL服务器初级用户从多方面了解EXCEL服务器的功能。本文没有过多的讲述操作细节, 请参考EXCEL服务器自带的帮助文档。最新版EXCEL服务器和《EXCEL服务器使用教程》可以到北京勤哲软件技术有限责任公司http://www.qinzhe.com “下载” 栏目下载。