6.3 用表间公式提取数据

在上一节，我们对订单模板上的客户名称字段设定了填写规范，填报时可以从下拉列表中选择，但地址、电话等依然还需要手工输入。设想一下填写订单的过程：

填好客户名称“甲公司”

-- 地址在哪里？…去翻一下客户登记表…找到了！

-- 把找到的地址“抄写”到收货地址处

-- 接着填…

这个过程中的“翻查”和“抄写”既耽误时间又容易出错。实际上，因为所有客户的信息都已经通过《客户登记表》模板录入计算机了，所以“翻查/抄写”的工作完全可以由计算机完成，只需要告诉计算机：

按照“我所选定的客户名称”到客户表中查一下地址，填充到“地址”栏。

这句话实际上表达了四个方面的含义：

1. 从哪里找数据？ ---- 到“客户登记表”中。
2. 找符合什么条件的数据？ ---- 按照“我所选定的客户名称”
3. 找什么数据？ ---- 地址              
4. 找到数据做什么用？ ---- 填充到“地址”栏

这就是表间公式的最原始表达。用稍微规范一些的方式描述一下，教给计算机，就是这样：

6.3.1 定义表间公式

1. 打开《订单》模板，进入设计状态
2. 选择菜单“模板  表间公式”，弹出“表间公式”对话框
3. 按【新增】按钮，弹出如下图所示的对话框，选中第一个单选按钮，按【确定】

图 6‑11选择表间公式类型

4. 弹出定义表间公式对话框，在公式名称处输入“查询客户信息”，应用方式选择“筛选条件改变后自动执行”如下图。

图 6‑12输入表间公式名称

5. 按【来源数据】，弹出如下对话框。所谓“数据源”指的是现有模板上那些已创建的数据表。因为我们输入的所有信息都存储在这些数据表中。对话框左上部的列表中列出了所有已创建的数据表的名称。在左侧列表中选中“客户表”，点击【 > 】，客户表移到右侧列表，按【确定】

图 6‑13选择表间公式数据源

6. 回到“定义表间公式”对话框，点击【筛选条件】按钮

图 6‑14

7. 弹出“输入表达式”对话框，做以下操作：
1. 单击左侧分类列表中的“ < 客户表 > ”，右侧选项列表中出现客户表中的左右字段
2. 双击选项列表中的“客户表 . 客户名称”，使之出现于下方的表达式文本框
3. 单击常用操作符中的【 = 】
4. 单击分类列表中的“ < 本报表 > ”
5. 双击选项列表中的“本报表 .Sheet ：客户名称”

构造好的表达式为“客户表.客户名称=本报表.Sheet1:客户名称”，如下图

图 6‑15输入表达式

图 6‑16输入表达式

表间公式在模板的设计状态下定义，在填报时实际起作用。其中的“本报表 . 订单 _ 主表 . 客户名称”指的是“当前正在填报的这张表单上所输入的客户名称”。它是一个变量，只有在填报的时刻才能确定取值。

8. 按【确定】回到定义表间公式对话框，点击【填充方式】按钮。

图 6‑17 准备输入填充方式

9. 出现“定义填充方式”对话框，填充数据表选择“订单 _ 主表”，双击“地址”所在行的第一列

 

图 6‑18双击输入填充方式

10. 再次弹出“输入表达式”对话框，参照前述方法输入表达式内容为“客户登记表 . 地址”，按【确定】。

图 6‑19输入填充表达式

11. 回到“定义填充方式”窗口，结果如图。

图 6‑20

12. 继续输入“客户编号”和“电话”的填充方式。

图 6‑21

请注意：在每个填充目的字段的右侧，都有一个“锁定”复选框，勾选此复选框，表明通过表间公式填充到表单上的内容会被锁定，不允许手工修改，反之，则允许修改。

13. 按【确定】。回到“定义表间公式”窗口，显示完整的表间公式如下：

图 6‑22定义好的表间公式

14. 按【确定】回到最初的“表间公式”窗口，按【返回】
15. 关闭模板。

6.3.2 应用表间公式

以张三的账户登录，填写一份订单，您会发现两个现象：

1. 选择客户名称后，客户编号、地址和电话自动显示。
2. 输入焦点无法进入客户编号、地址和电话所在的单元格，也就是说，它们被锁定了！

前者意味着输入变得简便快捷，而后者意味着出错的可能性大大降低。